Сотрудники за рубежом: как правильно оформить, юридические нюансы и потенциальные риски

Трудовой договор, ГПД или ИП? Как правильно оформить отношения с сотрудником, который переезжает жить в другую страну? Рассмотрели 4 варианта и рассказали про их риски и особенности.

3369

7 мин

7 ноября 2024

У работодателя есть несколько способов сохранить ценного сотрудника, который планирует переезд в другую страну. Каждый из вариантов взаимодействия имеет свои особенности и риски. В этой статье мы рассмотрели 4 способа оформления отношений с сотрудником, работающим за рубежом, а также рассказали про все нюансы и трудности.

Трудовой договор: дистанционный режим работы

Сотрудники за рубежом: как правильно оформить, юридические нюансы и потенциальные риски - 42CLOUDS

Заключить соглашение с сотрудником, который уже находится за границей или только планирует переезд, возможно, но с некоторыми нюансами и рисками. Для оформления трудовых отношений необходимо перевести работника на удаленный формат работы, а также подписать с ним дополнительное соглашение. В нем необходимо указать:

режим работы;
место работы;
способы взаимодействия;
порядок обеспечения программно-техническими средствами;
причины для увольнения.

Подробнее о том, что должно быть прописано в дополнительном соглашении, рассказывали в этой статье.

Риски

Такой формат отношений работодателя с сотрудником не поддерживает Министерство труда. Например, в письме Минтруда от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755 сказано: «Оформление отношений с лицами, проживающими за рубежом по трудовым договорам, противоречит законодательству и влечет серьезные риски для российского рынка труда».

Это связано с тем, что нормы трудового законодательства распространяются только на территории России, если другое не предусмотрено самим законом или международными соглашениями (ст. 13 ТК РФ).

Нюансы

Хоть Минтруд и не одобряет заключение трудового договора с сотрудниками, находящимися за пределами страны, но при этом и не запрещает такие отношения. Чтобы работать со специалистом и оставаться в рамках правового поля, можно:

1. Ссылаться на ст. 208 НК. В ней в качестве доходов от работодателя, зарегистрированного на территории РФ, указано вознаграждение за выполнение дистанционным сотрудником трудовой функции.

Это означает, что организация должна обеспечивать своих специалистов зарплатой и другими выплатами независимо от их местонахождения, пока они официально оформлены в российской компании. Но если сотрудник работает в филиале российской компании, который зарегистрирован в другой стране, то обязательства по выплатам на него уже распространяться не будут.

2. Аргументировать, что трудовые отношения должны быть оформлены официально. Ведь за подмену трудового договора гражданско-правовым (ГПД) может быть наложен штраф до 100 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Такой формат отношений считается нарушением, потому что ГПД не дает сотруднику тех прав, которые полагаются при официальном трудоустройстве (оплачиваемый отпуск, трудовой стаж, больничный и другие).

НДФЛ

С 1 января 2024 года в России действуют новые правила для сотрудников, работающих за границей по трудовому договору с российской компанией или иностранным филиалом, зарегистрированным в РФ. Их доходы определяются как доходы, полученные от источников в РФ, поэтому они должны облагаться НДФЛ (ст. 208 и 224 НК РФ).

Независимо от налогового резидентства на доходы таких сотрудников установлена ставка НДФЛ в размере 13% или 15%. С 1 января 2025 года ставки изменятся: они будут зависеть от уровня дохода и варьироваться от 13% до 22%.

Трудовой договор: длительная зарубежная командировка

Еще одним вариантом сохранения трудовых отношений с сотрудником, уезжающим за границу, является оформление длительной зарубежной командировки (ст. 166 ТК РФ). Для этого работодатель должен издать соответствующий приказ, где самостоятельно устанавливает сроки поездки. Период командировки не ограничен, поэтому она может продолжаться как несколько недель, так и несколько лет.

В приказе о направлении работника в командировку необходимо указать:

ФИО сотрудника;
цель командировки: она должна быть связана с работой и получением компанией прибыли;
место, где сотрудник будет работать.

Риски

При оформлении командировки работодатель должен:

четко понимать, чем командировка отличается от удаленной работы. Если сотрудник переезжает за границу с целью продолжать выполнять свои обычные трудовые функции, это уже не может быть оформлено как командировка. В таком случае речь идет о дистанционной работе;
устанавливать конкретный срок. Хоть временных ограничений нет, в приказе необходимо указывать конкретную дату возвращения сотрудника. Если работник не знает, как долго пробудет в другой стране, то отправить его в командировку не получится;
досрочно возвращать сотрудников из командировки, если во время мобилизации в компанию придет повестка (ст. 9 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ).

Нюансы

Главный нюанс долгосрочной зарубежной командировки состоит в том, что она может быть очень затратна для компании. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на проезд и проживание, суточные, медицинскую страховку и другие обязательные платежи. Важно отметить, что в период командировки за специалистом сохраняются его рабочее место и средний заработок, что обеспечивает защиту его трудовых прав и финансовую стабильность во время поездки.

1С: ERP Управление предприятием

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Налоги

Так как работник, отправленный в командировку, остается в штате компании, то получаемые им выплаты рассматриваются как доходы, поступающие из российского источника. А место работы в трудовом договоре остается неизменным. Поэтому работодатель выступает в роли налогового агента и уплачивает НДФЛ.

Гражданско-правовой договор (ГПД)

Такой формат отношений отличается от трудового договора и представляет собой соглашение о выполнении конкретных услуг или работ без установления трудовых обязанностей, рабочего графика и других гарантий, присущих трудовым отношениям. При заключении ГПД специалист не является сотрудником компании. Он лишь предоставляет услуги и получает за это вознаграждение.

Риски

Заключение ГПД вместо трудового договора может быть признано подменой трудовых отношений. Если специалист продолжает выполнять ту же работу, что и при официальном трудоустройстве, то эти отношения могут быть признаны трудовыми. В этом случае работодателю грозит штраф до 100 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме этого, переход с трудового договора на гражданско-правовой может вызвать вопросы со стороны налоговых органов. Инспекторы могут заподозрить работодателя в попытке оптимизировать расходы, поскольку ГПД позволяет избежать начисления некоторых страховых взносов. Если налоговые органы докажут этот факт, компании придется заплатить штраф.

Нюансы

Аргументировать заключение ГПД вместо трудового договора можно следующими доводами:

российское трудовое законодательство распространяется только на территорию России, его действие за границей ограничено (ст. 13 ТК РФ);
работодатель не может в полной мере обеспечить безопасность рабочего процесса за рубежом, а это входит в его обязанности. Специалист, который сотрудничает с компанией по ГПД, отвечает за безопасность самостоятельно.

Налоги

С 1 января 2025 года в перечень доходов от источников в РФ (облагаемых НДФЛ) будут включены вознаграждения по ГПД. Это касается ситуаций, когда:

налогоплательщик является налоговым резидентом РФ,
доходы поступают на счет в российском банке,
источником дохода выступает российская организация или индивидуальный предприниматель.

Если будет выполнено хотя бы одно из перечисленных условий, то придется заплатить НДФЛ в размере 13% или 15%, независимо от статуса налогового резидента. Это означает, что даже если работник не является налоговым резидентом России, он все равно будет обязан уплатить налог.

Сотрудничество с российским ИП

Для продолжения сотрудничества специалист, уезжающий за границу, может зарегистрироваться в России в качестве индивидуального предпринимателя (ИП). В этом случае он перестает быть наемным работником, а компания заключает с ним договор как с ИП на оказание услуг или выполнение работ. Такой формат сотрудничества позволяет гибко регулировать взаимоотношения, сохраняя при этом профессиональные связи и избегая рисков, связанных с трудовым законодательством.

Риски

В этой ситуации риски пересекаются с рисками сотрудничества по ГПД: важно, чтобы не было подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. Поэтому придется аргументировать необходимость такого сотрудничества: кроме договора понадобятся акты, подробные техзадания, счета. Желательно, чтобы у ИП были и другие заказчики.

Кроме этого, важно, чтобы бывший работник оформил именно ИП, а не статус самозанятого. Это связано с тем, что сотрудничество с бывшим работодателем в рамках самозанятости является неправомерным. Ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 №422-ФЗЗ запрещает сотрудничество самозанятого с бывшим работодателем в течение 2 лет после увольнения.

Нюансы

При работе с ИП важно четко прописывать в договоре с предпринимателем все условия сотрудничества, чтобы избежать риска переквалификации этих отношений в трудовые. Также компания должна убедиться, что специалист соблюдает требования законодательства о ведении предпринимательской деятельности, включая регулярную уплату налогов и взносов.