Удаленная работа за границей: что делать, если сотрудник живет в другой стране

Удаленная работа за границей не утрачивает своей актуальности на протяжении последних лет. Среди факторов, влияющих на это явление, чаще всего отмечают: вынужденный переезд, расширение области поиска сотрудников (география найма), уменьшение издержек. Для работодателя такой тип сотрудничества удобен, но влечет за собой определенные риски и затраты. Рассказали, как вести учет и платить налоги по закону, если сотрудник работает за границей.

Налогообложение при работе из-за границы

В первую очередь важно определить, резидентом какой страны является сотрудник, а также какой он использует налоговый режим. С 2024 года НДФЛ для удаленщиков, трудоустроенных в российских компаниях, составляет 13% при доходе до 5 млн руб. в год или 15% при доходе, превышающем эту сумму. Это касается и резидентов, и нерезидентов, работающих по трудовому договору. С 2025 года такие же ставки распространяются на договоры ГПХ.

Главное, чтобы выполнялись следующие условия:

• работник — резидент РФ;
• он работает на российскую компанию или получает доход на счет в российском банке.

Если в договоре нет условия об удаленной работе за рубежом, НДФЛ для нерезидента составит 30%. Местонахождение сотрудника в этом случае не имеет значения.

Поправки призваны гарантировать, что сотрудники, работающие за рубежом, заплатят НДФЛ. Ранее работодатели использовали ГПХ как уловку, чтобы избежать уплаты налогов. Неуплата или несвоевременная оплата НДФЛ влечет штрафные санкции как для сотрудника, так и для компании. Работодатель заплатит штраф в размере 20% от суммы не вовремя уплаченного налога. Сумма штрафа для работника составит 20%, а при доказанном уходе от уплаты — 40%. Кроме того, работник обязан предоставить налоговую декларацию.

Самозанятость и ИП

Самозанятых и ИП изменения не затрагивают. Налоговые обязательства при удаленной работе в их случае остались прежними. Сотрудники с этими налоговыми режимами не платят НДФЛ, поэтому их налоговая ставка не зависит от резидентства. Сотрудник, работающий по ГПХ, платит налоги самостоятельно.

Самозанятый сохраняет право на статус при наличии заказчиков из РФ. Налоговая в настоящее время не требует подтверждения пребывания в стране. Это также касается и ИП на УСН и ОСНО.

Налоговый статус работника

Работодатель не может самостоятельно проверить налоговый статус сотрудника. Работник не обязан отчитываться о смене резидентства, однако, работодатель может прописать такой пункт в договоре.

Подводя итоги, получается, что поправки в налоговое законодательство упростили решение вопросов, связанных с отчислениями, и минимизировали риски удаленной работы для обеих сторон. Чтобы оптимизировать процесс сдачи отчетности в ФНС и формировать платежные документы, рекомендуем использовать программу «1С:Бухгалтерия».

Двойное налогообложение

Важно помнить про двойное налогообложение удаленных сотрудников. Оно возникает, когда физическое лицо платит налог с одного и того же дохода в двух странах. Россия заключила СИДН (соглашение об избежании двойного налогообложения) с 46 государствами, чтобы его избежать. В их число входят Сербия, Казахстан, Беларусь и другие. Для применения СИДН нужно:

• ​подтвердить налоговое резидентство;
• убедиться, что доход подпадает под действие СИДН;
• предоставить соответствующие документы до выплаты дохода.

Удаленная работа за границей: как вести кадровый учет сотрудников

Законодательство Российской Федерации не запрещает сотрудникам работать из-за границы. Гражданство также не имеет значения для работы. Факт переезда не является причиной для увольнения по статье 312.8 ТК РФ. Тем не менее, релокация создает ряд проблем как для работника, так и для работодателя. Оформление удаленных сотрудников, работающих из-за рубежа, не регулируется непосредственно российским трудовым законодательством.

Трудовое законодательство РФ

Важно помнить, что трудовое законодательство РФ действует только в пределах России. Работодатель должен изучить законодательство страны, где находится сотрудник. Это необходимо, чтобы избежать нарушений международного трудового права и правил ведения бизнеса. В противном случае, сотрудничество может быть признано незаконным.

Если у компании есть представительство в другой стране, целесообразно трудоустроить сотрудника именно туда. Работодатель может заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору об удаленном характере работы.

Безопасные условия труда

Важно помнить, что дистанционная работа не позволяет обеспечить безопасные условия труда. Это грозит проблемами с трудовой инспекцией и другими органами надзора. Из этого пункта вытекает невозможность проведения служебного расследования при несчастных случаях на работе.

Проблемы возникнут и с выплатой больничных, так как ФСС не возместит выплаты, если сотрудник работает за границей. Иностранные медицинские документы должны быть переведены и заверены нотариусом. Нельзя гарантировать, что комиссия примет положительное решение при их рассмотрении.

Штрафы

Минтруд заявляет, что оформление трудовых отношений с сотрудниками, находящимися за границей, нарушает российское законодательство. В письме от 09.09.2022 №14-2/ООГ-5755 отмечается, что хотя на дистанционных работников распространяются правила ТК РФ (ст. 312.1), этот кодекс не действует за пределами РФ (ст. 13). Получается, что оформлять трудовые договоры об удаленной работе с сотрудниками, фактически работающими за границей, недопустимо. За ненадлежащее оформление трудовых отношений работодатель рискует получить штраф в размере до 100 000 руб.

Заключение ГПХ

Соответственно, с работниками рекомендуется заключать ГПХ. Это может стать проблемой, если сотрудник переехал за границу, уже числясь в компании. В этом случае ему нужно будет пройти процедуру увольнения. При этом работодатель не может уволить сотрудника. Расторгнуть договор можно по соглашению сторон или по инициативе сотрудника.

Работник вправе отказаться от увольнения, рискуя при этом потерять выплаты, поскольку ТК РФ в другой стране не имеет силы. В последнее время суды все чаще признают законным увольнения дистанционщиков, работающих за границей. Это аргументируется отсутствием возможности контроля работника.

После расторжения трудового договора нужно заключить гражданско-правовой договор, который не должен иметь признаков трудового. Например, сотрудник, работающий по ГПХ из-за границы, не несет дисциплинарной ответственности, не подчиняется локальным актам и графику работы компании (письмо ФНС РФ от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674). Заказчик услуг по ГПХ не обязан обеспечивать такому сотруднику безопасные условия труда, контролировать его работу и требовать соблюдения внутреннего распорядка.

Электронный документооборот может упростить кадровый учет при удаленной работе. В случае, когда сотрудник работает за границей длительное время, рекомендуется оформить электронную подпись. Это значительно упростит оформление удаленных сотрудников.

Какие еще риски учитывать при работе из-за границы

При организации работы удаленных сотрудников необходимо учитывать ряд важных аспектов, помимо правовых вопросов.

Защита данных при работе из другой страны

Когда сотрудник работает за границей, важно учитывать дополнительные риски, связанные с защитой данных. Соблюдение GDPR (General Data Protection Regulation — регламент по защите персональных данных граждан) и других законов о защите персональных данных является обязательным. Важно разработать и внедрить четкую политику конфиденциальности, регулирующую сбор, обработку и хранение информации. Защита данных – это не только закон, но и репутация компании. Несоблюдение требований может привести к серьезным финансовым и репутационным потерям.

Удаленная работа за границей: интеллектуальная собственность

Необходимо правильно оформить права на все объекты интеллектуальной собственности, созданные в процессе работы. Это может быть программный код, дизайн, тексты или иные результаты интеллектуальной деятельности. Интеллектуальная собственность — ценный актив компании, который требует юридической защиты.

Кибербезопасность при работе сотрудников из-за границы

Любая дистанционная деятельность сотрудников, не только удаленная работа за границей, повышает риск киберугроз. Важно обеспечить надежную защиту данных компании от вирусов, хакерских атак и утечек данных. Сотрудников необходимо обучить основам кибербезопасности и использованию средств защиты. Кибергигиена – это ответственность каждого сотрудника. Повышенная бдительность и соблюдение правил помогут предотвратить инциденты.

Политические и экономические риски при работе из-за границы

Работа из политически или экономически нестабильных регионов может повлечь дополнительные риски. Важно заранее оценить их и понять, как можно снизить риски. Политическую и экономическую обстановку в мире стоит отслеживать постоянно, чтобы вовремя адаптироваться к изменениям и избежать негативных последствий для бизнеса.

Удаленная работа за границей: как организовать процессы – советы работодателям

• Организация работы из другой страны для сотрудников требует тщательного анализа и планирования.
• Учитывайте налоговые нормы и двойное налогообложение.
• По возможности заключайте договоры ГПХ, чтобы избежать сложностей с трудовым законодательством.
• Обеспечьте защиту данных, интеллектуальной собственности и кибербезопасность.
• Оценивайте и минимизируйте политические и экономические риски.

Соблюдение этих рекомендаций обеспечит надежную основу для успешного взаимодействия, когда сотрудник работает за границей.