Работа с самозанятыми: как избежать проблем с ФНС и спать спокойно

Не секрет, что компаниям работать с самозанятыми выгоднее, чем с физическими лицами по трудовому договору: не нужно передавать данные в налоговую и Социальный фонд, платить НДФЛ и страховые взносы. Оформить самозанятого можно по договору ГПХ. Однако заказчик должен разбираться в нюансах такого сотрудничества, чтобы не попасться на крючок налоговой службы или трудовой инспекции.

Кто такие самозанятые

Самозанятые – категория граждан, выполняющая работу и предоставляющая услуги без найма в компании или регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей. Для них разработана отдельная система налогообложения, им не нужно вести бухгалтерский учет, а все налоги можно оплачивать через приложение «Мой налог».

Как правильно заключить договор с самозанятым

Закон о самозанятых значительно упрощает работу с этой категорией лиц, но имеет свои подводные камни. Снизить риски для бизнеса и избежать проблем с налоговой инспекцией, поможет соблюдение следующих правил работы с самозанятыми:

• Составьте договор ГПХ. Договор гражданско-правового характера – наиболее подходящий способ зафиксировать рабочие отношения при сотрудничестве с самозанятыми. В нем оговаривается конкретная работа или услуги, которые должны быть выполнены;
• Подтвердите статус самозанятого. Перед заключением договора можно проверить контрагента. Например, запросить скриншот из приложения «Мой налог» или выписку из реестра самозанятых;
• Подробно опишите выполняемые работы или услуги. В договоре должны быть детально оговорены работы или услуги, сроки их выполнения, права и обязанности сторон, стоимость и порядок оплаты;
• Используйте электронные платежи. Оплачивать работу рекомендуется посредством банковского перевода. Это помогает вести чистую бухгалтерию и не привлекать внимание налоговой инспекции.

Удаленное подписание договора с самозанятым

Работой на удаленке сегодня никого не удивить. В каждом бизнесе есть сотрудники, которые работают из других городов или стран. Это касается и самозанятых: если нет возможности встретиться с ними лично, можно заключить договор онлайн. Отправьте по электронной почте сканы документов на подпись. В условиях договора обязательно укажите, что сканы документов имеют юридическую силу наравне с бумажными версиями.

Второй вариант – подписание документов электронной подписью посредством ЭДО. Этот нюанс также фиксируется в договоре. Соглашение считается действующим и вступает в силу при соблюдении нескольких условий:

• Электронная версия документа не должна быть отредактирована после подписания;
• Можно точно установить, кто заключил договор по подписи или способу обмена документами.

Как не ошибиться и не привлечь внимание налоговой

Нарушение правил работы с самозанятыми может привести к серьезным штрафам и дополнительным проверкам со стороны налоговой инспекции. Компании, пытаясь сэкономить на работниках, часто допускают банальные ошибки:

• Не заключают договор. ФНС может посчитать сотрудничество без подписанных документов неформальной занятостью. Для бизнеса это чревато штрафами и обязанностью оплатить долги по страховым взносам;
• Неправильный выбор типа договора. При заключении трудового договора, а не договора ГПХ, самозанятый считается штатным сотрудником. В таком случае компания обязана уплачивать страховые взносы;
• Неучтенные расходы. Отсутствие чеков или оплата услуг самозанятого наличными могут быть расценены как попытка уклонения от налогов.

Самозанятый перестал быть самозанятым: что делать заказчику

Федеральный закон и Налоговое законодательство предусматривают различные причины аннулирования статуса самозанятого. Одна из них – суммарный заработок самозанятого за год превысил 2 400 000 руб.

Если заказчик хочет минимизировать риски при работе с самозанятыми, ему стоит перед каждой оплатой проверять статус исполнителя через налоговую службу. Если самозанятый потерял свой статус, то бухгалтерия должна будет вычесть из оплаты НДФЛ и страховые взносы.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Что делать, если самозанятый аннулировал чек

Действующие законы позволяют самозанятым аннулировать полученные чеки в приложении «Мой налог» в двух ситуациях: если в документе обнаружены ошибочные данные или же деньги возвращаются заказчику. Исполнитель не может внести изменения в уже готовый чек: сперва он должен аннулировать его, и только потом сформировать новый, на ту же дату. Если денежные средства возвращаются заказчику, то чек просто аннулируют – новый создавать не нужно.

Преимущество программы «Мой налог» заключается в том, что все доходы и налоги будут пересчитаны автоматически, а конечный результат отобразится в личном кабинете.

Зона риска: что грозит самозанятому и работодателю, если нарушить правила сотрудничества

При проверке организации, сотрудничающей с самозанятым, налоговая инспекция может заинтересоваться компанией, если:

• Заказчиком самозанятого является одна и та же организация;
• Большая часть доходов самозанятого получена от конкретной компании;
• Бизнес предпочитает сотрудничать только с самозанятыми;
• Зафиксировано резкое сокращение количества штатных сотрудников и увеличение договоров с самозанятыми;
• Выплаты по трудовым договорам в разы меньше выплат самозанятым;
• Оплата работ и услуг самозанятого осуществляется ежемесячно, в одинаковом размере в одни и те же даты;
• Работники уволились из одной компании и массово устроились в другую, но уже в статусе самозанятых;
• Сотрудничество компании и самозанятого длится более трех месяцев подряд;
• Работодатель регистрирует всех сотрудников как плательщиков НПД через одну электронную почту и формирует чеки через одно техническое средство.

Рискуют те компании, которые заключают договоры с самозанятыми на условиях, похожими на трудовые отношения.

Как защитить свой бизнес

Работа с самозанятыми имеет свои нюансы. Снизить риски такого сотрудничества и защитить свое дело от пристального внимания налоговой инспекции, помогут следующие правила:

• Проверяйте статус партнера. Прежде чем заключать договор, убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус самозанятого. Это защитит вас от обвинений в мошенничестве и сокрытии налогов;
• Сохраняйте документы. Чеки, договоры, подтверждающие документы и другие бумаги необходимо хранить минимум пять лет. В случае проверки предоставьте оригиналы контролирующим органам, чтобы избежать ненужных сложностей;
• Автоматизируйте процессы. Управлять договорами и платежами проще всего через специальные программы или сервисы. Например, работать с самозанятыми, автоматически формировать чеки, отслеживать финансовые потоки помогают учетные программы 1С;
• Консультируйтесь с юристами. Составлять договоры и проверять их лучше всего не самостоятельно, а при помощи квалифицированных юристов. Они учтут все нововведения законодательства и помогут избежать вопросов со стороны ФНС.

Работа с самозанятыми: риски или польза для бизнеса

Работа с самозанятыми открывает новые возможности для бизнеса, позволяя экономить время и средства на административных процедурах. Однако важно помнить о необходимости соблюдения всех правил и норм законодательства, чтобы избежать претензий со стороны налоговой службы. Эффективно взаимодействовать с самозанятыми, минимизировать риски и обеспечивать легальность деятельности можно, главное, следовать букве налогового законодательства.