Новые требования Минтруда к отчетам о персонале: что нужно знать

Законодательные изменения в 2025 году коснулись всех видов кадровой отчетности. Кадровикам и руководителям компаний важно ознакомиться с новыми правилами, чтобы избежать ошибок и штрафов. Актуальные требования Минтруда собрали в статье.
требования Минтруда

Дата публикации: 24 января 2025

В 2025 году HR-специалистам придется сдавать отчеты по-новому. Обновился формат документов, их содержание и сроки подачи. 

Новые формы отчетов в Центр занятости населения (ЦЗН)

Отчитываться перед государственной службой занятости должны все компании и ИП, использующие наемный труд. Эта обязанность установлена законом для регулирования рынка труда в регионе и обеспечения его прозрачности.

С 1 января 2024 года порядок составления и подачи кадровой отчетности был пересмотрен. А с 1 сентября того же года вступили в силу требования Минтруда по новым формам отчетов в ЦЗН.  Вот их обновленный перечень:

1С: Зарплата и управление персоналом

Арендуйте без покупки лицензий
Обновления включены в стоимость
Тестировать бесплатно
Наименование отчета Формат Срок предоставления
О принятии решения о ликвидации компании или прекращении деятельности ИП, сокращении численности или штата, возможном расторжении трудовых договоров Форма 1 Приказа Минтруда № 195Н
  • Компания — за 2 месяца;
  • в случае массового увольнения работников — за 3 месяца;
  • ИП — за 2 недели;
  • при отмене решения о ликвидации (сокращении) — в течение 3 рабочих дней.
О введении режима неполного рабочего дня или рабочей недели Форма 2 Приказа Минтруда № 195Н В течение 3 рабочих дней после принятия решения.
Информация о простое Форма 3 Приказа Минтруда № 195Н
Информация о временном переводе сотрудников на дистанционную работу Форма 4 Приказа Минтруда № 195Н
Сведения о применении к работодателю процедуры банкротства Форма 5 Приказа Минтруда № 195Н
Информация о свободных рабочих должностях, вакансиях, потребности в их замещении Форма 6 Приказа Минтруда № 195Н В течение 5 рабочих дней с момента появления вакансии.
Информация о выполнении квоты по приему на работу инвалидов Форма 7 Приказа Минтруда № 195Н Ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Подавать трудовую отчетность в ЦЗН в 2025 году нужно только в электронном виде через единую платформу «Работа России». Работодатель несет ответственность за полноту и актуальность предоставленных сведений. За искажение информации или ее несвоевременную подачу законом предусмотрен штраф. Для должностных лиц — от 300 до 500 руб., для компаний — от 3000 до 5000 руб.

Порядок заполнения отчетов в ЦЗН

Изменения коснулись не только формы, но содержания отчетов в ЦЗН. Вот несколько рекомендаций по их заполнению:

1. Формы 1 – 5 подаются только при проведении указанного мероприятия. Например, при сокращении численности персонала или переводе сотрудников на удаленку. Нулевые отчеты предоставлять не требуется.

2. В формы 1 – 4 добавили новое поле «Тип информации». Теперь работодатель формирует три типа отчетов:

  • первичный — после принятия кадрового решения;
  • изменяющий — для корректировки данных первичного отчета;
  • отменяющий — в случае отмены мероприятия.

3. Форма 6 формируется при наличии вакансий в штатном расписании:

  • первичная — в случае появления вакансии;
  • изменяющая — в случае ее закрытия или корректировки требований к соискателю.

Работодатель сообщает в ЦЗН о каждой освободившейся должности, даже если не планирует набирать новых сотрудников. В отчете указываются:

  • тип рабочего места — обычное или зарезервированное по квоте;
  • наименование вакансии;
  • сферу деятельности;
  • профессию;
  • должностные обязанности;
  • требования к кандидату;
  • график работы, условия труда, наличие соцпакета;
  • возможность обучения и размер стипендии.

Если в компании нет вакансий, отчет подавать не следует.

  • Отчет по форме 7 подают компании численностью более 35 человек, которым установлены квоты по трудоустройству инвалидов — от 2 до 4% от среднесписочной численности персонала.

Кадровая отчетность направляется в ЦЗН по месту осуществления трудовой деятельности сотрудников. Если таких локаций несколько, по каждому региону и населенному пункту формируются отдельные группы отчетов.

Другие изменения в кадровой отчетности

Законодательные изменения коснулись и других отчетов в контролирующие органы. Сведения в Росстат тоже нужно подавать по новым формам:

  • Годовые отчеты 1-Т, 1-Т (ГС), 1-Т (МС), 1-Т (условия труда) обновились с 1.01.2025 года. Отчетный период — 2024 год, срок подачи до 31 января 2025 года;
  • С 1 февраля 2025 года меняется формат отчета П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Организации, в которых работает более 15 человек и годовой оборот превышает 800 млн руб., подают отчеты ежемесячно. Компании с численностью персонала менее 15 человек и оборотами не более 800 млн руб. — ежеквартально. Сроки сдачи — с 1 по 15 число после отчетной даты;
  • Также с 1 февраля 2025 года изменилась ежегодная Форма 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» для общественных организаций, политических партий, благотворительных фондов, ТСЖ и других некоммерческих организаций;
  • С 1 апреля 2025 года меняется формат квартального отчета П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников», а также формы отчетов о численности и оплате труда работников. Отчетный период — 1 квартал 2025 года.

Субъектам малого бизнеса с 2025 года установлен особый режим. Они не будут подавать отчетность в Росстат по установленным формам. Статистические данные они будут передавать через ЦАП — Единую цифровую аналитическую платформу.

Заключение

Отчетность по персоналу все больше переходит в онлайн. Внедрение цифровых технологий упрощает процесс сбора и анализа данных, делает рынок труда более прозрачным. Чтобы адаптироваться к изменениям, нужно совершенствовать систему кадрового учета, внедрять новые современные решения.

Мы ищем новых авторов!

Умеешь грамотно и интересно излагать свои мысли? 

Стань автором блога и зарабатывай с нами!

Мы ищем новых авторов!

Больше интересного читайте в нашем telegram-канале!

Подписывайтесь – будьте хитрее 🦊

Оставьте отзыв о нас

Расскажите, как сервис 42Clouds помог вашему бизнесу.

Отзыв будет опубликован после проверки модератором.

Оставьте заявку. Мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.

*нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных

С Днем святого Валентина!

У вас 1

Сердце
Смайлик
Амур