Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки в 2025 году: что важно знать бухгалтеру и директору

Электронные трудовые книжки — 2025

​Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это новый порядок учета сведений о трудовой деятельности. На смену традиционному бумажному документу введена электронная версия, которая хранится на защищенных серверах. Как и в бумажном варианте, в ЭТК отражаются: место работы, периоды занятости, занимаемые должности, причины и даты увольнения.

С 1 января 2020 года работодатели в России обязаны оформлять ЭТК для всех сотрудников, работающих по трудовому договору.

​Также трудовые книжки онлайн формируются для следующих категорий работников:

• занятых неполный рабочий день;
• пребывающих в отпуске без сохранения зарплаты;
• совместителей (внутренних и внешних);
• находящихся в декретном отпуске;
• использующих отпуск по уходу за ребенком до 3 лет;
• работающих удаленно (дистанционно).

Особенности перехода на ЭТК в 2025 году

Трудовое законодательство предоставляет работникам право добровольного перехода на цифровой формат учета трудовой деятельности. Для этого сотруднику достаточно подать письменное обращение в кадровую службу своей организации и сообщить, что он хочет отказаться от традиционного бумажного носителя.

После получения заявления работодатель обязан выполнить ряд процедур. В первую очередь в установленные сроки заполняется отчетная форма ЕФС-1, где в соответствующем разделе фиксируется факт выбора работником цифрового формата. Согласно действующим нормам, этот документ должен быть передан в Социальный фонд России до 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления (п. 5 ст. 11 N 27-ФЗ).

В течение трех рабочих дней кадровая служба вносит завершающую запись, которая подтверждает переход на электронный формат. После чего оригинал трудовой книжки передается на руки владельцу. Порядок и сроки выполнения всех необходимых процедур регламентирован Приказом Минтруда России № 320н.

Бумажный документ при этом остается действующим, но ответственность за его сохранность ложится на работника. Данное правило установлено ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Обратите внимание: хранить бумажную трудовую книжку нужно обязательно, так как в электронной трудовой данные о работе до 2020 года допускается указывать в сокращенной форме. Чтобы оформить заявление о переходе сотрудников на ЭТК, используйте решения 1С, например, «1С:Зарплата и управление персоналом».

Важно: перейти с электронной трудовой книжки обратно на бумажную нельзя (Письмо Минтруда от 4 сентября 2024 г. N 14-6/ООГ-5261).

Если сотрудник не отказывается от бумажной трудовой, сведения будут дублироваться: и в традиционную книжку, и в ЭТК. При этом за работником сохраняется право использовать бумажную трудовую книжку при последующем трудоустройстве в другую организацию.

Если человек трудится в нескольких организациях одновременно, каждая из них будет отражена в ЭТК отдельной записью.

Важно: для граждан, которые устраиваются на работу впервые после 1 января 2021 года предусмотрена исключительно электронная форма (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

ЭТК для ИП

Для индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников, ЭТК является обязательной для каждого сотрудника. ИП также, как и другие работодатели, в отношении электронных трудовых книжек работников должен выполнять все требования законодательства РФ.

Единственное отличие: ИП не вносит записи в свою трудовую книжку, так как деятельность в качестве индивидуального предпринимателя не является трудовой деятельностью.

Как заполнять ЭТК

Электронный вариант трудовой книжки формируется за счет информации, которая размещается в базе данных СФР. Поэтому специального оформления не требуется. При приеме на работу сотрудника, переводе на другую работу или увольнении работодатель подает в СФР соответствующие сведения в составе формы ЕФС-1. Социальный фонд вносит их в свою базу данных, формируя тем самым электронные трудовые книжки по каждому работнику.

Важно: за нарушение сроков представления отчетности ЕФС-1 в Социальный фонд России предусмотрена административный ответственность — штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП). Чтобы своевременно подготовить и отправить отчет ЕФС-1 в контролирующие органы, используйте сервис 1С-Отчетность.

Бухгалтерия и ЭТК: что необходимо подготовить для перехода

В рамках кадрового учета в 2025 году страхователи обязаны поддерживать актуальность документов и оперативно отражать любые изменения в ЭТК. Для корректной работы необходимо настроить электронный документооборот:

1. Обновите бухгалтерские и кадровые программы, так как бухгалтерия и кадровая служба тесно взаимодействуют в процессе работы с ЭТК. Кадровый отдел предоставляет в бухгалтерию информацию о кадровых перемещениях, а бухгалтерия формирует и подает отчетность в СФР.

2. Проверьте, что компания готова к сдаче отчетности:

• подключите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для отправки данных в СФР;
• используйте решения 1С, в которых предусмотрены инструменты для ведения электронной трудовой книжки и формирования отчетности в СФР.

3. Внимательно следите за изменениями в трудовом законодательстве и представлении отчетности, что своевременно корректировать работу.

Выписка из трудовой книжки: назначение и порядок получения

В практике трудовых отношений часто возникает необходимость документального подтверждения профессиональной деятельности. Такой документ может потребоваться в различных ситуациях: при смене места работы, оформлении социальных льгот, получении кредита или визы, в судебных разбирательствах, при поступлении в учебные заведения.

Официальным подтверждением трудового стажа служит выписка из трудовой книжки. Этот документ содержит актуальную информацию о профессиональном пути сотрудника. Для его получения работнику необходимо подать письменное заявление в кадровую службу предприятия.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Современное законодательство предусматривает два формата выписки:

• бумажный вариант с печатью организации и подписью ответственного лица;
• электронный документ, заверенный цифровой подписью.

Получить выписку можно следующими способами:

1. Обратиться по основному месту работы

Сотрудник вправе подать письменное заявление в свободной форме в отдел кадров своей организации. Законодательство обязывает работодателя предоставить выписку в течение трех рабочих дней.

Для бумажного варианта работодатель делает копию трудовой книжки, заверяет каждую заполненную страницу. Если у работника есть только электронная трудовая, выдается справка СТД-Р (с данными по текущему работодателю) или СТД-СФР (с полной информацией из Социального фонда России).

Особый случай: при увольнении справка СТД-Р выдается автоматически без заявления в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).

Порядок заполнения этих справок регламентируется Приказом Минтруда России от 10.11.2022 N 713н.

2. Заказать на Госуслугах

На портале Госуслуг можно заказать справку СТД-СФР, которая будет доступна в личном кабинете в цифровом формате.

Документ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью и имеет равную юридическую силу с бумажным аналогом.

3. Обратиться лично государственные учреждения

• В отделениях Социального фонда России справку СТД-СФР выдают в бумажном виде в день обращения.
• В Многофункциональных центрах (МФЦ) аналогичный документ готовится в течение трех рабочих дней.

Все указанные формы документов заполняются в соответствии с Приказом Минтруда № 713н от 10.11.2022 и содержат полную, актуальную информацию о трудовой деятельности гражданина.

Преимущества ЭТК

Удобство и доступность

• Работники могут быстро получить информацию о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или в личном кабинете Пенсионного фонда.
• Данные всегда актуальны и доступны в цифровом формате, что исключает риск потери или повреждения бумажного документа.

Экономия времени и ресурсов

• Упрощается процесс оформления пенсий, социальных выплат и других государственных услуг, так как данные передаются автоматически между ведомствами.
• Работодатели экономят на создании и хранении бумажных документов.

Безопасность и точность

• Информация хранится в защищенных от несанкционированного доступа базах данных с резервным копированием.
• Исключаются риски подделки документов.
• Цифровизация кадровых документов снижает вероятность ошибок, которые часто возникают при ручном заполнении.

Прозрачность

• Государственные органы и работодатели могут оперативно получать доступ к проверенной информации.

Поддержка дистанционной работы

• Удаленные сотрудники могут легко взаимодействовать с кадровыми службами, а работодатели — оперативно вносить изменения.

Недостатки ЭТК

Технические и организационные сложности

• Для использования ЭТК требуются базовые цифровые навыки, что может быть проблемой для людей старшего поколения.
• В регионах с нестабильным интернетом доступ к данным может быть ограничен.
• Кадровым службам временно приходится вести параллельный учет — как в электронном, так и в бумажном формате.

Вопросы конфиденциальности

• Несмотря на высокий уровень защиты, существуют риски утечки данных или несанкционированного доступа к личной информации.

Ограничения функционала

В электронной трудовой книжке отсутствуют разделы, которые есть в бумажной версии: о награждениях, образовании и специальностях. Это может усложнить процесс трудоустройства для некоторых категорий работников.

Итоги

Переход на электронные трудовые книжки в России является добровольным для большинства работающих граждан, за исключением тех, кто устраивается на работу впервые с 2021 года. Работодатель не имеет права принуждать сотрудника к переходу на ЭТК, но обязан перевести работника на ЭТК в любой момент, когда он захочет.

Использование ЭТК упрощает работу кадровикам, а также исключает риск потери сведений для сотрудников. Таким образом, от перехода на цифровой формат трудовой книжки выигрывают и работодатель, и сотрудники.