Электронные первичные документы в 2025 году: новые требования и переход в облако

2025 год принес с собой сразу несколько важных изменений в правилах ведения бухгалтерии. Одно из них – глобальная налоговая реформа, которая вынуждает налогоплательщиков перейти на цифровые технологии. Бумажным бланкам практически не остается места – их заменяют электронные первичные документы, обмениваться которыми можно с помощью ЭДО.

Немного официальной информации

Суть налоговой реформы, вступившей в силу с 2025 года, — дальнейшее усиление контроля над бизнесом, его хозяйственными операциями и их документальным оформлением. Также в числе приоритетных задач — переход на автоматический обмен данными с ФНС и другими контролирующими органами.

Поэтому даже тем, кто всячески «сопротивляется» переходу на ЭДО и предпочитает работать «по старинке», все же придется задуматься об автоматизации бухгалтерии. Благодаря переходу на электронный документооборот предприятия смогут организовать работу согласно актуальным требованиям законодательства, а именно:

• отказаться от бумажных накладных, актов, счетов и договоров в пользу электронных первичных документов;
• использовать утвержденные форматы отчетности, которые соответствуют установленным ФНС стандартам;
• отправлять на рассмотрение в налоговую отчеты, которые составлены и оформлены согласно требованиям налоговой службы на бланках нужного образца;
• сделать данные более прозрачными, что позволит проверять их в режиме реального времени;
• снизить вероятность ошибок и исключить налоговые риски;
• избежать крупных штрафов за нарушения в налоговой отчетности.

Также в числе важных преимуществ перехода на электронный документооборот следует упомянуть возможность оптимизировать обмен информацией, сделать его более эффективным и удобным для компании:

• передача электронных документов из 1С занимает несколько секунд. Забудьте о потерянных или испорченных бланках и других проблемах, связанных с бумажной документацией;
• рабочее время бухгалтеров тратится более рационально. Электронные сервисы позволяют оптимизировать процессы работы с документами;
• расходы компании на ведение учета снижаются. Затраты на бумагу, распечатку и сканирование сводятся к нулю.

Также ЭДО упрощает обмен информацией с контрагентами. Все электронные документы для подтверждения хозяйственных операций составляются в едином формате, а их подписание и согласование займет считанные минуты.

Обратите внимание: ЭДО обеспечивает надежное хранение всех документов в облачном режиме. Так называется работа через удаленный сервер, благодаря которой учетные программы, например, «1С:Бухгалтерия» доступны из любой точки мира, где есть Интернет.

Кроме того, облачное хранилище надежно защищено от постороннего вмешательства и утечки информации, а его использование позволит отказаться от приобретения дорогостоящего серверного оборудования и его настройки для ведения бухгалтерского и налогового учета.

Разнообразие облачных конфигураций позволяет подобрать оптимальное решение с учетом особенностей и масштабов бизнеса. Доступная стоимость работы в облаке гарантирует компании ощутимую экономию.

Как перейти на ЭДО

Если ваша компания до сих пор не перешла на ЭДО, но планирует сделать это в ближайшее время, для быстрого и безболезненного перевода документов в электронный формат придерживайтесь следующего порядка действий:

• Выберите перечень документов и подразделения предприятия, которые будут переведены на электронный документооборот в первую очередь. Пожалуй, лучше начать с участков, где количество первичных документов достаточно велико. Переход на ЭДО упростит регистрацию хозяйственных операций на складе, а также в подразделениях оптовой и розничной торговли.
• Разработайте систему правил для перехода на ЭДО. Составьте документацию, где будут отражены порядок реформы, виды используемых электронных подписей, перечень уполномоченных лиц, порядок обработки персональных данных и другие важные аспекты.
• Выберите оператора ЭДО, который предлагает расширенный функционал для работы с документами: отправку, получение, согласование, подписание, поиск и хранение. Список операторов размещен на сайте ФНС в свободном доступе.
• Уведомите сотрудников бухгалтерии и представителей связанных профессий (кладовщиков, кадровиков, товароведов), что им предстоит перейти на ЭДО.
• Организуйте обучение для персонала, чтобы показать принципы работы с электронными документами.
• Внесите изменения в приказ об учетной политике.
• Установите выбранную систему ЭДО и протестируйте ее.

Проверьте, чтобы уполномоченные сотрудники имели квалифицированную электронную подпись для оформления первичных бухгалтерских документов. Для использования подписей физических лиц потребуется оформить на их имя машиночитаемую доверенность — МЧД, которая свяжет юридическое лицо с представителем, удостоверяющим электронные бланки.

Какие электронные первичные документы можно использовать в 2025 году

Базовый набор первичных документов для каждой компании зависит от направления и особенностей. Однако независимо от вида деятельности составлять первичку следует в электронном виде, отказавшись от бумажных бланков. Это необходимо для более строгого учета хозяйственных операций, повышения степени прозрачности деятельности компаний, их финансов и других материальных активов, а также снижения количества ошибок, искажающих результаты деятельности и базу налогообложения.

1С: Документооборот

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Договор

Документ заключается в письменном виде, хотя закон не исключает и устное соглашение. Он призван защитить продавца и покупателя от взаимных претензий и помочь в урегулировании споров.

Договор содержит реквизиты сторон, их права и обязанности – обмен продукцией или услугами взамен на своевременную оплату в полном объеме. Возможно оформление дополнительных соглашений для урегулирования отдельных моментов будущих сделок с учетом изменения внешних обстоятельств. Договор в электронной форме и допсоглашения к нему подписывается всеми сторонами сделки.

Счет

В 2025 году счет не является первичным документом бухгалтерского учета. Его функция – передать плательщику реквизиты для оплаты и уведомить о запланированной сделке. Счет не является отражением хозяйственной операции, поэтому в нем можно не указывать обязательные реквизиты: печать и подпись уполномоченного лица.

Если дата оплаты зависит от даты поставки или рассчитывается иным способом, составлять счет не нужно. При этом плательщик не может задерживать оплату по договору, мотивируя свои действия отсутствием счета.

Платежные документы

Так называют документы, которые удостоверяют факт оплаты в пользу поставщика товаров и услуг. Чаще это платежное поручение или платежное требование с отметкой банка о совершении операции, кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности.

При оплате наличными плательщик получает чек, при безналичном переводе – копию платежного поручения и выписку банка с реквизитами платежа. Важно: в назначении платежа нужно указывать специальные коды — так, как сегодня этого требуют ФНС и банковские учреждения.

Товарные накладные

Этот вид первичных документов подтверждает отпуск материальных ценностей – товаров или готовой продукции. Накладную оформляют в двух экземплярах: для продавца и для покупателя, чтобы первый мог списать поставку с материально ответственного лица, а второй – поставить полученные товары на учет. Для заверения документа его скрепляют подписями и печатями сторон.

Счет-фактура

Важный документ, на основании которого можно предъявить сумму НДС к вычету при расчете налоговых обязательств. Он содержит реквизиты сторон, сумму к оплате с НДС и перечень отпущенных материальных ценностей. Счета-фактуры обязательны к оформлению всеми субъектами бизнеса, которые зарегистрированы в качестве плательщиков НДС. Документ оформляется в двух экземплярах и удостоверяется подписью и печатью компании-поставщика.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Этот документ подтверждает факт совершения, сроки и стоимость работ или услуг. Цель его составления – подтверждение сторонами соответствия выполненных работ (услуг) условиям договора.

Заключение

Чтобы не играть в прятки с законом и соблюсти требования ФНС, постарайтесь в сжатые сроки перейти на электронный документооборот. Тем более что сегодня можно подобрать удобное и доступное программное решение, заточенное под особенности вашего бизнеса. А обмен электронной первичкой защитит от ошибок и позволит избежать крупных штрафов за выявленные нарушения.