Электронные кадровые документы: что обязаны внедрить работодатели с 2026 года

Обязательна ли цифровизация кадрового учета

В интернете распространяется миф, что ЭКД для работодателей станут обязательными с 1 января 2026 года. Это не так. Цифровой документооборот в области трудовых отношений регулирует Трудовой кодекс РФ. Ч. 1 ст. 22.2 ТК указывает, что «работодатель вправе принять решение» о внедрении у себя новых технологий.

Такое право у российских компаний возникло в 2021 году. При этом после перехода на цифровые носители документацию в бумажном виде дублировать не нужно. Однако точную дату, когда переход на электронные документы станет обязательным, правительство пока не установило. И с 1 января 2026 года в этой сфере ничего не изменится.

Тем не менее переход на цифровые документы в области кадрового учета уже сейчас принесет предпринимателям финансовую выгоду.

Как ЭКД экономит время и деньги

Сотрудники компании перестанут тратить рабочее время на личные визиты к руководителям, согласование и подписание бумажных документов. Ознакомиться с расчетным листом, подать заявление на отпуск, заказать нужную справку можно будет в личном профиле цифрового сервиса. Все важные функции доступны персоналу в режиме 24/7. Подать или подписать заявление можно даже с обычного смартфона.

Снизится нагрузка на работников отдела кадров. Возрастет скорость обмена и согласования документов. Исчезнет необходимость распечатывать и хранить бумажные копии. Снизятся расходы на покупку бумаги, канцтоваров, стеллажей для хранения архивов, обслуживание принтеров.

Возможно, в ближайшей перспективе цифровой документооборот станет обязательным. Компания, которая введет его заранее, избежит спешки и непродуманных трат при авральном переходе на новые правила.

Как выглядит электронный документооборот кадров

Рассмотрим, как работает кадровый учет в онлайн-режиме на примере оформления отпуска.

1. Заявление на очередной отпуск сотрудник создает и подписывает в личном кабинете в цифровом сервисе. Раньше для этого нужно было идти к руководителю или в отдел кадров.
2. Сформированный цифровой документ поступает в личный кабинет руководителя. Здесь он его может согласовать или отказать в отпуске по обоснованным причинам. Если для окончательного одобрения потребуется подпись вышестоящего руководства, то в электронной системе можно настроить необходимую цепочку согласований.
3. Подписанный и согласованный документ попадет в личный кабинет сотрудника отдела кадров. Специалист формирует соответствующий приказ. Если у кадровика есть право подписи, то он подпишет документ. Если такого права нет, то отправит приказ на подпись в личный кабинет руководителя.
4. Руководитель заверит приказ об отпуске электронной подписью.
5. Утвержденный документ поступит в личный кабинет сотрудника. Тот подпишет его со своей стороны.
6. Приказ об отпуске, подписанный руководителем и сотрудником, поступит в личный кабинет работника отдела кадров.

После обмена цифровыми документами работник получит право уйти в отпуск с согласованной даты. В электронном архиве компании останется документ, который она сможет предъявить Государственной инспекции труда в случае проверки. При этом все участники ЭКД не покидают своих рабочих мест. Новые приказы, задачи для исполнения и уведомления, на какой стадии находится процесс согласования — все эти сведения сотрудники отслеживают в личном кабинете.

Требования к ЭКД в 2026 году: нормативно-правовая база

При внедрении цифрового документооборота важно не нарушить нормы трудового законодательства. Приведем самые важные из них.

На электронный документооборот работодатели переходят по своему желанию (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). При этом компания может вернуться к оформлению документов в бумажном варианте (Письмо Минтруда РФ от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321).

Применять ЭКД работодатель может только к тем сотрудникам, которые дали на это согласие. Согласие оформляют в письменном (бумажном) виде (Письмо Минтруда РФ от 12.02.2025 N 14-6/ООГ-653).

Если сотрудник не предоставил согласие, этот факт приравнивается к отказу от перехода на ЭКД. В отношение такого сотрудника работодатель должен вести документооборот в бумажном виде (ч. 5 и ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

Отказ сотрудника от перехода на ЭКД, а также отсутствие у него электронной подписи для заверения цифровых документов, не может служить причиной для увольнения (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Если человек отказался от использования ЭКД, он может предоставить свое согласие позже. Обратный переход с цифровых кадровых документов на бумажные невозможен (Письмо Минтруда РФ от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321).

Правило обязательного согласия на ведение ЭКД не применяется к сотрудникам, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Если работодатель решит внедрить ЭКД, то таких сотрудников подключат к нему автоматически.

Человек, у которого не было стажа до 31 декабря 2021 года, имеет право отказаться от участия в системе ЭКД. Однако это может стать поводом для увольнения сотрудника (ч. 7 и ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ).

Какие документы нельзя формировать в электронном виде

Список исключений приведен в ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ. Вот эти документы:

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности человека. После перехода на ЭКД работодатель передает эту информацию в Социальный фонд России (СФР). При необходимости сотрудник сможет заказать выписку по форме СТД-СФР (справку о трудовой деятельности из СФР). Этот документ условно называют электронной трудовой книжкой, которая заменяет привычную бумажную.
• Акты о несчастном случае на производстве. Их следует заполнять на бумаге по формам Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС.
• Приказы об увольнении. Документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажа по охране труда.

Электронные кадровые документы: какие подписи нужны для заверения

Исчерпывающий ответ на этот вопрос дает ст. 22.3 Трудового кодекса РФ. Мы приведем короткое резюме.

Руководители для подписи всех документов без исключения могут использовать усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Для подписания части распоряжений достаточно усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП). На практике руководящие работники пользуются УКЭП. Такая подпись всегда под рукой. А запоминать, какой вариант для чего применяется, слишком затратно.

Рядовые работники для заверения важных документов (трудового договора, договора о материальной ответственности, заявления об увольнении) могут пользоваться УНЭП или УКЭП. Чтобы подписать менее важные документы, достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Но в практической жизни она используется редко, так как УНЭП оформлять все равно нужно.

Как внедрить электронные трудовые документы в 2026 году

Пошагово эта процедура выглядит следующим образом.

Издаем приказ о переходе на электронный документооборот кадров

В приказе работодатель указывает электронный сервис, который будет использовать при ЭКД. Согласно Трудовому кодексу, для этого можно применять Единую цифровую платформу «Работа в России» либо иной сервис на усмотрение компании.

Для цифровизации кадрового учета подойдут решения 1С. Специальный модуль «1С:Кабинет сотрудника» можно активировать в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия».

В приказе также следует указать:

• список документов и категорий сотрудников, в отношении которых будет введен ЭКД;
• срок оповещения работников о переходе на электронные кадровые документы (например, за 7 или за 30 дней);
• дату внедрения ЭКД.

При необходимости работодатель описывает порядок доступа сотрудников к цифровой системе. Например, при использовании решений 1С логин для входа в систему формирует специалист отдела кадров. Пароль каждый сотрудник устанавливает в личном кабинете самостоятельно.

Разрабатываем положение об ЭКД

В этом документе работодатель фиксирует срок подписания электронных документов или ознакомления с ними. Этот срок устанавливается произвольно. Допустим, 3 рабочих дня с момента получения приказа.

При необходимости работодатель прописывает правила инструктажа сотрудников по работе с ЭКД. С приказом и положением о внедрении цифрового документооборота необходимо ознакомить сотрудников под роспись.

Уведомляем работников о переходе на ЭКД

Оповещение составляется в свободной форме. Уведомление можно вручить лично в бумажном формате или отправить в цифровом виде на электронную почту сотрудника.

В уведомлении сообщаем сотруднику, с какой даты будут использоваться электронные кадровые документы. А также обязательно указываем, что он может согласиться либо отказаться от ведения его рабочих документов в цифровом формате.

Обеспечиваем сотрудников электронными подписями

Расходы на оформление и использование сотрудником электронной подписи ложатся на плечи работодателя. Если предприятие ведет кадровый учет в 1С, то сотрудники получат УНЭП бесплатно. Рядовому работнику такой подписи достаточно для заверения всех документов. Работодателю нужно лишь дать человеку доступ в систему — завести для него профиль в «1С:Кабинет сотрудника» и передать логин для входа. УНЭП работник получит сам в личном кабинете. Если у сотрудника до введения ЭКД уже была оформлена УКЭП, то ей можно пользоваться для заверения рабочих документов.

Главное кратко

1. Переход на электронные кадровые документы в 2026 году осуществляется в добровольном порядке.
2. Внедрение цифрового документооборота выгодно предпринимателю, так как экономит рабочее время сотрудников и сокращает затраты на делопроизводство.
3. Применять электронные кадровые документы необходимо в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ.
4. Чтобы перейти на цифровые документы, нужно издать соответствующий приказ, разработать положения, уведомить сотрудников, получить их согласие и обеспечить электронными подписями.