Отпуск за свой счет: когда работодатель обязан предоставить его сотруднику

Бывает, что у сотрудника возникли срочные дела, а оплачиваемый отпуск он уже использовал. В этом случае оптимальным решением будет отпуск без сохранения заработной платы или отпуск за свой счет.

Что нужно знать об отпуске за свой счет

Отпуск без сохранения зарплаты или отпуск за свой счет — это законный способ пропустить работу по семейным обстоятельствам или по другим уважительным причинам. Компания официально разрешает человеку отсутствовать, но не платит ему за эти дни ни зарплату, ни отпускные. Место и должность за работником сохраняются.

Что важно знать работодателю

• Количество дней отдыха законом не ограничено. Но если сотрудник взял более 14 дней «без содержания» за рабочий год, дата очередного оплачиваемого отпуска сдвигается. Пример: менеджер взял 20 дней отпуска за свой счет. Из них в стаж для оплачиваемого отпуска входят только первые 14 дней. Это значит, что его рабочий год, за который положены 28 дней отдыха, сдвинется на 6 дней.
• За эти дни не начисляются страховые взносы. Это значит, что дни отпуска «выпадают» из расчета будущей пенсии и не учитываются при определении среднего заработка.
• Если сотрудник заболел во время отпуска без содержания, его больничный лист не оплачивается. Пособие назначат только с того дня, когда он должен был приступить к работе. 

Отпуск без содержания: право или обязанность

Многие сотрудники считают: «Если я написал заявление, меня обязаны отпустить». Но на самом деле это не так. В большинстве ситуаций отпуск за свой счет — это право, а не обязанность работодателя.

Когда работодатель может сказать «нет»

Если сотрудник не входит в льготную категорию, руководитель вправе отказать из-за производственной необходимости.

Совет сотруднику: не уходите в отпуск сразу после подачи заявления, не дождавшись приказа. Иначе ваше отсутствие расценят как прогул.

Совет работодателю: подтверждайте отказ документально. Если дело дойдет до суда, придется доказывать, что причина была обоснованной.

1С: Зарплата и управление персоналом

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Когда отказать невозможно

Закон выделяет группы лиц и ситуации, когда работодатель должен подписать заявление:

Право на отдых в этих случаях гарантировано законом, и производственная необходимость не может стать причиной для отказа.

Пример: у ведущего инженера запланирована свадьба. Он заранее подал заявление на отпуск без сохранения зарплаты, приложив справку из ЗАГСа. Однако руководитель отказал ему из-за «аврала» на производстве. В результате инженер не вышел на работу и был уволен за прогул. В суде действия компании признали незаконными, обязали восстановить сотрудника и выплатить зарплату за время вынужденного отсутствия.

Совет работодателю: проверьте коллективный договор компании. Возможно, там прописаны дополнительные категории сотрудников (например, одинокие отцы, матери детей до 14 лет или родственники инвалидов I группы), которых вы обязаны отпустить по первому требованию. 

Если работник имеет право на отпуск сразу по нескольким причинам (например, пенсионер с инвалидностью), дни не суммируются. Обычно выбирают одно, наиболее «выгодное» основание с максимальным количеством дней отдыха.

1С: Зарплата и управление персоналом

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Главные риски для бизнеса

Отпуск без содержания кажется простой кадровой процедурой. Но именно в ней скрываются главные ловушки для работодателя.

Скрытый простой

В периоды кризиса компании часто пытаются сэкономить, заставляя персонал писать заявления «по собственному».

• Риск: если 20 человек одновременно написали заявления на отпуск за свой счет в период отсутствия заказов, суд признает это скрытым простоем.
• Последствия: доначисление 2/3 средней зарплаты всем сотрудникам + штраф от 50 000 руб.

Устная договоренность

Иногда руководитель разрешает сотруднику «отдохнуть пару дней» без оформления приказа.

• Риск: в этот период сотрудник продолжает числиться на рабочем месте. Если на отдыхе он получит травму, трудовая инспекция квалифицирует это как несчастный случай на производстве. 
• Последствия: расследование происшествия, штраф за нарушение охраны труда, выплаты пострадавшему за счет работодателя.

Чек-лист: как оформить отпуск за свой счет

Чтобы избежать судов и снизить риски, используйте пошаговый алгоритм. 

Шаг 1. Примите заявление. Сотрудник подает заявление на отпуск без сохранения заработной платы. В нем должна быть указана причина, дата начала отпуска, продолжительность в календарных днях. Если отпуск гарантирован законом, требуйте подтверждающий документ, например, копию справки из ЗАГСа или пенсионное удостоверение.

Шаг 2. Согласуйте заявление. Работодатель рассматривает заявление и согласовывает его.

Шаг 3. Подготовьте приказ. Кадровый специалист готовит приказ (обычно по унифицированной форме №Т-6 или по форме, разработанной в компании). Все необходимые документы можно создать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Бухгалтерия». Сотрудник обязан ознакомиться с приказом и поставить свою подпись до начала отпуска.

Шаг 4. Отразите отпуск за свой счет в табеле учета рабочего времени. Работодатель фиксирует период отпуска в табеле. Для отпусков по соглашению сторон обычно используется код «ДО» (или «16»), а для отпусков, которые работодатель обязан предоставить по закону, — «ОЗ» (или «17»).

Шаг 5. Заполните личную карточку сотрудника. Если компания продолжает вести личные карточки по форме Т-2, сведения об отпуске вносят в раздел VIII «Отпуск». Здесь отмечают вид отпуска, точные даты, количество дней и реквизиты приказа. 

Итоги

1. Отпуск за свой счет — чаще всего не обязанность, а право работодателя. Если в компании «аврал», он может отказать сотруднику. Однако для льготных категорий и особых случаев право на отдых гарантировано законом.
2. Никогда не отпускайте сотрудника на основании устных договоренностей. Отсутствие приказа и подписи работника превращает любой «отгул» в потенциальные риски.
3. Помните, что длительный отпуск за свой счет (свыше 14 дней в году) отодвигает дату очередного оплачиваемого отпуска. 
4. Не используйте отпуска без сохранения зарплаты для маскировки простоя компании. Инициатива взять отпуск за свой счет всегда должна исходить исключительно от работника.