Кассовая дисциплина: избегаем штрафов и повышаем доверие к бизнесу

Что может быть проще наличных расчетов? Однако не стоит спешить с выводами. Сегодня наличный оборот регулирует целый свод законодательных актов, невыполнение которых влечет за собой огромные штрафы и административные санкции. Поэтому залогом успешной работы на рынке является соблюдение правил осуществления наличных расчетов, объединенных понятием «кассовая дисциплина».

Что такое кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина – это перечень требований к наличным расчетам, установленных на законодательном уровне. Это могут быть приходные и расходные операции с наличностью, сдача выручки и получение денежных средств в банке, выплата заработной платы, выдача займов, расчеты с подотчетными лицами и т. д. В каждом из перечисленных случаев важно соблюдать кассовую дисциплину, а именно:

• своевременно указывать факт поступления денежных средств в кассовой книге;
• расходовать наличные средства на определенные цели;
• соблюдать установленный лимит остатка наличных денег в кассе;
• не превышать допустимый лимит расчетов наличными с ИП и юридическими лицами при погашении задолженности, при расчетах за товары и услуги.

Документальное регулирование кассовой дисциплины

В настоящее время правила осуществления наличных расчетов регламентируют следующие нормативные акты:

• Указание № 3210-У, где содержатся нормы ведения денежных операций;
• Указание № 5348-У, в которое включены действующие требования к проведению наличных расчетов.

Оба нормативных документа были разработаны Центробанком РФ. Формы кассовых документов, бланки и рекомендации по их заполнению включены в Постановление № 88 от 18.08.1998 г. ред. от 03.05.2000 г. Госкомстата.

На каких принципах строится кассовая дисциплина

Говоря о соблюдении кассовой дисциплины на предприятиях при осуществлении наличных расчетов, специалисты имеют в виду:

• Точность и аккуратность проведения всех кассовых операций. Необходимо проверять факт осуществления и точность сумм транзакций, чтобы исключить ошибки и мошенничество с наличными средствами.
• Обязательное документальное оформление всех операций по поступлению или расходованию наличных. Тип документа – кассовый ордер или квитанция – выбираются с учетом характера операции и требований законодательства. Благодаря документальному подтверждению удастся легко отследить историю хозяйственных операций и исключить возможные злоупотребления.
• Разделение обязанностей сотрудников, имеющих доступ к наличным. Ограничение перечня допустимых действий для кассира, бухгалтера или продавца снизит риск хищения средств и позволит установить причины недостачи.
• Регулярное проведение проверок остатка в кассе на основании данных учета. Аудит операций с наличностью позволит своевременно устранить ошибки, проверить наличие подтверждающих документов и пресечь возможные злоупотребления.
• Проведение операций с наличностью согласно требованиям законодательства. Несвоевременное отражение движения средств, бланки устаревшего образца или отсутствие документации на приход или расход средств станут причиной повышенного внимания контролирующих органов и поводом для наложения штрафов.

Соблюдение перечисленных принципов – лучший способ избежать финансовых взысканий и мошеннических действий, способных причинить компании значительный ущерб.

Какое значение имеет для предприятия соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины на предприятии делает наличные расчеты максимально прозрачными. Кроме того, правильное ведение учета средств решает сразу несколько важных задач:

• своевременное и регулярное поступление денежных средств позволяет компании рассчитываться по текущим операциям с сотрудниками и контрагентами без образования крупных задолженностей;
• контроль остатков в кассе снижает риск хищения и позволяет иметь запас средств на случай внезапных непредвиденных затрат;
• строгий учет наличности обеспечит ее сохранность и безопасность, а также поможет своевременно обнаружить следы допущенных нарушений.

Соблюдение кассовой дисциплины гарантирует успешное функционирование предприятия и предотвращает дефицит средств для текущих расходов.  

Распространенные ошибки

Перечень правил по организации движения наличных средств несложен. Однако некоторые предприятия по незнанию или осознанно отказываются от их соблюдения. Такая игра в кошки-мышки с законом неизменно оборачивается крупными неприятностями и даже может поставить компанию под угрозу закрытия.

В числе наиболее распространенных нарушений:

• Отсутствие записей о поступлении наличных средств

Результат – значительный излишек денег в кассе, что вызовет вполне понятные вопросы к виновным во время внутренней или налоговой проверки. Со стороны ФНС такое нарушение станет поводом для наложения штрафа в размере 40-50 тысяч рублей для юридического лица или 4-5 тысяч рублей для предпринимателя.

Обмен с Яндекс

от 0 руб.

Тестировать бесплатно

• Отсутствие кассовой книги или пропуск записей  

Единственное исключение из этого правила – работа ИП на упрощенной схеме налогообложения. Для юридических лиц, по незнанию или умышленно допустивших такое нарушение, применяется взыскание в размере 40-50 тысяч рублей.

• Превышение установленного лимита кассы

Установление кассового лимита позволяет избежать хранения избыточного количества наличности в кассе компании. Все излишки переводятся на счет предприятия в банке, чтобы позже использовать для налоговых отчислений или расчетов с контрагентами.

Если компания пренебрегает данными требованиями, при обнаружении нарушения ей придется пополнить бюджет на 40-50 тысяч рублей.

• Нецелевое использование наличности

Трата руководителем наличных денег по своему усмотрению – серьезное нарушение. Даже если средства будут потрачены на оплату текущих затрат, сотрудники ФНС могут усомниться в правомерности таких расходов. Сумма штрафов аналогична размеру взысканий за описанные выше нарушения: до 5 тысяч рублей для ИП и до 50 тысяч рублей для юридических лиц. Поэтому все затраты стоит осуществлять в официальном порядке, сняв необходимую сумму с банковского счета или перекинув ее контрагенту в безналичном порядке.

• Выдача наличных средств из кассы без составления подтверждающего документа

Командировочные расходы или приобретение расходных материалов для уборки – любая выдача денег из кассы уполномоченному сотруднику должна сопровождаться составлением расходного ордера. Кроме того, подобные действия возможны только по заявлению работника или по приказу руководителя. Если этих документов нет, выдача наличных из кассы запрещена. Нарушителей-юрлиц ждет взыскание в 40-50 тысяч рублей, для предпринимателей – до 5 тысяч рублей.  

• Отсутствие чека

При использовании онлайн-кассы на каждый факт наличного расчета должен быть выдан кассовый чек. Если в результате сбоя ККТ напечатать чек невозможно, об этом следует сообщить в ФНС. Иначе нарушителя ждет штраф в размере 75-100% от суммы расчета, но не менее 30 тысяч рублей.

• Отказ в выдаче чека при проведении наличных расчетов

При осуществлении наличного расчета продавец обязан выдать клиенту чек. Если его печать временно невозможна, документ составляется и отправляется в электронном формате. Нарушение данного требования обернется для предприятия в сумму 10 тысяч рублей, а для предпринимателя — в 2 тысячи рублей.

Оптимизация кассовой дисциплины: почему это важно?

Построение и ведение учета движения наличных – гибкий процесс, который совершенствуется с учетом текущего состояния компании и объема ее затрат. Поэтому важно принимать меры по повышению уровня кассовой дисциплины: автоматизировать процесс подготовки документов, создать условия для хранения бланков, использовать подходящее ПО для отражения операций по кассе. Эти и другие меры позволяют:

• избежать дефицита наличности, чрезмерных расходов и мошеннических действий внутри компании;
• ускорить процесс обработки операций, что особенно важно для предприятий с большим оборотом наличности;
• сделать движение средств максимально прозрачным, чтобы упростить составление отчетности и успешно проходить внешние аудиторские проверки;
• обеспечить финансовую устойчивость предприятия за счет планирования денежных потоков, своевременных расчетов с контрагентами, формирования резервов и реализации масштабных проектов.

Соблюдение кассовой дисциплины делает компанию ответственным налогоплательщиком и благонадежным деловым партнером. Ее репутация на рынке будет постоянно расти, открывая для предприятия новые возможности для сотрудничества и способствуя увеличению объемов прибыли.