Электронные подписи: что это, преимущества и как с ними работать

Всеобщий переход на электронный документооборот заставил задуматься о новом способе удостоверения документов. Чтобы не распечатывать бланки для живой подписи и не тратить время на визирование, придумали электронные подписи. Так называемая электронная цифровая подпись (ЭЦП) – цифровой аналог рукописного росчерка, который сегодня находит применение:

• при оформлении электронных актов, накладных и прочих документов;
• в процессе сдачи отчетности;
• в ходе регистрации онлайн-кассы;
• при участии в торгах;
• в процессе работы на государственных порталах и т. д.

Благодаря использованию электронных подписей можно легко установить, какое должностное лицо заверило тот или иной документ. А если в него будут внесены корректировки уже после подписания, будет несложно узнать, кто и на каком основании изменил данные.

Как выглядит электронная подпись

Под ЭЦП подразумевается определенная уникальная последовательность буквенно-цифровых обозначений. При встраивании подписи в документ формата .sig ее можно увидеть и прочесть. Если же подпись откреплена от бланка, она будет представлена в виде файла с разрешением .sig, .sign, .p7s, который прикрепляется к документу. Формирование подписи осуществляется с использованием закрытого ключа – папки с файлами, а ее проверка – с помощью открытого ключа из сертификата.

Преимущества электронных подписей

Прежде всего, стоит отметить полную юридическую силу ЭЦП. Она не требует проверки и подтверждения, поэтому принятые и отправленные документы с цифровой отметкой о подписании можно смело проводить по учетной базе и использовать для подтверждения совершенных операций. Также в числе важных преимуществ электронных подписей:

• минимальный риск подделки благодаря высокому уровню защиты;
• отсутствие ограничений по использованию при участии в торгах и работе на государственных порталах, где предусмотрен обмен цифровой документацией;
• удобство обработки любых видов электронных документов, в том числе отчетности для ФНС, СФР и др.

Повышенная безопасность электронной подписи значительно снижает риск ее подделки и использования в мошеннических схемах против воли обладателя.

Виды ЭЦП и их особенности

В зависимости от степени защиты и назначения различают несколько видов ЭЦП:

• Простая электронная подпись – предназначена для авторизации на интернет-сайтах и сервисах. Представляет собой пару из логина и связанного пароля или несложный числовой код. Имеет минимальную степень защиты.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись – предназначена для заверения документов и выполнения некоторых юридически значимых действий. Единственное условие: для ее использования контрагенты или стороны по обмену данными должны заключить соглашение о возможности применения УНП.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись обладает повышенной степенью защиты и потому имеет широкое распространение. Документы с такой КЭП принимаются к рассмотрению без каких-либо ограничений. Для получения такой цифровой подписи необходимо обратиться в уполномоченный удостоверяющий центр с документами, удостоверяющими личность. А ее изготовление занимает минимум времени.

Источник: roseltorg.ru

Область применения электронных подписей

Наиболее распространенные случаи использования электронных подписей частными лицами – это вход в личные аккаунты на сайтах, а также удостоверение документов на некоторых государственных порталах, например, nalog.ru. Наличие ЭЦП позволяет получить доступ к дополнительным функциям, а также отказаться от личного посещения государственных учреждений для передачи на рассмотрение запрошенных сведений.

Наличие квалифицированной ЭЦП у юридических лиц открывает перед ними немало полезных дополнительных возможностей, в числе которых:

• участие в госзакупках в качестве поставщика или заказчика;
• работа на государственных порталах;
• отправка электронной отчетности через 1С-Отчетность;
• регистрация онлайн-кассы;
• ведение электронного документооборота в рамках осуществления своей деятельности и т. д.

Что требуется для внедрения ЭЦП

Чтобы использовать электронные подписи в деятельности компании, необходимо заблаговременно:

• обратиться в уполномоченный удостоверяющий центр для получения ЭЦП;
• получить вместе с подписью сертификат ЭЦП с определенным сроком действия. Так называется документ в бумажном или цифровом формате, в котором имеется открытый ключ, данные о получателе подписи и удостоверяющем центре, оформившем ЭЦП;
• приобрести и установить на рабочий компьютер специальное ПО, которое необходимо для постановки ЭЦП.

Как подписать документ формата pdf с использованием ЭЦП

Значительная часть документов поступает на предприятия в формате pdf. Для их подписания электронной подписью потребуется программа «КриптоПро PDF». Ее можно приобрести у компаний, реализующих технические и программные средства для использования электронных документов. Также для удобства удостоверения документов необходимо установить на рабочий ПК программы Adobe Reader и Adobe Acrobat, предназначенные для работы с файлами pdf. Их нужно предварительно настроить:

1С: Документооборот

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

• Из меню Редактирование нужно перейти в Установки и кликнуть на Подписи.
• В блоке Создание и оформление выбрать Подробнее.
• В пункте Метод подписания выбрать по умолчанию КриптоПро PDF.

Источник: roseltorg.ru

Порядок подписания документа ЭЦП выглядит так:

• Откройте документ в установленной программе Adobe.
• Кликните на пункт Заполнить и подписать, который находится на правой панели инструментов.
• В пункте Сертификаты выберите тот, который планируете использовать для подписания. При отсутствии нужного сертификата его можно загрузить через настройку инструментов.
• Кликните Поставить цифровую подпись.

Источник: roseltorg.ru

Для постановки подписи:

• Укажите в документе область, где нужно проставить ЭЦП.
• В появившемся окне укажите цифровое удостоверение.
• Кликните Подписать.

​Источник: roseltorg.ru

Подписание документов ЭЦП через другое ПО

Для удобства пользователей разработаны альтернативные виды программных решений, позволяющих быстро подписать документ ЭЦП. Они распространяются на платной основе, но имеют несколько важных преимуществ:

• позволяют подписать электронные документы любого формата;
• предусматривают пакетное подписание сразу нескольких бланков;
• помогают уточнить статус сертификата ЭЦП, время подписания и т. д.;
• гарантируют защиту данных благодаря шифрованию.

Источник: roseltorg.ru

​Подписание документов ЭЦП через онлайн-сервисы

Альтернативный вариант подписания документов цифровой подписью – использование онлайн-сервисов. Они помогут решить проблему временного отсутствия уполномоченного должностного лица при необходимости срочно заверить входящий или исходящий бланк. Онлайн-сервисы доступны 24/7 с любого мобильного устройства. Порядок постановки подписи выглядит так:

• в программу загружается файл с документом;
• активируется установленный на мобильном устройстве или ПК сертификат электронной подписи;
• подписанный документ скачивается и отправляется адресату.

Возможно расширение перечня действий в зависимости от выбранного онлайн-сервиса. Воспользоваться ими можно как на платной, так и на бесплатной основе – все зависит от количества документов на подпись и ваших пожеланий относительно доступности функционала сервиса.

Заключение

Использование ЭЦП – залог удобства и безопасности коммерческой информации. Не забывая регулярно отслеживать срок действия и статус сертификата, вы всегда будете иметь под рукой инструмент для быстрого и надежного удостоверения электронных бланков.