Всеобщий переход на электронный документооборот заставил задуматься о новом способе удостоверения документов. Чтобы не распечатывать бланки для живой подписи и не тратить время на визирование, придумали электронные подписи. Так называемая электронная цифровая подпись (ЭЦП) – цифровой аналог рукописного росчерка, который сегодня находит применение:
- при оформлении электронных актов, накладных и прочих документов;
- в процессе сдачи отчетности;
- в ходе регистрации онлайн-кассы;
- при участии в торгах;
- в процессе работы на государственных порталах и т. д.
Благодаря использованию электронных подписей можно легко установить, какое должностное лицо заверило тот или иной документ. А если в него будут внесены корректировки уже после подписания, будет несложно узнать, кто и на каком основании изменил данные.
1С: Документооборот

Как выглядит электронная подпись
Под ЭЦП подразумевается определенная уникальная последовательность буквенно-цифровых обозначений. При встраивании подписи в документ формата .sig ее можно увидеть и прочесть. Если же подпись откреплена от бланка, она будет представлена в виде файла с разрешением .sig, .sign, .p7s, который прикрепляется к документу. Формирование подписи осуществляется с использованием закрытого ключа – папки с файлами, а ее проверка – с помощью открытого ключа из сертификата.
Преимущества электронных подписей
Прежде всего, стоит отметить полную юридическую силу ЭЦП. Она не требует проверки и подтверждения, поэтому принятые и отправленные документы с цифровой отметкой о подписании можно смело проводить по учетной базе и использовать для подтверждения совершенных операций. Также в числе важных преимуществ электронных подписей:
- минимальный риск подделки благодаря высокому уровню защиты;
- отсутствие ограничений по использованию при участии в торгах и работе на государственных порталах, где предусмотрен обмен цифровой документацией;
- удобство обработки любых видов электронных документов, в том числе отчетности для ФНС, СФР и др.
Повышенная безопасность электронной подписи значительно снижает риск ее подделки и использования в мошеннических схемах против воли обладателя.
Виды ЭЦП и их особенности
В зависимости от степени защиты и назначения различают несколько видов ЭЦП:
- Простая электронная подпись – предназначена для авторизации на интернет-сайтах и сервисах. Представляет собой пару из логина и связанного пароля или несложный числовой код. Имеет минимальную степень защиты.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись – предназначена для заверения документов и выполнения некоторых юридически значимых действий. Единственное условие: для ее использования контрагенты или стороны по обмену данными должны заключить соглашение о возможности применения УНП.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись обладает повышенной степенью защиты и потому имеет широкое распространение. Документы с такой КЭП принимаются к рассмотрению без каких-либо ограничений. Для получения такой цифровой подписи необходимо обратиться в уполномоченный удостоверяющий центр с документами, удостоверяющими личность. А ее изготовление занимает минимум времени.

Источник: roseltorg.ru
Область применения электронных подписей
Наиболее распространенные случаи использования электронных подписей частными лицами – это вход в личные аккаунты на сайтах, а также удостоверение документов на некоторых государственных порталах, например, nalog.ru. Наличие ЭЦП позволяет получить доступ к дополнительным функциям, а также отказаться от личного посещения государственных учреждений для передачи на рассмотрение запрошенных сведений.
Наличие квалифицированной ЭЦП у юридических лиц открывает перед ними немало полезных дополнительных возможностей, в числе которых:
- участие в госзакупках в качестве поставщика или заказчика;
- работа на государственных порталах;
- отправка электронной отчетности через 1С-Отчетность;
- регистрация онлайн-кассы;
- ведение электронного документооборота в рамках осуществления своей деятельности и т. д.
Что требуется для внедрения ЭЦП
Чтобы использовать электронные подписи в деятельности компании, необходимо заблаговременно:
- обратиться в уполномоченный удостоверяющий центр для получения ЭЦП;
- получить вместе с подписью сертификат ЭЦП с определенным сроком действия. Так называется документ в бумажном или цифровом формате, в котором имеется открытый ключ, данные о получателе подписи и удостоверяющем центре, оформившем ЭЦП;
- приобрести и установить на рабочий компьютер специальное ПО, которое необходимо для постановки ЭЦП.
Как подписать документ формата pdf с использованием ЭЦП
Значительная часть документов поступает на предприятия в формате pdf. Для их подписания электронной подписью потребуется программа «КриптоПро PDF». Ее можно приобрести у компаний, реализующих технические и программные средства для использования электронных документов. Также для удобства удостоверения документов необходимо установить на рабочий ПК программы Adobe Reader и Adobe Acrobat, предназначенные для работы с файлами pdf. Их нужно предварительно настроить:
- Из меню Редактирование нужно перейти в Установки и кликнуть на Подписи.
- В блоке Создание и оформление выбрать Подробнее.
- В пункте Метод подписания выбрать по умолчанию КриптоПро PDF.

Источник: roseltorg.ru
Порядок подписания документа ЭЦП выглядит так:
- Откройте документ в установленной программе Adobe.
- Кликните на пункт Заполнить и подписать, который находится на правой панели инструментов.
- В пункте Сертификаты выберите тот, который планируете использовать для подписания. При отсутствии нужного сертификата его можно загрузить через настройку инструментов.
- Кликните Поставить цифровую подпись.

Источник: roseltorg.ru
Для постановки подписи:
- Укажите в документе область, где нужно проставить ЭЦП.
- В появившемся окне укажите цифровое удостоверение.
- Кликните Подписать.

Источник: roseltorg.ru
Подписание документов ЭЦП через другое ПО
Для удобства пользователей разработаны альтернативные виды программных решений, позволяющих быстро подписать документ ЭЦП. Они распространяются на платной основе, но имеют несколько важных преимуществ:
- позволяют подписать электронные документы любого формата;
- предусматривают пакетное подписание сразу нескольких бланков;
- помогают уточнить статус сертификата ЭЦП, время подписания и т. д.;
- гарантируют защиту данных благодаря шифрованию.

Источник: roseltorg.ru
Подписание документов ЭЦП через онлайн-сервисы
Альтернативный вариант подписания документов цифровой подписью – использование онлайн-сервисов. Они помогут решить проблему временного отсутствия уполномоченного должностного лица при необходимости срочно заверить входящий или исходящий бланк. Онлайн-сервисы доступны 24/7 с любого мобильного устройства. Порядок постановки подписи выглядит так:
- в программу загружается файл с документом;
- активируется установленный на мобильном устройстве или ПК сертификат электронной подписи;
- подписанный документ скачивается и отправляется адресату.
Возможно расширение перечня действий в зависимости от выбранного онлайн-сервиса. Воспользоваться ими можно как на платной, так и на бесплатной основе – все зависит от количества документов на подпись и ваших пожеланий относительно доступности функционала сервиса.
Заключение
Использование ЭЦП – залог удобства и безопасности коммерческой информации. Не забывая регулярно отслеживать срок действия и статус сертификата, вы всегда будете иметь под рукой инструмент для быстрого и надежного удостоверения электронных бланков.