Автоматизация бизнес-процессов: как начать и успешно реализовать

Автоматизация бизнес-процессов – это применение современных технологий для выполнения повторяющихся задач или операций в компании. Она заменяет утомительную ручную работу и помогает повысить эффективность команды, снизить затраты и оптимизировать операции. Автоматизировать можно практически все, начиная от ответов на вопросы по электронной почте до управления целыми производственными линиями. Сразу ответим на 2 важных вопроса.

1. Когда нужна автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизацию можно и нужно использовать, если:

• в работе много рутинных операций: составление документов, консультации, продажи и т. д.;
• бизнес стабильно растет: увеличивается количество клиентов и прибыль;
• сотрудники работают преимущественно удаленно;
• с клиентами трудно поддерживать коммуникацию;
• нужно четко выполнять нормативные требования и стандарты (например, строительный или фармацевтический бизнес).

2. Кому, скорее всего, не нужна автоматизация?

Можно обойтись без автоматизации, если:

• бизнес создан недавно;
• у фирмы нет цели привлекать новых клиентов, она работает с постоянными покупателями;
• оборот организации меньше 12 млн.руб. в год;
• у бизнеса нет налаженных процессов или они постоянно меняются;
• затраты на автоматизацию бизнес-процессов будут больше потенциальной прибыли от ее использования;

Некоторые руководители не решаются автоматизировать бизнес. Их беспокоят первоначальные трудности, так как изменения сильно «расшатают» налаженный процесс работы. Однако как только руководители автоматизируют небольшие задачи и сосредоточатся на более крупных целях, они заметят положительную динамику развития бизнеса. Например, освободится время сотрудников, снизится число ошибок, а процессы станут более управляемыми.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов?

1. Повышение эффективности и производительности

Предприятия автоматизируют рутинные задачи. Это освобождает время сотрудников, чтобы они сосредоточились на более важной работе. В свою очередь повышается производительность работы, что помогает бизнесу быстрее достигать целей и повышать удовлетворенность клиентов.

Согласно недавнему исследованию, 95% руководителей сообщили, что автоматизация ускорила бизнес-процессы, повысив общую эффективность. Это важно для компаний, которые нацелены идти в ногу с быстро развивающимся рынком. А также позволяет фирмам, которые внедряют автоматизацию, быть на шаг впереди конкурентов.

2. Снижение количества человеческих ошибок

Повторяющиеся задачи могут стать обыденными для работников, что увеличивает вероятность совершения ошибки. Например, если сотрудник просматривает сотни электронных писем, он может непреднамеренно удалить важную информацию или ответить не тому адресату. Эти ошибки в конечном счете потребуют дополнительных затрат времени и средств. Их можно избежать при внедрении инструментов автоматизации. Исследование экспертного агентства Gartner показывает, что 88% пользователей доверяют автоматизированным процессам выполнение своих задач.

3. Масштабируемость

Автоматизация позволяет предприятиям легко масштабировать свои процессы, справляясь с большими объемами работы без ущерба для качества. Так команда сможет приспособиться к росту и повышенному спросу.

4. Больше возможностей для профессионального роста сотрудников

Время, сэкономленное благодаря автоматизации, позволяет работникам  брать новые проекты и развивать их. 83% пользователей заявили, что решения в области автоматизации предоставили им время для выполнения новых сложных проектов. А также позволили овладеть новыми профессиональными навыками и улучшить отношения с клиентами.

5. Повышение лояльности сотрудников и снижение уровня их стресса

Благодаря автоматизации бизнес-процессов 89% сотрудников начинают больше любить повседневную рутину, ценить компанию, в которой работают, и меньше переживать по поводу работы. Ведь сотрудники экономят время и находят баланс между работой и личной жизнью.

Однако у автоматизации есть и недостатки:

• стоимость. Для оптимизации процессов могут потребоваться вложения в технологии и оборудование;
• сложность. Без опытной, квалифицированной команды тяжело будет обслужить и устранить неисправности в системах автоматизации;
• отторжение коллективом изменений. Людям тяжело адаптироваться к изменениям, особенно, если их устраивала текущая ситуация. К тому же автоматизация может привести к тому, что некоторых сотрудников придется уволить.

Источник: Freepik

Облачный сервер для 1С

Бесплатно перенесем ваши базы и настроим работу с данными в соответствии с требованиями законодательства

Тестировать бесплатно

Автоматизация бизнес-процессов: этапы внедрения

1. Определите направления для автоматизации

Проанализируйте области, которые можно оптимизировать. Ваше внимание должны привлечь процессы, которые регулярно повторяются и отнимают много времени. Как правило, такие процессы чаще всего встречаются в следующих отделах:

• Обслуживание клиентов 

Можно автоматизировать ответы на распространенные запросы клиентов с помощью чат-ботов или автоматических скриптов в электронной почте или в соцсетях. 83% клиентов ожидают немедленного взаимодействия с кем-либо при обращении в компанию. Если оперативного ответа нет, то пользователи могут начать негативно отзываться о компании. Здесь рассказали, как избежать оттока клиентов при помощи искусственного интеллекта.

• Подбор персонала и учет кадров

Поиск кандидатов, просмотр резюме и общение с ними можно облегчить при помощи специализированных платформ. Например, «Сберподбор», «Хантфлоу» и другие аналоги используют «умные» фильтры поиска работников, разошлют индивидуальные сообщения по базе кандидатов и проанализируют проблемные места HR-системы. Такие инструменты сокращают время на поиск нужного кандидата под конкретную вакансию.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» можно формировать графики работы и отпусков, оценивать затраты на персонал и быстро создавать справки 2-НДФЛ или для расчета пособий. 1С:ЗУП можно использовать в бизнесе со всеми системами налогообложения, поэтому программа подойдет малому, среднему и крупному бизнесу. Все решения 1C синхронизируются между собой, поэтому ваши записи и документы из одной базы будут автоматически передаваться в другую.

• Продажи и маркетинг

Самый распространенный инструмент автоматизации здесь – CRM-системы, которые сортируют заявки клиентов, назначают ответственного менеджера и фиксируют задачи за каждым сотрудником.

С помощью «1C:Управление торговлей» можно контролировать отгрузку и доставку товаров, разрабатывать индивидуальные коммерческие предложения и управлять системой лояльности клиентов. Решение применяется для всех основных видов торговли: оптовой, розничной, комиссионной и т. д.

• Финансы и бухгалтерский учет

Например, можно автоматизировать обработку счетов, расчет заработной платы и отслеживание расходов. Эти операции доступны в программе «1C:Бухгалтерия». Система подсказок позволит корректно заполнить данные о фирме и сразу приступить к работе. После основная часть необходимой информации будет заполняться автоматически, что сэкономит время и снизит количество ошибок в отчетности.

2. Расставьте приоритеты и начните с малого

Проще всего сначала автоматизировать один процесс, который является наиболее выгодным с точки зрения бизнеса. При этом он должен быть самым простым для автоматизации, потому что его внедрение может стать утомительным и трудоемким. Также существует вероятность того, что операция вовсе окажется неудачной. 

Поэтому лучше расставлять приоритеты в задачах с быстрой отдачей от инвестиций и начинать с малого. Таким образом, у команды будет время на обучение и адаптацию к новым системам.

3. Изучите инструменты автоматизации

После того, как вы отметили области для автоматизации, выберите подходящие инструменты: они различаются по функциям и сложности. Например, предприятия могут использовать такое программное обеспечение, как Google Cloud AI Platform для создания системы предиктивного обслуживания оборудования. Ключевым моментом является выбор ПО, которое подходит для существующих систем и отвечает потребностям компании. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

4. Составьте четкий план

Команда должна понимать, как будут выполняться задачи. Ниже привели основные пункты плана при автоматизации бизнес-процессов:

• определите, чего можно достичь с помощью автоматизации в первую очередь. Например, повысить эффективность или уменьшить количество ошибок;
• разбейте процесс на этапы и изучите, что именно можно автоматизировать;
• продумайте, как автоматизированный процесс будет работать с другими системами и процессами;
• настройте правила для автоматизированного решения;
• определите, как именно пользователи будут взаимодействовать с процессом.

5. Протестируйте автоматизированные процессы

Это пункт, про который руководители забывают. Тестирование имеет решающее значение для оценки автоматизации. Нужно убедиться, что все работает должным образом и у сотрудников, и у клиентов. Если у вас нет ответственного за эти действия специалиста, то вы можете попросить работников, их родных, ваших друзей оценить, насколько ИМ удобно пользоваться новым решением. После получения результатов скорректируйте план, если это необходимо.

Источник: Freepik

Главное

• Автоматизация бизнес-процессов – это настройка и оптимизация работ внутри компании для уменьшения участия человека в рутинных задачах.
• Автоматизация нужна не всем предприятиям. Но если в работе часто возникают ошибки или бизнес стабильно развивается – автоматизация поможет сократить финансовые и кадровые расходы.
• Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить качество клиентского сервиса и лояльность сотрудников, высвободить ресурсы для стратегических задач.
• Автоматизировать можно не любой процесс. Самыми популярными для оптимизации являются обслуживание клиентов, подбор персонала и учет кадров, продажи и маркетинг, финансы и бухгалтерский учет.
• Руководству компаний нужно иметь четкое представление и план на грядущие изменения бизнес-процессов. Если нет плана или сложно визуализировать его, то лучше обратиться к опытным интеграторам.
• Не стоит автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов одновременно. Лучше сосредоточиться на одном, самом простом, протестировать, как меняется работа организации.
• Для автоматизации бизнес-процессов есть много решений. Самые популярные – конфигурации от 1C. Если у вас есть вопросы по их применению, обращайтесь к нам. Достаточно оставить заявку в чате на сайте, и наши сотрудники вам помогут.