Товарно-транспортная накладная или транспортная накладная: чем отличаются ТТН и ТН и какой документ нужен

В логистическом документообороте существует два главных документа: товарно-транспортная накладная ТТН и транспортная накладная ТН.

Чем отличаются ТТН и ТН и какой документ нужен

Основное отличие этих накладных заключается в их назначении:

• товарно-транспортная накладная ТТН учитывает транспортные данные и движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• транспортная накладная ТН фиксирует факт заключения договора перевозки и служит для расчетов с транспортной компанией.

Когда применяется транспортная накладная или ТН

Транспортная накладная или ТН — это договор перевозки в письменной форме. Она оформляется, когда доставку осуществляет сторонний перевозчик (юридическое лицо или ИП). Без ТН перевозчик не имеет права перевозить груз.

Если компания заказала сторонний транспорт для доставки, но оформила только ТТН, налоговая снимет расходы на перевозку. Так как ТТН не является документом, удостоверяющим заключение договора перевозки.

Когда ТН обязательна

ТН необходима, когда:

• доставку осуществляет транспортная компания (например, «Деловые Линии»);
• доставку осуществляет частный перевозчик или владелец грузового транспорта в рамках разовой сделки;
• транспортная услуга оказывается в качестве отдельной услуги (акт оказанных услуг подтверждается ТН).

В каких случаях ТН не требуется

ТН не нужна, если:

• покупатель забирает товар на своем транспорте (самовывоз);
• продавец везет товар своим транспортом, а услуги перевозки не выделены отдельной строкой в договоре (стоимость включена в цену товара).

Когда применяется товарно-транспортная накладная или ТТН

Закон обязывает использовать ТТН только для перевозки:

• этилового спирта;
• алкогольной продукции (водка, вино, коньяк);
• спиртосодержащей продукции.

Важно: для этих товаров ТТН — обязательный сопроводительный документ (ст. 10.1 Закона №171-ФЗ). Без накладной ТТН груз конфискуют, а компанию оштрафуют.

Во всех остальных случаях ТТН — это право, а не обязанность. Ее используют, чтобы оптимизировать документооборот (заменить собой связку «ТН + ТОРГ-12»).

Как подтвердить расходы и не остаться без вычетов

ФНС относится к «транспортным» документам строже, чем к обычным товарным накладным. Налоговики не принимают расходы на транспортировку без правильно оформленного документа перевозки.

Требования налоговой:

• Доказательство реальности перевозки. Нужен документ с подписями водителя, отправителя и получателя, с указанием марки машины и маршрута.
• Экономическая обоснованность. Стоимость доставки должна быть сопоставима с рыночной или зафиксирована в договоре и указана в транспортной накладной.
• Разделение учета. Когда в накладной ТТН смешаны и товар, и перевозка, проверяющие могут задавать вопросы. Поэтому ФНС рекомендует вести раздельный учет: товар — по ТОРГ-12 (или УПД), транспорт — по ТН.

Частые ошибки, из-за которых компании теряют вычеты

На основе аналитики судебных споров выделяют топ-5 ошибок, из-за которых компании лишаются вычетов по налогу на прибыль и НДС.

Ошибка № 1. Только ТТН

Ситуация: перевозчик работает по ТТН, полагая, что этого достаточно.

Последствия: суды и налоговая признают, что ТТН заменяет ТН только в части путевого листа, но не подтверждает заключение договора перевозки.

Решение: следует оформлять отдельную ТН или требовать от перевозчика заполнения всех разделов ТТН так, чтобы они дублировали обязательные поля ТН.

Ошибка № 2. Отсутствие подписей и расшифровок

Ситуация: в разделе «Груз принял» стоит только фамилия без подписи. Или подпись есть, но нет расшифровки (кто именно подписал).

Последствия: документ недействителен. Лицо, принявшее груз, не идентифицировано.

Решение: на каждую накладную водитель ставит подпись и пишет разборчиво Ф. И. О. У получателя должна быть подпись кладовщика и ссылка на доверенность.

1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

Тестировать бесплатно

Ошибка № 3. Неверные или неполные данные о транспорте

Ситуация: в графе «Марка и госномер» указан только номер без марки. Или цифры в номере записаны с ошибками.

Последствия: невозможно идентифицировать, на чем именно везли груз, что вызовет сомнения у налоговой.

1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

Тестировать бесплатно

Решение: все данные о транспортном средстве должны быть указаны в соответствии с регистрационными документами.

Ошибка № 4. Только ТОРГ-12 при заказе перевозчика

Ситуация: продавец выписал ТОРГ-12, отдал товар водителю третьему юрлицу, но документы перевозки не оформил.

Последствия: у покупателя товар приходуется, но подтвердить факт получения транспортной услуги невозможно. Нельзя принять расходы на доставку (если их оплачивал покупатель).

Решение: любая передача груза третьему лицу-перевозчику требует оформления транспортной накладной ТН.

Ошибка № 5 (специфическая для алкоголя). Нет ТТН при перевозке этилового спирта

Ситуация: компания использует «связку УПД + ТН».

Последствия: это прямое нарушение закона №171-ФЗ. Штраф: до 15 000 руб. для должностного лица и конфискация груза (ст. 14.19 КоАП РФ).

Решение: для перевозки алкоголя обязательна товарно-транспортная накладная ТТН с заполненным товарным разделом.

Чтобы автоматически исключить человеческий фактор (неправильные госномера, отсутствие подписей, неверные даты) и всегда иметь актуальные бланки, удобно вести логистический документооборот в 1С в облаке.

Чем отличаются ТТН и ТН: особенности оформления

Особенности оформления ТТН

Товарно-транспортная накладная ТТН оформляется в четырех экземплярах:

• первый — для отправителя;
• второй — для получателя;
• третий — для перевозчика (прилагается к счету);
• четвертый — передается перевозчику для учета транспортной работы (используется для расчета зарплаты водителя).

Товарный раздел (лицевая сторона) — для бухгалтера

• Строка «Грузоотправитель». Укажите точное название юрлица, со склада которого отгружают товар. Если есть другой склад (например, на ответственном хранении), добавьте реквизиты этого склада.
• Строка «Плательщик». Укажите того, кто платит за товар. Обычно это покупатель.
• Таблица «Товар». Не следует писать обобщенно (канцтовары, стройматериалы). Указывайте только конкретные наименования, артикулы, количество, цены.

Распространенная ошибка: расхождение количества мест в таблице и в итоговой строке «Масса брутто». Данные должны сходиться с точностью до килограмма.

Подписи обязательно должны быть подписи в следующих строках:

• «Отпуск груза разрешил» (руководитель или доверенное лицо);
• «Главный бухгалтер»;
• «Отпуск груза произвел» (кладовщик).

Транспортный раздел (оборотная сторона) — для логиста и водителя

• «Сведения о грузе». Укажите вес груза, количество мест, вид упаковки. Обязательно добавьте способ определения веса (трафарет, взвешивание).
• «Пункт погрузки/разгрузки». Укажите точные адреса. Вместо «по городу Москва» напишите название улицы и номер дома.
• «Транспортное средство». Укажите марку, госномер (без ошибок!).
• «Расстояние перевозки». Укажите в километрах. Параметр влияет на расчет стоимости топлива и износа.
• «Водитель». Добавьте Ф. И. О., данные удостоверения. Кто указан в графе «Сдал водитель-экспедитор», тот и несет материальную ответственность в пути.

Особенности оформления ТН

Транспортная накладная ТН оформляется в трех экземплярах:

• первый — для отправителя;
• второй — для получателя;
• третий — для перевозчика.

Важно: если транспортная накладная ТН выполняет роль первичного бухгалтерского документа, то подписывается четвертый экземпляр для отправителя.

Раздел 2 для грузополучателя

• Проверка груза. Вес определяют тем же способом, что и при сдаче перевозчику. Проверку можно не делать, только если груз доставлен в исправном крытом кузове или контейнере с неповрежденными пломбами грузоотправителя.
• Подписи. Получатель груза ставит подпись с расшифровкой (и должность, если действует по доверенности). Рядом подписывается водитель, сдавший груз.

Раздел 3 для грузоотправителя

Следует указывать точное наименование груза и конкретные характеристики. Если груз перевозится в контейнере, то в накладной записывают идентификационный номер контейнера. Все данные груза перечисляют в сопроводительной ведомости.

• Способ определения массы. При взвешивании желательно составить акт и приложить его к накладной ТН.
• Объявленная ценность. Можно указать, но не выше реальной стоимости. Исключение: навалочные, насыпные, наливные, скоропортящиеся, опасные грузы и опломбированные отправителем — для них объявление ценности не допускается.

Важно: за искажение сведений о массе, габаритах, свойствах груза или пропуск особых отметок с грузоотправителя могут взыскать 20% провозной платы в пользу перевозчика.

Разделы для грузоперевозчика и водителя

• 6 — «Перевозчик». Заполняется отправителем или перевозчиком. Водителю следует проверить, правильно ли заполнены данные.
• 7 — «Транспортное средство». Для тяжеловозов, крупногабарита или опасного груза указывается номер, дата и срок действия спецразрешения.
• 8 — «Прием груза». Водитель сверяет груз, упаковку, тару с разделом 3. При расхождениях вносит оговорки и замечания. И только после этого подписывает накладную.
• 10 — «Выдача груза». Водитель заверяет своей подписью данные, которые внес грузополучатель. При необходимости вносит свои корректировки.

Внимание: с 2016 года заверять печатью бумажные накладные ТН и ТТН необязательно.

Выводы

1. Чтобы исключить претензии ФНС, при заказе стороннего перевозчика всегда оформляйте транспортную накладную ТН. Для учета товара используйте ТОРГ-12 или УПД.
2. Товарно-транспортная накладная ТТН — это специализированный инструмент. Обязателен только для алкоголя и спирта. Для перевозки остальных грузов оформляется по желанию владельца груза.
3. Основная ошибка — отсутствие ТН при наличии только ТТН. Это приводит к снятию транспортных расходов.
4. Перед отправкой груза проверьте:

• все ли подписи указаны в документах (включая водителя и получателя);
• соответствует ли госномер в накладной госномеру реальной машины;
• совпадают ли даты отгрузки с датами, указанными в счетах-фактурах.

Грамотный документооборот в логистике — это финансовая безопасность. Удаленный доступ к актуальным формам ТН и ТТН (без обновлений и серверов) обеспечивает 1С в облаке.