Переход на новый формат УПД, книги покупок и книги продаж (версии 5.03–5.07)

Новый формат книги покупок и книги продаж

С 01.07.2025 года ФНС России обновила форматы книги покупок и книги продаж. Сдача отчетности по НДС за 3 квартал предусматривает заполнение книги продаж формата 5.07 и книги покупок формата 5.06. ​Формат книги продаж был изменен с 01.01.2025 года в связи с введением новых ставок НДС 5% и 7%. В течение первого полугодия формат был доработан.

Изменения в книге продаж

В книгу продаж входят разделы:

• стоимость товаров, работ, услуг с НДС;
• стоимость товаров, работ, услуг без НДС;
• сумма НДС.

В новой версии книги продаж формата 5.07 в строке «Всего» добавлены:

• стоимость продаж товаров без НДС по ставкам 5% и 7% в графах 15а и 15б;
• сумма НДС по ставкам 5 и 7% в графах 18а и 18б.

В предыдущей версии в графе «Всего» итоговые суммы графах 15а, 15б, 18а, 18б отсутствовали. Графу 12 «Код валюты» можно не заполнять.

​ФНС России внесла аналогичные изменения в дополнительный лист к книге продаж. Они введены Приказом ФНС России от 03.02.2025 № ЕД-7-26/69@ и уже внедрены в программу 1С.

Изменения в книге покупок

В новом формате книги покупок 5.06 и дополнительном листе к ней налогоплательщик заметит одно изменение. Как и в книге продаж, заполнение графы 13 «Наименование и код валюты» стало необязательным. Другие изменения носят технический характер.

Изменения в УПД и счете-фактуре с 01.08.2025 года

Формат электронного УПД и счета-фактуры остается прежним — 5.03. Но ФНС в письме от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@ уточнила правила заполнения УПД:

• с 01.08.2025 года продавец не пишет в строке 5а «тот же», а дублирует наименование УПД, его дату и номер;
• известно, что при реализации услуг графу 3 «Количество» можно не заполнять. В новом формате УПД и счета-фактуры в этом случае также не заполняется графа 4 «Цена»;
• для прослеживаемых товаров заполнение кода страны и регистрационного номера декларации не является обязательным.

Также в формат 5.03 внесены технические изменения: расширены поля для заполнения банковских реквизитов и наименования региона. Поскольку налогоплательщик начиная с 3 квартала 2025 года представляет в ФНС книги покупок и продаж в новом формате, рекомендуем убедиться, что ваша программа 1С обновлена до актуального релиза.

Изменения в применении УПД с 01.01.2026 года

C 01.01.2026 года вступает в действие приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Он отменяет электронные формы актов о передаче работ, услуг и товарных накладных. Единственным документом, который используется в электронном документообороте с 01.01.2026 года, остается универсальный передаточный документ (УПД). Приказ не отменяет применение товарных накладных и актов на бумажных носителях, но в электронном виде передавать их будет нельзя.

ФНС России опубликовала на официальном сайте эту информацию 19 августа и рекомендовала налогоплательщикам заранее подготовиться к изменениям в составе электронных документов. Как перейти на электронные УПД:

• Известить поставщиков и клиентов об изменениях с 01.01.2026 года.
• Проверить договоры. Если используется электронный обмен актами и товарными накладными, заключить дополнительные соглашения об уточнении правил документооборота.

Бизнес, который работает с маркированным товаром, уже знает, что для ЭДО в системе маркировки необходимо применять УПД. С 01.01.2026 года эта обязанность распространяется на всех налогоплательщиков, которые используют ЭДО.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Электронный документооборот в 1С

Для работы с УПД и другими документами удобно использовать электронный документооборот. Например, с помощью сервиса 1С-ЭДО налогоплательщик обменивается с контрагентами документами непосредственно из программы 1С. Партнеры мгновенно получают уведомление о поступившем документе. После подписания обеими сторонами документ архивируется в программе.

Сервис помогает избежать ошибок, так как автоматически проверяет заполнение необходимых граф и строк в накладных, УПД, актах и счетах-фактурах. К партнеру не попадет накладная без даты, с некорректным ИНН или другими ошибками, которые относятся к разряду технических и возникают при ручном составлении документов. Что касается содержания, то программа только проверяет его наличие, а сам текст согласовывают стороны.

1С-ЭДО сокращает время при подготовке ответов на требования налогового органа о предоставлении первичных документов. Налогоплательщик не тратит время на их поиск и копирование, а делает выгрузку из программы 1С.

Сервис электронного документооборота предлагают и операторы ЭДО, и банки. Однако ЭДО некоторых банков совместим не со всеми конфигурациями 1С и требует дополнительной настройки для автоматизированного обмена документами. Например, необходима дополнительная выгрузка и загрузка документов из 1С или в 1С соответственно.

Сервис распознавания документов

Для уменьшения количества ошибок, ускорения загрузки документов в 1С, создания электронного архива бизнес может использовать такие сервисы, как 1С:РПД и Fasta. Распознавание первичной документации происходит автоматически.

1С:РПД уже встроен в 1С. Для использования Fasta нужно приобрести программу и установить ее на компьютер. Обратите внимание: 1С:РПД предназначен для небольших фирм. Бизнесу с большим документооборотом рекомендуем выбрать Fasta.

Сегодня бизнесу необходимо постоянно следить за развитием информационных технологий, обновлять программное обеспечение, соблюдать актуальные требования законодательства, использовать новые формы автоматизации для совершенствования рабочих процессов и минимизации ошибок. Соблюдение этих требований позволит снизить риски, сэкономить ресурсы и избежать штрафов.