Облачная 1С для предпринимателя: зачем она нужна, если есть бухгалтер?

Многие руководители и предприниматели считают 1С только программой для бухгалтерского учета и уверены, что для оптимизации бизнес-процессов 1С не нужна. Но они ошибаются. 1С – незаменимый помощник в управлении бизнесом и средство минимизации налоговых рисков.

Обязанность ведения бухгалтерского и налогового учета

В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерский учет обязаны вести все юридические лица. От ведения бухгалтерского учета освобождены:

• индивидуальные предприниматели;
• подразделения иностранных фирм, работающие в России;
• лица, занимающиеся частной практикой — нотариусы, адвокаты, арбитражные управляющие, оценщики, патентные поверенные, медиаторы.

Налоговый учет обязаны вести все: организации, предприниматели и лица, занимающиеся частной практикой. За ведение учета отвечают ИП или руководитель компании. Они поручают эту работу бухгалтеру, заключают договор со сторонней организацией или ведут учет лично. В случае возникновения налоговых доначислений платить придется владельцу бизнеса.

Можно вести учет вручную, например, помощью Excel, если компания маленькая. Но гораздо удобнее его автоматизировать и вести в программе. Некоторые ИП, применяющие патентную или упрощенную систему с объектом обложения «Доходы», думают, что могут не вести учет. Обязанность вести книгу учета доходов для ИП на ПСН предусмотрена п. 1 ст. 346.53 НК РФ, для ИП на УСН — статьей 346.24. Каждый владелец бизнеса решает, как организовать ведение учета.

Выбор программы учета

Первый вопрос – какую программу выбрать. Один из вариантов для предпринимателя – решения 1С. Программы 1С имеют различные конфигурации, адаптированные под конкретный бизнес и требования российского законодательства. Второй вопрос — какое решение выбрать: локальную или облачную 1С. Преимущества облачной 1С:

• Доступ к программе из любой точки мира. Пользователь может работать в 1С удаленно. Нужен только интернет.
• Низкая цена по сравнению с покупкой 1С. Бизнес не покупает, а арендует 1С в облаке. Он не тратит деньги на оплату обновлений программы. Эти мероприятия входят в арендную плату.
• Не требуются дополнительные траты. Не нужно покупать место на сервере — его предоставляет арендодатель.
• Бесплатная техническая поддержка. Например, 42Clouds предоставляет техническую поддержку 24/7.
• Более высокий уровень безопасности по сравнению с локальной версией. Программа, находящаяся в облаке, не пострадает, если в офисе произойдет сбой в работе IT-оборудования.
• В стоимость аренды входит резервное копирование и бесплатные консультации по работе с 1С.

Часто предприниматель или бухгалтер сомневается, стоит ли переходить на 1С в облаке. Самые популярные мифы, касающиеся 1С, опровергли в статье.

Нужно ли предпринимателю приобретать программу

Некоторые предприниматели экономят на учете. Они находят исполнителей, которые сами оплачивают ПО. Такой выбор имеет следующие недостатки:

• Бухгалтер или аутсорсинговая фирма используют стандартные конфигурации, подходящие для нескольких клиентов. Предпринимателю удобнее выбрать программу, которая учитывает специфику бизнеса, например, «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» для транспортных компаний, «1С:Розница» для предприятий розничной торговли.
• У предпринимателя нет доступа в программу 1С и он не может проверить, насколько добросовестно бухгалтер ведет учет.
• Владелец бизнеса не использует программу для управления компанией.
• Если предприниматель меняет бухгалтера, то необходимо перенести учетную базу на компьютер предпринимателя, что требует дополнительных вложений. Иногда бухгалтер, недовольный таким решением, может препятствовать переносу данных в другую программу.
• Бухгалтер — это тот же сотрудник. Он может серьезно заболеть, попасть в ДТП и пр. Иногда бухгалтер не может передать доступ в программу по причинам, которые от него не зависят. Предприниматель остается без учета. Встает проблема восстановления данных, что требует дополнительных средств и, возможно, доплаты налогов.
• Чтобы не зависеть от бухгалтера, предпринимателю лучше самому купить программу 1С. Это позволит сэкономить и в то же время снизить риски. 

Управление бизнесом в 1С

Многие конфигурации 1С предполагают не только ведение бухгалтерского и налогового учета, но и управление бизнесом. Приведем примеры.

«1С:Управление нашей фирмой»

Содержит блок CRM. В него входят планирование продаж, общение с клиентами, каналы сбыта, маркетинг, аналитика. Программа помогает управлять взаимодействием с покупателями, маркетинговыми акциями. Воронка продаж формируется автоматически. С ее помощью предприниматель анализирует эффективность работы. Программа подходит малому и среднему бизнесу.​

«1С:Комплексная автоматизация»

Содержит не только блок CRM, но и планирование и бюджетирование. Блок «Планирование» представлен более широко по сравнению с программой «1С:Управление нашей фирмой». В разделе предусмотрено планирование продаж, запасов, производства, сборки, закупок. Бюджетные отчеты автоматизированы. Программа подходит среднему и крупному бизнесу.

Блок CRM в этой конфигурации более функционален. программа предусматривает автоматический расчет бонусов, управление скидками и бонусными баллами, имеет сервисы ABC/XYZ-классификации клиентов и номенклатуры.

​«1С:ERP Управление предприятием»

Конфигурация содержит блоки планирования и бюджетирования, CRM, маркетинга. В ней наиболее подробно представлен блок «Управление производством», который позволяет автоматизировать рабочие и управленческие процессы. Более подробно функционал программы описан в статье.

​В программе 1С предприниматель может управлять проектами. О том, как это сделать, вы можете прочитать в статье. Не все предприниматели и руководители бизнеса знают о возможностях 1С. Поэтому они продолжают вести учетные процессы в файлах Excel. Набор файлов можно заменить одной программой. Подробнее о том, как выбрать подходящую конфигурацию, рассказали в статье.

Проблемы взаимоотношений бухгалтера и предпринимателя

Практика показывает, что отношения предпринимателя и бухгалтера не всегда складываются безоблачно. Бухгалтер иногда недоволен зарплатой, отношением руководства, задачами, которые необходимо выполнять.

В малом бизнесе бухгалтер часто бывает юристом, кадровиком и офис-менеджером. В крупном бизнесе эти задачи выполняют разные сотрудники. Например, кто-то ведет банковские операции, второй — основные средства, третий — учет расходов и т. д.

Перейдя работать в небольшую компанию, бухгалтер пытается перенести в него порядки, установленные в крупной организации. Возникают конфликты. Случается, что бухгалтер увольняется вместе с паролем доступа к 1С, и предприниматель не знает, как войти в программу и куда обращаться. Конечно, проблема решаема, но для этого нужно потратить время. Предприниматель, который систематически пользуется программой, не имеет такой проблемы.

В связи с развитием IT-технологий все чаще владельцы бизнеса ищут удаленного бухгалтера в регионах для экономии на зарплате. В этом случае выбор однозначен. Предприниматель выбирает облако. Бухгалтер из любого региона РФ без труда сможет пользоваться программой. Ему необходимы только наличие интернета и компьютера.

Электронный документооборот и архивирование

В процессе работы бизнес создает и получает от партнеров документы, которые служат основанием для бухгалтерских проводок. С течением времени возникает вопрос, где их хранить. Проблема документооборота встает особенно остро, если предприниматель пользуется услугами удаленной бухгалтерии. Решения 1С позволяют хранить договоры и первичные учетные документы. Программы 1С совместимы с системами ЭДО. Технически возможна автоматическая загрузка и выгрузка документов.

Взаимодействие с налоговыми органами

Через программу можно наладить взаимодействие с налоговой инспекцией: отправлять отчеты, получать требования, отвечать на них. Своевременный обмен информацией убережет предпринимателя от штрафов, позволит оперативно реагировать на требования, давать необходимые пояснения налоговикам и снизить риск выездной налоговой проверки и налоговых доначислений.

Заключение

• Предприниматель подбирает конфигурацию под задачи своего бизнеса и применяет ее для управления производством, продажами, закупками. С помощью решений 1С удобно формировать налоговую и бухгалтерскую отчетность.
• 1С дает возможность взаимодействовать с налоговыми органами, подключить электронный документооборот, в том числе при работе с маркированными товарами. Использование программы позволяет автоматизировать управление бизнесом и снизить налоговые риски.
• Если предприниматель хочет минимизировать IT-затраты, для него важна мобильность, то рекомендуем выбрать облачную 1С. Программа дешевле в обслуживании и более надежна для сохранения учетных данных.
• Если же предприниматель имеет проблемы с интернетом, лучше подойдет локальная 1С.