Как подтверждать расходы на авиаперелеты сотрудников в командировке: документы и требования налоговой

Подтверждение авиаперелета

Чтобы документально подтвердить расходы на авиаперелеты, сотруднику нужны:

• маршрут-квитанция;
• посадочный талон,
• документ об оплате авиаперелета.

Раньше граждане покупали авиабилеты в авиакассах, но сейчас почти всегда билеты приобретаются онлайн. Электронный билет пассажиру не выдается, однако эта запись есть в электронной базе авиакомпании.

Маршрут-квитанция

После оплаты авиапассажир получает на электронную почту маршрут-квитанцию, которая содержит все данные о перелете. Сотрудник распечатывает ее и прилагает к авансовому отчету.

Посадочный талон

Чтобы попасть на рейс, пассажир проходит регистрацию и получает посадочный талон. Существуют разные способы получения посадочного талона:

• в бумажном виде при регистрации на рейс в аэропорту:
• в виде штрихкода или электронного талона при самостоятельной регистрации через интернет.

Командированный сотрудник предъявляет в бухгалтерию посадочный талон. На бумажном талоне обычно стоит штамп. При использовании электронного посадочного талона сотрудник может распечатать его в личном кабинете. При завершении полета электронный посадочный талон получает статус «Использовано». Сотрудник прилагает к авансовому отчету талон с этим статусом.

При утере посадочного талона восстановить его невозможно. Но пассажир может обратиться в авиакомпанию и получить справку о подтверждении факта перевозки. Справка платная, ее стоимость работодатель не компенсирует, так как утеря посадочного талона произошла по вине сотрудника.

Оплата авиабилета

Если сотрудник покупает билеты самостоятельно, он предоставляет выписку с банковского счета и чек при наличии. Зарубежные авиакомпании, не подпадающие под действие российского законодательства, чеков не выдают. Что касается российских авиакомпаний, то применение ККТ не является обязательным, так как согласно Приказу Минтранса РФ от 8 ноября 2006 г. N 134, маршрут-квитанция — это бланк строгой отчетности.

Минфин России в письмах от 19.11.2024 № 03-03-06/1/1150040,  от 14.10.2024 № 03-03-05/99394, от 27.09.2024 № 03-03-07/93538 подчеркивает, что кассовый чек не входит в число документов, обязательных для подтверждения авиаперелета.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Сервисные сборы, багажные квитанции, страховки

Авиакомпания или агентство по продаже авиабилетов часто включают в стоимость сервисный сбор, страхование пассажира, доплату за багаж.  Сборы, страховки и доплаты могут оформляться отдельными документами. Рассмотрим правила их оплаты.

Сервисный сбор и страховка компенсируются работодателем. Багаж оплачивается при условии экономической обоснованности, например, сотрудник везет оборудование, необходимое для работы в командировке. Если же командированное лицо приобрело в месте командировки подарки родственникам, то сотрудник оплачивает багаж самостоятельно. Чтобы избежать споров, рекомендуем прописать условия оплаты дополнительного багажа в локальном нормативном акте. Организация может ввести в практику обязанность сотрудника приложить к авансовому отчету служебную записку, в которой:

• указан состав багажа;
• обоснована необходимость его перевозки.

Все документы прилагаются к авансовому отчету, на основании которого работодатель компенсирует стоимость авиаперелета. Как упростить работу с авансовым отчетом, мы рассказали в статье.

Как возместить расходы на авиаперелеты при отсутствии документов

Правительства некоторых регионов или местные администрации принимают постановления, предусматривающие возмещение расходов на авиаперелет без предъявления сотрудником авиабилетов. Постановления касаются госслужащих и устанавливают круг сотрудников, для которых предусматриваются такие правила. На коммерческие организации подобные нормы не распространяются.

Вылет сотрудника в отпуск по окончании командировки

Встречаются ситуации, когда сотрудник после окончания командировки вылетает не к месту работы, а в отпуск. В этом случае работодатель может учесть стоимость авиабилета от места командировки до места проведения отпуска в составе расходов.

Сотрудник самостоятельно оплачивает дорогу от места проведения отпуска до места работы. Такой авиаперелет не входит в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения (письма Минфина России от 12.02.2020 № 03-03-07/9448, от 16.06.2017 № 03-03-06/1/37573, от 17.01.2017 № 03-04-06/1546). Если же работодатель компенсирует сотруднику стоимость билета по возвращении до места работы, то сотрудник получает доход в виде материальной выгоды, которая облагается НДФЛ.

Возвращение из командировки позже даты ее окончания

Рассмотрим пример. Сотрудник едет в командировку, которая заканчивается в пятницу. Сотрудник просит сдвинуть сроки вылета, чтобы улететь не в пятницу, а в воскресенье.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

В этом случае работодатель оплачивает билет и учитывает его в составе расходов, подлежащих налогообложению. Сотрудник имеет право провести выходные дни в месте командировки. Он самостоятельно оплачивает проживание в гостинице в выходные дни. Суточные за выходные дни сотруднику не выплачиваются.

Если сотрудник остается в месте командировки на длительный срок, например, проводит там отпуск, то стоимость проезда до места работы квалифицируется как материальная выгода сотрудника и облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545).

Отзыв сотрудника из отпуска

При возникновении производственной необходимости работодатель может отозвать сотрудника из отпуска и направить его в командировку. В этом случае оплата авиабилета из места отдыха является экономически оправданной. Вылет к месту командировки стоит дешевле, чем авиаперелет в тот же пункт с пересадкой по месту нахождения работы. Расходы на авиабилет принимаются в целях налогообложения, материальная выгода не возникает.

Вычет НДС

Авиакомпания не выставляет счетов-фактур к билетам командированных сотрудников. Бухгалтер принимает НДС к вычету по билетам, в которых НДС выделяется отдельной строкой.

Авиабилеты при международных авиаперелетах

В случае зарубежной командировки может возникнуть ситуация, когда сотрудник получает документы на авиаперелет на иностранном языке. Тогда при сдаче авансового отчета в бухгалтерию к билету прилагается перевод на русский язык. Нотариальное заверение перевода не требуется. Организация может прибегнуть к услугам переводчика либо перевести документ самостоятельно. Перевод необходим в той части, которая требуется для бухгалтерского и налогового учета. Если билет содержит дополнительную информацию, например, описание требований к перевозке багажа, переводить эту часть билета не нужно (письмо ФНС России 17.10.2013 N ЕД-4-3/18593@).

Стоимость авиабилетов в валюте

По общему правилу пересчет валюты в рубли производится по курсу на дату утверждения авансового отчета. Но обычно сотрудник приобретает билет в валюте по курсу банка. В зависимости от правил банка сотрудник либо предоставляет справку об операции, в которой сумма прописана в рублях, либо справку о покупке валюты с указанием курса обмена. Разница между курсом ЦБ РФ и курсом банка на дату приобретения билета компенсируется работодателем (письмо Минфина России от 16 апреля 2021 г. № 03-03-07/28695).

Компенсация стоимости авиабилета при его частичном использовании

Рассмотрим ситуацию, в которой сотрудник приобрел единый билет туда и обратно, но воспользовался им только в одну сторону. Выделить стоимость проезда в одну сторону невозможно. Организация принимает к учету полную стоимость авиабилета, если сотрудник не вылетел обратно по уважительной причине, подтвержденной документально.

Если же сотрудник не воспользовался обратным билетом по своей вине, например, опоздал на рейс, то учесть такой билет в составе расходов для целей налогообложения не получится, так как экономическая обоснованность расхода отсутствует. Поскольку стоимость билета в один конец выделить невозможно, существует риск, что налоговые органы квалифицируют стоимость всего билета как материальную выгоду сотрудника, подлежащую обложением НДФЛ.

Хранение документов

Авансовые отчеты  сотрудников являются первичными учетными документами, их необходимо хранить в течение 5 лет после года сдачи отчета. Подробнее о правилах хранения документов мы рассказали здесь. 

Решения 1С позволяют сохранять  в программе не только информацию о документах, приложенных к авансовому отчету, но и их копии, что минимизирует риск утери документов.

Заключение

Грамотное документальное подтверждение командировочных расходов на перелет поможет:

• сотруднику — полностью возместить командировочные расходы;
• организации — корректно учесть расходы на авиаперелеты и минимизировать налоговые риски.