Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами: образец заполнения и правила оформления

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, подписанный двумя сторонами, которые сверили расчеты друг с другом за определенный период. В нем отражаются все операции между контрагентами: поставки, оплаты, претензии, возвраты. В акте указывается итоговое сальдо, показывающее сумму долга одной из сторон или, наоборот, отсутствие долга.

Акт сверки подтверждает, что хозяйственные операции у обеих сторон отражены одинаково. У документа нет унифицированной формы. Чаще всего пользователи формируют акт сверки в программе «1С:Бухгалтерия». Акт сверки взаиморасчетов используется:

• при инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности;
• для подтверждения правильности отражения дебиторской и кредиторской задолженности в балансе в период аудиторской проверки;
• в суде при требовании уплаты долга контрагентом;
• при определении срока исковой давности.

Период, за который проводится сверка, определяется сторонами. Ограничений по установлению периода для проведения сверки нет.

Влияние акта сверки на расчет срока исковой давности

Важно понимать, как акт сверки влияет на расчет срока исковой давности. По общему правилу этот срок составляет три года. Начало отсчета ведется от срока исполнения обязательств. Но при подписании акта сверки трехлетний срок начинает идти заново.

Пример

ООО «Альфа» отгрузило товары ИП Иванову 20.04.2023 года. По договору ИП Иванов должен оплатить поставку в течение 7 календарных дней, т. е. в срок с 21.04.2023 по 27.04.2023 года. Однако оплата не была произведена. Срок исковой давности для обращения в суд отсчитывается с 28.04.2023 года и истек 27.04.2026 года.

Стороны подписали акт сверки 15.05.2026 года, ИП Иванов признал долг. Срок исковой давности возобновился. ООО «Альфа» может обратиться в суд за взысканием долга в период с 16.05.2026 по 15.05.2029 года.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Как сделать акт сверки в 1С

Самый удобный и быстрый способ — использовать решения 1С. Акт сверки расчетов с контрагентами заполняется автоматически. Местонахождение акта в программе может немного отличаться (это зависит от конфигурации), но документ всегда расположен в группе расчетов или документов. В конфигурации «1С:Бухгалтерия» акт сверки расчетов находится в меню «Продажи» и «Покупки».

Нажмите на кнопку «Заполнить», чтобы сформировать акт сверки. Образец документа представлен на скриншоте ниже.

Используйте сервис «Инструменты бухгалтера», чтобы автоматически формировать несколько актов сверки. Подробнее о решении мы рассказали здесь.

Обязательные реквизиты акта сверки 

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, имеющий юридическую значимость, содержит обязательные реквизиты:

• наименование и ИНН сторон, которые проводят сверку;
• Ф. И. О. лиц, которые подписывают акт;
• сведения о полномочиях подписанта;
• период сверки;
• детализация операций;
• итоговое сальдо.

Часто подписантом акта сверки является главный бухгалтер, но при этом доверенность у него отсутствует. Судебная практика свидетельствует о том, что суды принимают такие акты к рассмотрению как корректно оформленные, поскольку взаиморасчеты с контрагентами входят в должностные обязанности главбуха.

Автоматизация взаиморасчетов с контрагентами

Если к 1С подключен электронный документооборот, нажмите на кнопку ЭДО и отправьте акт сверки контрагенту. При первой отправке программа автоматически проверит оборудование на компьютере и предложит установить недостающее программное обеспечение.

После завершения настройки программа отправит контрагенту акт сверки. 

Автоматическая сверка взаиморасчетов с контрагентами («1С:Сверка 2.0»)

В версии 8.5 разработчик предусмотрел возможность автоматической сверки взаиморасчетов. Расхождения часто возникают из-за того, что:

• покупатель не получил закрывающие документы;
• продавец внес изменения в документ, ранее отправленный покупателю.

После того как контрагент подключается к сервису «1С:Сверка 2.0», обе стороны получают информацию, какие документы у них отсутствуют, и могут проанализировать причины. Например, покупатель мог некорректно ввести документ, ошибиться в номере, дате, сумме. Стороны могут быстро устранить расхождения.

Позиции по каждому контрагенту подсвечиваются красным, желтым или зеленым цветом. Пояснения по выбору цвета находятся справа.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Цвета включаются автоматически. Программа выбирает их в зависимости от количества расхождений в учете. Чтобы подключить сервис, перейдите в меню «Администрирование» раздел «1С:Сверка 2.0».

Если вы работаете с несколькими организациями или ИП, то каждого контрагента необходимо подключить отдельно.

Монитор сверки с контрагентами

Пользователь 1С может использовать монитор сверки с контрагентами, расположенный в разделе «Расчеты с контрагентами» в меню «Покупки» и «Продажи». Монитор предназначен для автоматического учета работы бухгалтера с актами сверки. Работа с актами сверки делится на 7 категорий:

• не выполнялась;
• запрошена;
• получен ответ;
• не завершена;
• есть расхождения;
• готово к подписанию акта сверки;
• подписан акт сверки.

Каждый статус имеет свой значок или подсвечивается определенным цветом. Пользователь сразу видит, какой статус работы с конкретным контрагентом. 

Программа автоматически определяет документы, в которых есть расхождения. Остается запросить или направить контрагенту эти документы. Таким образом, процесс сверки с контрагентами существенно упрощается, а участники документооборота экономят время.

Иногда бухгалтеры обмениваются актами сверки в рабочем порядке, не получая подписей двух сторон. Такой формат работы допустим для поиска расхождений, но юридическое значение акт имеет только после подписания обеими сторонами.

Распознавание документов

Количество ошибок при вводе документов можно уменьшить, если использовать функцию «Распознавание документов» или сервис Fasta. Функция «Распознавание документов» находится в разделе «Сервис» на вкладке «Покупки».

Бухгалтер загружает документ, и программа соотносит информацию в программе 1С и данные, указанные в документе. В течение тестового периода программа может бесплатно распознать 250 страниц текста.

Если данные отличаются, программа формирует список ошибок, которые надо исправить. Сервис успешно распознает артикулы, имеющиеся в программе. Если же бухгалтер загружает документ с новыми артикулами, то потребуется создать соответствующую номенклатуру.

Сервисы 1С распознают:

• счета;
• товарные накладные;
• УПД и УКД;
• счета-фактуры;
• кассовые чеки;
• другие документы.

Тестовый период поможет бухгалтеру определить, насколько удобен сервис, изучить особенности работы. На основе приобретенного опыта пользователь решит, насколько ему подходит данная функция.

Чтобы упростить и ускорить работу с документами для отправки контрагентам, используйте сервис «Выгрузка УПД в XML». Подробнее о сервисе рассказали в статье.

Итоги

Акт сверки — важный документ, помогающий управлять дебиторской и кредиторской задолженностью. Регулярная сверка с партнерами по бизнесу и правильное оформление результатов способствуют снижению рисков неплатежей. Программы 1С упрощают процесс сверки взаиморасчетов, уменьшают риск судебных разбирательств, помогают решить спорные моменты в рамках текущих рабочих процессов.