Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года для участников грузоперевозок меняются правила оформления перевозочных и экспедиторских документов. Большая часть документов перейдет в электронный формат, а для их передачи будет использоваться государственная информационная система электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Изменения затронут грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Поэтому подготовиться к переходу нужно не только транспортным компаниям, но и бизнесу, который регулярно отправляет или получает товары.

Что такое ЭПД и зачем они нужны

Электронные перевозочные документы или ЭПД — цифровые документы, которые используются вместо бумажных при организации и выполнении грузоперевозки.

Главный документ — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Она содержит сведения о грузоотправителе, перевозчике и грузополучателе, маршруте, транспортном средстве, грузе и условиях перевозки.

Переход на электронный формат должен упростить документооборот. Участникам не придется передавать друг другу бумажные экземпляры накладных, ждать возврата подписанных документов и хранить бумажный архив. Участники будут обмениваться документами в электронном виде и подписывать их электронной подписью.

Что это значит для бизнеса:

• документы доступны всем участникам перевозки;
• сведения передаются между сторонами без пересылки бумажных оригиналов;
• электронный документ сложнее потерять или подделать;
• закрывающие документы можно получить быстрее;
• данные о перевозке систематизируются и хранятся в электронном архиве;
• контролирующие органы получают доступ к необходимой информации в цифровом формате.

Какие документы переходят в электронный формат

ЭТрН — не единственный документ, который используется в системе ЭПД. В зависимости от вида перевозки и роли компании электронными могут быть:

Электронный документ формируется из отдельных частей — титулов. Каждый участник заполняет и подписывает свою часть документа. После этого сведения объединяются в единый комплект электронных перевозочных документов.

При этом порядок перехода зависит от конкретного документа. Например, электронная транспортная накладная уже имеет утвержденный формат, а отдельные виды ЭПД могут вводиться и дорабатываться по мере развития системы.

Кто должен работать с ЭПД

Переход на ЭПД касается основных участников коммерческой перевозки. Использовать ЭПД должны:

• грузоотправители — компании или ИП, которые передают груз перевозчику;
• перевозчики — компании или ИП, непосредственно осуществляющие доставку;
• грузополучатели — организации или ИП, которые принимают груз;
• экспедиторы — компании или ИП, организующие перевозку и связанные с ней услуги.

При этом одна компания может одновременно выступать в нескольких ролях. Например, экспедитор организует перевозку, а в некоторых случаях является перевозчиком.

Для грузополучателя электронный формат особенно важен: при приемке он должен подписать соответствующую часть ЭТрН. Пока обязательные действия участников не выполнены, электронный документооборот по перевозке не завершен.

Есть ли исключения

Не все перевозки будут оформляться только в электронном виде. Законодательство предусматривает ситуации, когда экспедиторские документы можно оформить на бумаге. В частности, исключения предусмотрены для государственных и оборонных перевозок, специальных и воинских грузов, а также для отдельных ситуаций, связанных с чрезвычайными или специальными правовыми режимами.

Бумажный формат также может применяться, если электронный документ невозможно сформировать из-за обстоятельств непреодолимой силы. Отдельные исключения предусмотрены для услуг, оказываемых физическим лицам для личных нужд и иностранным лицам.

Поэтому перед переходом важно определить не только типичные, но и нестандартные сценарии перевозок компании.

Как будет работать обмен ЭПД

Электронные перевозочные документы передаются через аккредитованного оператора информационной системы ЭПД. Оператор обеспечивает обмен документами между участниками и их передачу в ГИС ЭПД.

Упрощенно схема выглядит так:

1. Грузоотправитель создает ЭТрН и указывает сведения о грузе, сторонах перевозки, автомобиле, водителе, маршруте и условиях доставки.
2. Он подписывает свою часть документа электронной подписью.
3. Перевозчик получает документ через оператора, принимает груз и подписывает свою часть.
4. Грузополучатель принимает груз, проверяет его и подписывает соответствующий титул. Если есть расхождения или замечания, они фиксируются в системе.
5. После выполнения необходимых действий перевозчик завершает оформление документа.
6. Когда все обязательные части документа подписаны, документооборот по перевозке считается завершенным.

Таким образом, бумажная схема с несколькими экземплярами накладной и последующей пересылкой оригиналов заменяется последовательным электронным обменом.

Что такое ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, в которой объединяются сведения об электронных перевозках. При этом участники работают с системой не напрямую, а через операторов информационной системы ЭПД. Компания выбирает подходящего аккредитованного оператора и заключает с ним договор.

Подключиться к сервису можно разными способами, например, через веб-интерфейс, специализированный модуль для учетной системы или интеграцию по API. Конкретный набор вариантов зависит от выбранного оператора.

Для компании, которая уже использует учетную систему, при выборе решения особенно важно проверить возможность интеграции. Это позволит не переносить данные об отправителях, получателях, товарах и перевозках вручную из одной системы в другую.

Как устроена электронная транспортная накладная

ЭТрН состоит из отдельных титулов, которые заполняют и подписывают разные участники перевозки. Такой принцип позволяет каждому участнику отвечать именно за свою часть документа. При изменении отдельных обстоятельств перевозки могут использоваться дополнительные титулы. Например, если меняется стоимость, грузополучатель, адрес доставки, водитель или транспортное средство.

Для подписания документов сотрудниками, действующими от имени организации, может использоваться машиночитаемая доверенность (МЧД). Она позволяет подтвердить полномочия представителя в электронном документообороте без оформления бумажной доверенности.

QR-код электронного документа

Для электронных перевозочных документов предусмотрен QR-код. Его формирует система после выполнения необходимых условий. Он содержит идентификатор документа.

Сотрудники контролирующих органов используют QR-код при проверке перевозки. Поэтому водителю важно обеспечить доступ к необходимой электронной документации во время рейса, например, предоставить телефон или планшет с доступом к интернету.

Что нужно сделать бизнесу до 1 сентября

Переход на ЭПД — это не только подключение к новому сервису. Если в компании перевозки оформляют несколько подразделений, складов и сотрудников, необходимо заранее перестроить весь процесс. Разберем пошагово, что нужно сделать бизнесу до 1 сентября 2026 года, чтобы выполнить переход на ЭПД.

1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

Тестировать бесплатно

1. Изучить текущие процессы

Сначала составьте список всех сценариев перевозок:

• доставка товаров клиентам;
• перемещение между складами;
• отправка продукции в филиалы;
• перевозки собственным транспортом;
• работа со сторонними перевозчиками;
• доставка с привлечением экспедиторов.

Для каждого сценария определите, кто является грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором и грузополучателем. Отдельно проверьте, какие документы сейчас используются и кто отвечает за их оформление.

2. Определить ответственных

Назначьте сотрудников, которые будут отвечать за создание, проверку и подписание ЭПД.

В процесс могут быть вовлечены менеджеры, кладовщики, бухгалтеры, логисты и водители. Для каждого сотрудника заранее определите его роль и действия при оформлении перевозки.

3. Выбрать оператора ЭПД

Выберите аккредитованного оператора информационной системы ЭПД и заключите договор. Учитывайте не только стоимость сервиса, но и его интеграционные возможности. Если компания работает в 1С, удобнее использовать решение, которое позволяет обмениваться ЭПД непосредственно из учетной системы, например, 1С-ЭПД.

4. Подготовить электронные подписи

Проверьте, какие сотрудники будут подписывать документы от имени компании. Заранее оформите необходимые электронные подписи и машиночитаемые доверенности для сотрудников, которые действуют не как руководители организации.

5. Подготовить технику

Убедитесь, что все участники процесса могут работать с электронными документами. Особое внимание стоит уделить водителям и сотрудникам складов. Им понадобятся смартфоны или планшеты с доступом к интернету и настроенным сервисом ЭПД.

6. Обновить внутренние процессы

Зафиксируйте новый порядок работы в локальных документах компании. Также стоит заранее согласовать с контрагентами правила электронного обмена. В договорах с перевозчиками, экспедиторами и клиентами желательно определить порядок оформления и подписания ЭПД, сроки выполнения действий, а также алгоритм работы при ошибках и технических сбоях.

7. Провести тестовые перевозки

Не стоит впервые проверять новую схему 1 сентября на реальной срочной поставке. Выберите несколько простых перевозок и протестируйте весь процесс вместе с контрагентами: создание ЭТрН, подписание титулов, передачу документа через оператора, отображение сведений в ГИС ЭПД и загрузку данных в учетную систему.

После успешного тестирования можно переводить на новый порядок остальные перевозки.

1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

Тестировать бесплатно

Что будет, если продолжить работать с бумажными документами

Переход на ЭПД не означает, что с 1 сентября за любую бумажную накладную автоматически последует максимальный штраф. Ответственность зависит от конкретного нарушения и вида перевозки.

Кроме того, действует переходный период: до 1 марта 2027 года. Для ряда нарушений, связанных с отсутствием ЭТрН, предусмотрено смягчение ответственности.

При этом действующие требования к перевозочным документам никуда не исчезают. За их отсутствие или передачу недостоверных сведений могут применяться нормы КоАП РФ.

Штрафы и ответственность

С 1 сентября 2026 года действуют санкции за работу без ЭПД. Пока применяются нормы КоАП РФ об отсутствии перевозочных документов.

Для экспедиторов

Штрафы за работу без вступления в реестр ГИС ЭПД (ст. 11.14.3 КоАП):

• Гражданам и ИП — 3000−5000 руб. при первом нарушении, 5000−10 000 руб. при повторном.
• Юрлицам — 100 000−300 000 руб. при первом нарушении, от 500 000 до 1 млн руб. при повторном.

Штраф за непредставление сведений о свойствах груза:

• Гражданам — 3000−5000 руб.
• Должностным лицам — 20 000−30 000 руб.
• ИП — 30 000−50 000 руб.
• Юрлицам — 50 000−100 000 руб.

Для перевозчиков

Штрафы за перевозку без транспортной накладной (ст. 12.3 КоАП):

• Гражданам — 500 руб.
• Должностным лицам — 1500 руб.

Штраф за сообщение недостоверных данных о свойствах груза (ст. 12.21.1 КоАП:

• Физлицам — 2250−3000 руб.
• Должностным лицам — 22 500−30 000 руб.

Что изменится для бизнеса на практике

Главное изменение: перевозочная документация перестанет быть набором бумажных экземпляров, которые последовательно переходят от одного участника к другому.

Теперь каждый участник будет выполнять свою часть работы в единой цифровой цепочке. Грузоотправитель создает и подписывает документ, перевозчик принимает его и продолжает оформление, грузополучатель подтверждает приемку.

Для бизнеса это означает, что необходимо изменить не только документооборот, но и связанные процессы: работу складов, логистики, бухгалтерии и водителей. При этом чем больше перевозок проводит компания, тем важнее автоматизация. Если документы создаются вручную в разных системах, возрастает риск ошибок и расхождений. Интеграция ЭПД с учетной системой позволяет использовать уже имеющиеся данные и сократить количество ручных операций.

Главное

С 1 сентября 2026 года электронный документооборот становится обязательной частью работы большинства участников коммерческих грузоперевозок.

Чтобы подготовиться к изменениям, бизнесу необходимо:

• определить все сценарии перевозок и роли участников;
• выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД;
• подготовить электронные подписи и МЧД;
• обеспечить сотрудников необходимыми устройствами и доступом к сервису;
• настроить обмен ЭПД с учетной системой;
• обновить внутренние регламенты и договоры с контрагентами;
• обучить сотрудников;
• провести тестовые перевозки до начала обязательного перехода.

Чем раньше компания проверит весь процесс на практике, тем меньше вероятность, что переход на ЭПД приведет к сбоям в поставках, задержкам с оформлением документов и дополнительной нагрузке на сотрудников.