Ошибки при массовых платежах: как их избежать и сэкономить 4 часа в неделю

Одна опечатка — и платеж ушел не туда

Когда у вас несколько поступлений от одного контрагента, нужно сделать выбор:

1. создать отдельное платежное поручение на каждое поступление;
2. объединить их в одно — на общую сумму.

В первом случае платежки плодятся, банк может затормозить обработку, да и следить за кучей документов неудобно. Во втором — все это нужно посчитать вручную, правильно заполнить назначение платежа, ничего не перепутать. Но бухгалтеры часто совершают ошибки при массовых платежах.

Обычно бухгалтер делает так: открывает каждое поступление, копирует реквизиты, создает платежку, проверяет суммы. А если решает объединить, сидит с калькулятором, складывает, прописывает расшифровку вручную.

Представьте: пятница, конец дня. Вы торопитесь домой, копируете реквизиты, нажимаете «Отправить». А в понедельник выясняется, что деньги ушли не тому контрагенту. Одна цифра в ИНН — и вот уже разбирательства, возвраты, испорченные отношения с клиентом. Знакомая ситуация?

Наша клиентка столкнулась именно с такой проблемой. У Ольги, бухгалтера в оптовой компании, каждую неделю уходило около 4 часов на создание платежных поручений (и на расчеты, если платежи нужно было объединить). Причем 2–3 раза в месяц случались ошибки: перепутанные суммы, не тот договор, не тот контрагент. Каждая ошибка — это минимум час на исправление плюс нервы.

Проблема: рутина, в которой легко ошибиться

Ольга работает с десятками поступлений в день. Каждое поступление — это отдельное платежное поручение. Процесс выглядит так:

1. Открыть поступление (акт, накладную).
2. Скопировать реквизиты контрагента.
3. Создать новое платежное поручение.
4. Вставить реквизиты, проверить сумму, дату, договор.
5. Отправить.

На один документ уходит 2–3 минуты. На 20 поступлений — час. На 100 — 5 часов.

А если поступлений от одного контрагента несколько? Тогда их можно объединить в одно платежное поручение. Но вручную считать суммы, проверять договоры, писать расшифровку в назначении платежа — это еще плюс час-два.

«Самое обидное, когда я ошиблась в назначении платежа. Клиент оплатил не тот счет, начались разбирательства. Мне пришлось объяснять, извиняться, переделывать документы».

Ольга

бухгалтер в оптовой компании

Решение: массовое создание платежных поручений

Ольга нашла обработку, которая позволяет создавать платежки сразу для нескольких контрагентов и не совершать ошибки при массовых платежах. Теперь она:

1. Выбирает несколько поступлений в списке.

2. Нажимает одну из двух кнопок:

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

• «На каждое поступление» — для каждого документа создается отдельное платежное поручение.
• «Общее для контрагентов» — все поступления от одного контрагента объединяются в одно платежное поручение с общей суммой.

3. Система сама подтягивает реквизиты, суммы, договоры.

4. В назначении платежа автоматически появляется расшифровка по каждому поступлению с номерами документов.

Результат: вместо 5 часов на решение задачи нужно 15-20 минут. Ошибки при массовых платежах перестали быть проблемой — сервис автоматически подтягивает все нужные данные из системы.

Сколько времени можно сэкономить

Если вы работаете с платежными поручениями регулярно, посчитайте сами:

А если учитывать время на исправление ошибок (требуется от 30 минут до часа, чтобы исправить одну ошибку), экономия становится еще заметнее.

Что еще можно автоматизировать

В Маркет42 есть решения не только с платежными поручениями. Похожий принцип можно применить для:

• массового создания актов сверки;
• массовой рассылки счетов и УПД.

Если какая-то задача повторяется чаще 5 раз в день, скорее всего, ее можно автоматизировать.

Итог

Ольга перестала тратить время на ручное создание платежек и исправление ошибок. Вместо того чтобы открывать каждое поступление по отдельности, она теперь выбирает нужные документы в списке и нажимает одну кнопку. Система сама подтягивает реквизиты, суммы и договоры, а если нужно объединить платежи от одного контрагента, делает и это.

Если у вас похожая задача, необязательно искать готовое решение вслепую. Напишите в Маркет42: опишите, что нужно автоматизировать, и мы подберем подходящий сервис или подскажем, как можно решить задачу проще.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно