Где штрихкод: как перестать искать товары в разных окнах 1С

Представьте: вы оформляете УПД, все позиции на месте, суммы сходятся, и тут кладовщик пишет: «А у товара в третьей строке какой штрихкод? Не могу найти на складе». И начинается: сворачиваете документ, открываете справочник номенклатуры, ищете нужную позицию, копируете штрихкод, возвращаетесь в УПД. И так по каждой строке, где возник вопрос.

У оптовой компании «Ясный День» (продажа канцелярских товаров и офисных принадлежностей) такая ситуация повторялась настолько часто, что бухгалтерия в шутку называла это «квестом по поиску штрихкода». Разберем подробно, из чего складывалась эта рутина и что в ней изменилось.

Почему это вообще стало проблемой

Табличная часть УПД по умолчанию не содержит колонку со штрихкодом товара. Это логично: документ в первую очередь про номенклатуру, количество, цену и сумму, а не про технические реквизиты для склада. Но на практике штрихкод регулярно нужен прямо в моменте оформления отгрузки, причем сразу по нескольким причинам.

Похожие товары на складе

В ассортименте компании «Ясный День» много позиций, которые визуально почти не отличаются друг от друга: одинаковые упаковки бумаги разной плотности, ручки одного бренда разных серий, папки одного цвета, но разного формата. Кладовщику проще всего отличить их именно по штрихкоду, а не по названию, которое может быть длинным и не всегда однозначно читаться на упаковке.

Проверка перед отгрузкой

Прежде чем товар физически уедет клиенту, нужно свериться, что штрихкод на упаковке совпадает с тем, что указан в системе для этой позиции номенклатуры. Расхождение здесь означает пересорт, а его проще предотвратить на этапе оформления, чем потом разбираться с возвратом.

Уточнения от менеджеров

Менеджеры по продажам, которые ведут переписку с клиентом, тоже периодически обращаются к бухгалтеру с вопросом по конкретной позиции в УПД. Штрихкод им нужен не реже, чем название или артикул.

Каждый такой случай означал переключение между окнами: открыть УПД, свернуть его, открыть карточку номенклатуры, найти нужную позицию, посмотреть штрихкод, закрыть карточку, вернуться в документ. При пяти позициях в документе это терпимо. При нескольких десятках, а в компании «Ясный День» УПД часто формировались на 30-40 строк из-за широкого ассортимента заказов, это уже ощутимая трата времени на каждый документ.

1C: Управление торговлей

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Как выглядела работа раньше, по шагам

Шаг 1. Формирование УПД

Бухгалтер собирает документ по отгрузке: позиции, количество, цены подтягиваются из заказа автоматически. На этом этапе штрихкодов в табличной части нет, они и не нужны для самого факта формирования документа.

Шаг 2. Возникает вопрос по конкретному товару

Чаще всего это происходит уже в процессе: пишет кладовщик, уточняет менеджер или сам бухгалтер решает свериться перед печатью, особенно если в документе есть похожие позиции.

Шаг 3. Переход в справочник номенклатуры

УПД сворачивается или остается открытым в фоновом режиме, отдельно открывается справочник «Номенклатура». Дальше необходимо найти нужную позицию по названию. Если справочник большой, это сделать не всегда просто, особенно когда название длинное или есть несколько похожих вариантов.

1C: Управление торговлей

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Шаг 4. Копирование штрихкода

Найденный штрихкод переписывается вручную или копируется, после чего передается тому, кто задавал вопрос, обычно через мессенджер или устно, если кладовщик рядом.

Шаг 5. Возврат к документу

Бухгалтер возвращается в УПД, чтобы продолжить оформление или перейти к следующей позиции, по которой может возникнуть тот же самый вопрос.

Если вопросов по штрихкодам в одном документе возникало несколько, а при 30-40 строках это происходило регулярно, весь этот цикл повторялся заново для каждой позиции. За рабочий день с активной отгрузкой набегало заметное количество таких переключений, а вместе с ними потерянное время и раздражение от однотипных действий, которые не требуют никакого интеллектуального усилия, только терпения.

Что изменилось

В компании «Ясный День» бухгалтер подключила сервис, который добавляет колонку «Штрихкод» прямо в табличную часть УПД для 1С:БП. Разберем, как процесс выглядит теперь, по тем же этапам.

Шаг 1. Формирование УПД

Документ собирается точно так же, как и раньше, но теперь табличная часть сразу содержит колонку со штрихкодом каждой позиции, подтянутую из карточки номенклатуры автоматически.

Шаг 2. Вопрос по товару

Если кладовщик или менеджер уточняет что-то по конкретной позиции, ответ уже перед глазами, прямо в документе. Не нужно объяснять, что «сейчас посмотрю» или куда-то переключаться.

Шаг 3. Визуальная сверка перед печатью

Перед тем как отправить документ на печать или клиенту, можно быстро пробежаться взглядом по всей табличной части и сверить штрихкоды сразу по всем позициям, а не открывать карточку по каждой номенклатуре отдельно. Особенно удобно, когда в документе есть похожие товары, которые легко перепутать по названию.

Шаг 4. Работа с кладовщиком напрямую по документу

Если нужно, можно просто переслать сам документ или показать его на экране, штрихкод там уже есть, дополнительных пояснений не требуется.

Что получилось по факту

• Штрихкод видно сразу в документе, без перехода в справочник номенклатуры и обратно.
• Оформление УПД с большим количеством позиций стало заметно быстрее, особенно в моменты, когда нужна сверка по складу или уточнение от менеджера.
• Меньше отвлечений и переключений между окнами в течение рабочего дня, а значит, меньше моментов, когда бухгалтер сбивается и забывает, на чем остановился при оформлении документа.
• Ниже риск случайно перепутать товар при большом количестве похожих позиций в одном документе, потому что сверка происходит визуально и сразу, а не через отдельный поиск.

Что в итоге

Иногда самое полезное изменение — не масштабная автоматизация, а маленькая деталь, которая просто оказывается там, где она нужна в момент работы. Штрихкод, добавленный прямо в табличную часть УПД, не меняет сам процесс оформления документа, но убирает лишний десяток кликов и переключений там, где раньше они были привычной, но совершенно ненужной частью рутины. Если в вашей компании бухгалтерия тоже регулярно ищет штрихкод «в соседнем окне» при оформлении отгрузок, вероятно, стоит один раз убрать этот лишний шаг, а не повторять его каждый день.