Ctrl+C, Ctrl+V и слезы: как переносили номенклатуру в 1С раньше и как это сделать сейчас за 2 минуты

Есть особый вид рабочей медитации, знакомый каждому бухгалтеру: открыть Excel-файл на 50 строк, открыть рядом документ в 1С и начать переносить одно в другое. Товар за товаром, строка за строкой, час за часом. Кто-то называет это работой, кто-то испытанием на прочность нервной системы. В компании «Гарант Опт», которая занимается оптовой продажей хозяйственных товаров, это называли просто: «опять Excel пришел».

Почему Excel и 1С не разговаривают друг с другом напрямую

Казалось бы, XXI век, все данные цифровые, бери и переноси. Но 1С не умеет магическим образом угадывать, что колонка B в чужом файле это количество, а колонка D — цена, а не, например, номер строки или дата поставки. Каждую позицию нужно найти в справочнике номенклатуры вручную, и вот тут начинается квест.

• Квест первый: как назвать товар. В своем файле поставщик пишет «Порошок Ариэль 3кг автомат», в 1С товар заведен как «Стиральный порошок Ariel Automat, 3 кг». Совпадение видно не с первого взгляда, а зачастую и не со второго.
• Квест второй: что вообще искать. Иногда в файле только артикул, иногда только штрихкод, иногда просто название без единого опознавательного знака, кроме здравого смысла бухгалтера, который уже пятый год работает с этим поставщиком и примерно понимает, о чем речь.
• Квест третий: не ошибиться. Когда строк много, а внимание уже не то, что в девять утра, легко перепутать похожие позиции. Особенно если в ассортименте есть три вида одного и того же порошка, которые отличаются только объемом упаковки.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Как это выглядело раньше

Шаг 1. Файл приходит

Обычно на почту, иногда в мессенджер, иногда с подписью «срочно, отгрузка сегодня». Открываем, смотрим на 40 строк товаров и понимаем, что до обеда мы теперь заняты.

Шаг 2. Открываем нужный документ в 1С

Поступление — это если мы что-то закупаем. Реализация, если продаем. Или счет на оплату, если пока только выставляем клиенту предложение. Документ пустой, его необходимо заполнить: добавить номенклатуру в 1С.

Шаг 3. Переносим данные

Смотрим на первую строку Excel, ищем товар в 1С по названию (или что там есть), находим, вставляем в документ, указываем количество. Переходим ко второй строке. Потом к третьей. К десятой. К тридцатой. В какой-то момент строки начинают сливаться перед глазами, и это тревожный знак, что пора сделать паузу и выпить кофе.

Шаг 4. Финальная сверка

Когда документ наконец заполнен, нужно еще раз пройтись по нему и сверить данные с исходным файлом: не потерялась ли позиция, не задвоилась ли случайно строка, не перепутано ли количество у похожих товаров. Спойлер: иногда все-таки что-то находится, и нужно возвращаться на пару шагов назад.

Если файл объемный (на несколько сотен позиций), весь этот процесс легко «съедал» большую часть рабочего часа. А если таких файлов в день приходило два-три, бухгалтерия «Гарант Опт» могла смело записывать себе отдельную профессию в резюме: «оператор ручного переноса данных».

Как теперь

В компании подключили сервис для загрузки данных из Excel в документы ПТУ, РТУ и Счета на оплату для 1С:БП. И квест с поиском товаров по нескольким подсказкам сразу перестал быть квестом.

Шаг 1. Файл приходит как обычно

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Ничего не меняется на этом этапе, разве что теперь его получение больше не вызывает тяжелый внутренний вздох.

Шаг 2. Открываем документ в 1С и выбираем Excel-файл

Прямо из документа, поступления, реализации или счета на оплату, указываем исходный файл. Никакого предварительного «причесывания» таблицы под особый шаблон не требуется.

Шаг 3. Указываем, где что искать

Всего-то нужно отметить, в какой колонке товар, а в какой количество. Дальше сервис сам разбирается, что делать с остальным.

Шаг 4. Поиск номенклатуры происходит автоматически

Сервис ищет соответствие по артикулу, в зависимости от того, что есть в файле. То есть тот самый квест «а как назвать товар, чтобы 1С его узнала» теперь решается не бухгалтером вручную, а системой за секунды.

Шаг 5. Данные сами оказываются в документе

Товары и количество переносятся в табличную часть автоматически. Остается только посмотреть на результат, а не выстраивать его строка за строкой.

Шаг 6. Финальная проверка

Она никуда не делась, но теперь это быстрый взгляд на готовый документ, а не полноценная вторая работа поверх первой.

Что получилось по факту

• Перенос данных из файла на несколько десятков позиций стал занимать секунды вместо целого часа.
• Не нужно вручную искать каждый товар по названию, артикулу или штрихкоду. Система сама это делает.
• Меньше шансов перепутать похожие позиции, потому что сопоставление происходит автоматически, а не «на глаз» после сорокового ряда таблицы.
• У бухгалтерии «Гарант Опт» освободилось время на задачи, которые действительно нельзя решить без участия сотрудника.

Что в итоге

Самая утомительная часть работы с документами на основе Excel-файлов — не сам факт переноса данных, а бесконечный ручной поиск товаров и риск ошибиться где-то в середине длинного списка. Если в вашей компании бухгалтерия тоже периодически устраивает себе такой квест на скорость, возможно, самое время автоматизировать эту часть работы, а свою внимательность направить на что-то более интересное, чем сверка тридцатой строки в Excel.