500 сотрудников — 500 сообщений: как мы автоматизировали рассылку расчетных листов в MAX

Каждый месяц одна и та же картина: бухгалтерия формирует расчетные листы, а потом начинается самое утомительное — их рассылка. Открыть файл, найти сотрудника в контактах, отправить. Потом следующего. Потом еще одного.

Если в компании 20 человек — это еще терпимо. Если 200 или 500 — минимум один рабочий день нужно потратить только на отправку расчетных листов.

Именно в такой ситуации оказалась организация, о которой пойдет речь. Ольга — бухгалтер по зарплате в компании с 500 сотрудниками. Каждый месяц после начисления зарплаты она формировала расчетные листы и отправляла их сотрудникам. Сначала самым активным, кто напоминал. Потом остальным.

Процесс был такой: открываю расчетный лист, сохраняю, ищу сотрудника в мессенджере, отправляю. На одного человека уходила минута-две. На 500 сотрудников — это больше 10 часов чистой работы. И так каждый месяц».

Ольга 

бухгалтер

Конечно, ошибки случались: можно было перепутать файлы (отправить лист одного сотрудника другому) или пропустить кого-то из списка. Исправить такие ошибки было сложно: приходилось пересылать документы, объяснять ситуацию, тратить дополнительное время.

Сотрудники просили отправлять расчетные листы именно в мессенджер. MAX (ранее другие мессенджеры) удобнее: его проверяют чаще, чем почту, файлы открываются быстрее, не попадают в спам. Но делать это вручную для каждого сотрудника, значит, потерять день, а то и два.

Ольга пробовала групповые рассылки. Но они не подходили: каждый сотрудник должен получить свой лист, а не общий файл. Нужно было решение, которое отправляет персональные документы массово.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Ольга написала менеджеру Маркет42 и спросила, есть ли подходящий сервис. Менеджер задал уточняющие вопросы по задаче: сколько сотрудников, какой мессенджер используется, как часто происходит рассылка. После этого он порекомендовал обработку для массовой отправки расчетных листов в MAX. Документы приходят персонально каждому сотруднику прямо из 1С.

После установки сервиса рабочие процессы изменились. Ольга формирует расчетные листы в 1С, нажимает кнопку «Отправить в MAX», выбирает сотрудников — и сервис делает все сам. Каждый получает свой документ, никто не остается забытым.

«Сотрудники теперь получают листы в день начисления, а не через два дня. Вопросов «когда будут расчетные?» стало в разы меньше. Да и я сама выдохнула: не нужно сидеть и отправлять по одному сообщению».

Ольга

бухгалтер

Время на рассылку сократилось с нескольких дней до 15 минут. Ошибки с неправильным адресатом или забытым вложением ушли в прошлое. Сотрудники получают документы быстро и в удобном формате — там, где они их точно увидят.

Ольга нашла решение, которое сэкономило ей часы работы. Если у вас похожая ситуация, вы знаете, где искать ответ. А если сомневаетесь, менеджеры Маркет42 всегда помогут выбрать и подключить сервисы 1С для решения ваших задач.