Возможности 1С: 5 функций, о которых забывают бухгалтеры

Большинство бухгалтеров используют функционал решений 1С всего на 30%. А между тем встроенные инструменты упрощают работу и избавляют вас от рутины. Перечислили пять способов оптимизации, которые помогут быстрее создавать документы и формировать отчеты.

История изменений документов и версионирование в 1С

Представьте ситуацию: главбух просит разобраться с данными в файле. Но неделю назад кто-то изменил итоговую сумму. Виновник не признается, а вы ведете расследование вместо того, чтобы выполнять свои задачи. 

Этого можно избежать: в решениях 1С есть история изменений. Благодаря версионированию вы получите полную историю всех манипуляций с документом. По умолчанию она отключена, поэтому большинство бухгалтеров о ней даже не знают. 

Чтобы активировать эту функцию, перейдите в раздел Администрирование, выберите пункт Общие настройки. Установите флажок рядом с пунктом Хранить историю изменений и перейдите по ссылке Настроить.

Выберите документы, по которым вы хотите хранить историю изменений и укажите срок хранения версий.

Как это работает

Каждый раз, когда сотрудник что-то меняет, 1С сохраняет историю изменений. Можно не просто посмотреть историю, а узнать, что было раньше и что стало сейчас. Поэтому сразу получится исправить ошибку.

Практический совет по 1С: включите версионирование для документов, которые критичны для бухгалтерии — акты, счета-фактуры, начисления зарплаты. Это займет 5 минут.

Чем полезна функция

История изменений  часто спасает в ситуациях, когда нужно срочно восстановить верное состояние документа без его пересоздания.

История изменений позволяет:

• контролировать действия сотрудников — вы видите дату, время, автора и само изменение;
• экономить время при поиске ошибок;
• восстановить нужную версию документа;
• автоматизировать работу в 1С в части аудита и контроля качества.

Вместо паники и поиска виноватого используйте возможности 1С, чтобы  быстро выявить ошибки и исправить их. 

Интеграция 1С с внешними сервисами через API

Если вы каждый день выгружаете данные из 1С в Excel по несколько раз, то попробуйте использовать интеграцию по API. Функция автоматизирует обмен данными с внешними системами. Это один из самых мощных лайфхаков 1С для тех, кто хочет ускорить выполнение задач.

Как это работает

API позволяет настроить автоматический двусторонний обмен между 1С и другими программами. Система сама отправляет информацию по расписанию или в реальном времени.

• Синхронизация платежей с банком. Выписка загружается автоматически, программа распознает и проводит платежи без вашего участия.
• Обновление остатков на сайте. Когда вы меняете количество номенклатуры в 1С, сайт обновляется сам, а клиент видит, сколько нужных ему товаров действительно есть в наличии.
• Интеграция с CRM. Новые контрагенты попадают в систему, менеджеры видят их тарифы и условия.
• Отчеты и автоматизация. Система отправляет документы клиентам по email или в личный кабинет.
• Загрузка курсов валют и справочников. Все необходимые данные вы можете загрузить в программу всего в пару кликов.

Практические советы по 1С

Большинство конфигураций 1С уже содержат готовые механизмы для интеграции. Вам не нужно писать код, достаточно просто включить определенные функции.

Первый шаг: проверьте наличие сервиса интеграции. Зайдите в раздел Администрирование — Интеграция. Если там пусто, значит, нужно подключить его на уровне сервера — обычно это делает администратор.

Второй шаг: определите партнера интеграции. Например, если вы работаете с маркетплейсом Wildberries, в Маркет42 есть готовый сервис SynchroWB — Интеграция 1С с Api Wildberries для УНФ и Розница. Он уже содержит все необходимые настройки — просто установите его в свою базу 1С. 

Третий шаг: настройте расписание. Укажите, когда система должна проверять обновления: каждый час, раз в день, в реальном времени. Для Wildberries рекомендуем обновлять остатки каждые 30-60 минут — это оптимальный баланс между актуальностью данных и нагрузкой на систему. 

Четвертый шаг: логирование и контроль. Программа ведет журнал всех операций по интеграции. Если что-то пошло не так, вы увидите ошибку. Например, если неверно заданы параметры или сервис недоступен.

1C: Управление нашей фирмой

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Автоматическая проверка контрагентов

Когда бухгалтер добавляет нового контрагента в 1С вручную, он обычно не проверяет его через сторонние сервисы. Нередки случаи, когда через месяц выясняется, что этот контрагент — фирма-однодневка или компания на грани банкротства, и оформить вычет по НДС нельзя.

В решениях 1С есть встроенный сервис для работы с контрагентами, который проверяет компании по ЕГРЮЛ и другим базам. 

Как это работает

Когда вы вводите ИНН нового контрагента, сервис за несколько секунд:

• заполняет все реквизиты компании;
• проверяет статус в ЕГРЮЛ;
• анализирует финансовое состояние;
• проверяет наличие судебных дел;
• выдает рейтинг надежности — от «зеленого» до «красного».

Включите автозаполнение при создании контрагента. При вводе ИНН 1С сама заполнит все поля, а вы просто проверяете и сохраняете. Это экономит время и исключает опечатки.

Какие еще возможности предоставляет 1С:

• Создайте правило блокировки. Установите ограничение в программе, что счета с контрагентами красного и оранжевого уровня не могут быть проведены без согласования с главбухом. Это предотвратит сотрудничество с  подозрительными партнерами из-за невнимательности сотрудников.
• Проверяйте контрагентов перед крупными сделками. Даже если контрагент уже в базе. Например, перед оплатой счета на сумму больше 500 000 руб. запросите свежую проверку, потому что статус компании может измениться за несколько месяцев.
• Ведите историю проверок. В 1С сохраняется дата и результат каждой проверки. Если потом возникнут претензии от ФНС, у вас есть доказательство, что вы проверили контрагента на момент сделки.

Функции «1С:Бухгалтерия»  в части проверки контрагентов защищают вас от трех основных проблем: переплаты налогов, судебных споров и репутационных потерь. Один случай, когда ФНС снимает НДС к вычету, обходится в десятки тысяч рублей штрафов и пени. Сервис стоит копейки по сравнению с этими рисками. 

Регламентные задания и отчеты в 1С

Регламентные задания — это механизм, который автоматически выполняет регулярные задачи по расписанию без участия пользователя. Система сама запускает необходимые процессы в фоновом режиме. Это освобождает сотрудника от выполнения рутинных операций, снижает влияние человеческого фактора.​

Как это работает

Вы указываете, какое действие выполнять и как часто — раз в день, неделю или месяц. Программа запускает задание в указанное время, даже если пользователь не работает в системе.​

Примеры регламентных заданий:

• перепроведение документов — восстановление корректной последовательности операций при работе нескольких пользователей; 
• выгрузка данных — передача информации на сайты, в другие системы или на устройства по установленному графику;
• начисление амортизации, распределение затрат и расчет себестоимости —  упростят закрытие месяца.

В современных версиях 1С можно настроить автоматическое закрытие месяца по расписанию. Это особенно важно в отчетные периоды, когда нужно ежедневно получать актуальный финансовый результат или восстанавливать последовательность проведения из-за новых документов.​ Для контроля корректного выполнения регламентных заданий рекомендуем использовать сервис Проверки регламентных заданий в заданном периоде. Он поможет убедиться, что все операции  были выполнены без ошибок.

Результат автоматизации: бухгалтерия тратит меньше времени на рутину, руководство получает достоверные данные для управления, а компания избегает штрафов за ошибки в отчетности.

Групповое редактирование реквизитов

Частая ситуация: контрагент поменял банковский счет, и вам нужно обновить реквизиты во всех его счетах, договорах и накладных. Если делать это вручную, то придется потратиться слишком много времени. Групповое редактирование поможет изменить реквизиты везде одновременно.

Как это работает

Выделите документы в списке, например, все счета одного поставщика. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Изменить выделенные. Укажите реквизит и новое значение, а система применит изменение ко всем выбранным файлам.

Функция требует прав доступа на корректировку данных. Уточните свои права у администратора. Если вы попытаетесь изменять защищенные реквизиты, 1С оповестит об этом и предотвратит случайные ошибки.

Если функция недоступна через контекстное меню, то ее можно настроить. Для этого перейдите в раздел Администрирование, выберите пункт Обслуживание. В подразделе Корректировка данных перейдите по ссылке Групповое изменение реквизитов.

Здесь вы можете выбрать, какие именно реквизиты вы хотите изменить и в каких документах.

Групповое редактирование полезно, когда вы работаете с большими партиями документов и нужно менять один реквизит. Вы экономите время, ошибок становится меньше, так как нет ручного ввода. Это решение отлично справляется с типовыми операциями: смена склада, банка, статуса. 

Итог: от рутины к стратегии

Вы можете ускорить свою работу, при этом не требуется увеличивать количество сотрудников или покупать новые программы. Все уже есть в 1С, нужно только включить. Начните с одной опции и постепенно расширяйте функционал решений 1С. Уже через месяц вы заметите, что рабочий день стал короче, ошибок меньше, а времени на анализ больше.