Топ-5 инструментов для автоматизации учета и документооборота

Автоматизация бухгалтерии: загрузка первичных документов в 1С

Бухгалтер ежедневно работает с первичными документами. Обрабатывать и загружать такие документы в 1С помогает сервис Фаста / Fasta. Чтобы перенести в систему учета бумажные документы, достаточно их «оцифровать»: отсканировать или сфотографировать и отправить в 1С. Фаста / Fasta распознает файл и сформирует документ в 1С. 

Обработанную «первичку» нужно только провести. Сервис распознает разные документы: счета-фактуры, ТОРГ-12, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ, счета на оплату, паспорта РФ и другие. Для работы с Фаста / Fasta подходит абсолютно любой сканер — как потоковый, так и планшетный. 

На ввод одной страницы пользователи Фаста / Fasta тратят до 30 секунд, без дублей и ошибок. Без программы по обработке «первички» электронный документооборот в 2026 году представить себе сложно.

Выгрузка данных о выручке из системы ОФД

Обработку «Интеграция с ОФД» используют торговые компании, если их контрольно-кассовая техника подключена к оператору фискальных данных, но не подключена к 1С. Расширение совместимо с конфигурацией «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Сервис импортирует в систему учета данные о выручке за смену с детализацией по проданным товарам.

Обычно бухгалтер выгружает данные с сайта ОФД вручную и затем переносит их в систему 1С. При этом возникает риск ошибок. На проверку данных бухгалтер тратит дополнительное время. Приходные кассовые ордера специалист формирует вручную. В итоге на импорт данных о выручке из системы ОФД бухгалтер тратит от 30 до 60 минут в день.

Расширение «Интеграция с ОФД» загружает в 1С:БП 3.0 сведения о выручке за смену автоматически, с детализацией по проданной номенклатуре. Сервис самостоятельно создает отчет о продаже по общей номенклатуре или по каждой позиции, а также автоматически формирует приходные кассовые ордера и документы об оплате платежными картами.

Использование обработки «Интеграция с ОФД» помогает компаниям вести учет продаж без ошибок. Сведения, которые налоговая инспекция получает от оператора фискальных данных и от организации-продавца, не отличаются друг от друга.

Благодаря отчетам о продажах, которые обработка формирует по данным ОФД, организации эффективнее управляют запасами товаров. При автоматическом импорте данных о выручке бухгалтер экономит до 30 минут в день.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Автозаполнение объектов в 1С

Сервис «Заполнение объектов нейросетью (БП 3)» автоматически вставляет данные в строковые реквизиты документов и справочников. К заполнению объектов 1С расширение привлекает нейросеть ГигаЧат. 

Подключенный ИИ помогает специалисту выполнять рутинные задачи. Например, самостоятельно заполняет назначение платежей, комментарии и основания ПКО, а также номенклатуру. Специалисту нужно лишь один раз настроить правила заполнения для каждой строки.

Фактические данные для ввода ИИ берет из содержания документов или справочников. Возможно как единичное, так и массовое заполнение объектов.

Автоматическое создание актов сверок и отчетов по отрицательным остаткам

Эти и ряд других задач решает обработка «Инструменты бухгалтера». Расширение совместимо с конфигурацией «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Инструменты, входящие в расширение, самостоятельно создают или изменяют бухгалтерские документы, организуют обмен данными с внешним ПО, анализируют полноту документооборота на предприятии, формируют полезные отчеты.

Например, расширение автоматически создает акты сверок сразу по нескольким контрагентам за произвольный период времени. Бухгалтер выбирает группу контрагентов, отмечает нужные организации или выбирает всех сразу. Система создает акты сверки по всем выделенным компаниям. Время, которое требуется для формирования документов, зависит от числа контрагентов. Затем для обмена актами сверок компании используют сервисы для документооборота.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Еще одна обработка из этого набора составляет отчеты по недостающим документам. Данные можно сформировать по любой компании за нужный период. В отчете бухгалтер увидит документы, которых не хватает для корректного учета. Например:

• авансы, перечисленные поставщикам и незакрытые отгрузками;
• задолженность компании перед поставщиками;
• авансы от покупателей, по которым организация не совершала отгрузки;
• долги покупателей;
• документы о поступлении и реализации товаров и услуг с НДС, по которым нет счетов-фактур.

Также пользователь увидит документы, сформированные с ошибками. Например, бухгалтерские программы покажут накладные без НДС по договорам с НДС. К перечню отсутствующих документов добавлены суммы по взаиморасчетам с контрагентами.

С помощью «Инструментов бухгалтера» можно также формировать отчеты по отрицательным остаткам товаров на складе. Такие данные расширение предоставляет с детализацией по дням. Информацию можно получить по нужному счету и организации. После формирования отчета бухгалтеру станет ясно, когда возникли расхождения при учете товаров и какие документы требуют исправления.

Например, на скриншоте ниже видно: у ИП Абрамова после реализации по накладной от 17.07.2020 года на основном складе возникли отрицательные остатки «Венских» вафель с шоколадом в количестве -50 000 штук. Возможно, в документе на поставку этих вафель есть ошибки в дате или количестве товара.

Отчет по отрицательным остаткам бухгалтер сможет распечатать, сохранить на Google Диске или отправить по электронной почте.

Дополнительные возможности расширения «Инструменты бухгалтера»:

• массовое изменение нумерации и времени создания документов;
• оптимизация обмена данными с внешними источниками в формате XML;
• упрощение загрузки данных из табличных документов;
• поиск и замена дублирующих элементов справочника 1С;
• сверка выручки в декларациях по налогу на прибыль и по НДС.

Детализация расходов при УСН

Сервис для анализа расходов используют предприниматели на УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы». Обработка совместима с конфигурацией «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Сервис находит траты, которые не принимает налоговая инспекция.

Обработка формирует отчеты по следующим видам расходов: номенклатура (себестоимость), услуги, основные средства, зарплата, налоги и т. д. Сервис называет причину, по которой налоговая не примет расходы по найденному им документу, подсказывает способ решения проблемы.

Например, документ о поступлении товаров нельзя отразить в расходах, если поставка еще не оплачена и товары не реализованы. Вероятнее всего, этот документ можно будет признать расходом в следующем налоговом периоде. 

Заключение

Программы для бухгалтеров помогают исправлять ошибки при подаче деклараций в налоговую, избегать доначисления сборов и штрафов со стороны государства. Дополнительные инструменты для автоматизации учета и документооборота расширяют возможности стандартных конфигураций 1С. Обработки упрощают работу в программе, автоматизируют загрузку первичных документов, оптимизируют обмен данными с внешним ПО, используют искусственный интеллект для выполнения рутинных заданий, формируют полезные отчеты.