Суммированный учет рабочего времени в 1С: как не сойти с ума при расчете зарплаты

1. Что такое суммированный учет рабочего времени?

Суммированный учет рабочего времени представляет собой особый режим учета отработанного времени сотрудника, при котором установленная норма рабочих часов рассчитывается не ежедневно или еженедельно, а за определенный период (учетный период).

Метод позволяет учитывать специфику трудовых процессов, при которой невозможно соблюдать ежедневную норму продолжительности рабочего времени. Рабочий график строится таким образом, чтобы общая сумма фактически отработанных сотрудником часов за установленный учетный период соответствовала норме рабочего времени согласно производственному календарю.

1.1. Кто использует суммированный учет рабочего времени?

Организации используют суммированный учет в тех случаях, когда обычный дневной или недельный учет становится неэффективным или невозможным вследствие особенностей производства или оказания услуг. Среди наиболее распространенных сфер деятельности, применяющих суммированный учет, выделяют:

• транспортировка грузов и пассажиров (водители, пилоты, машинисты поездов, помощники машинистов);
• строительство (водители, работники строительных бригад);
• охрана объектов и безопасность (охранники, сторожа, работники пожарных служб);
• работа медицинских учреждений (дежурные врачи и медсестры, водители);
• производство (работники заводов, фабрик, строительных компаний);
• сферы ЖКХ и энергетики (электромонтеры, диспетчеры, сантехники, водители);
• организации культуры и досуга (актеры театров, музыканты концертных коллективов);
• гостиничная сфера и ресторанный бизнес (повара, официанты, администраторы);
• торговля (продавцы круглосуточных торговых точек, сотрудники складских комплексов).

Введение суммированного учета обусловлено необходимостью соблюдения производственной дисциплины, поддержания нужного уровня производительности и качества предоставляемых услуг вне стандартных рамок пятидневной рабочей недели.

1.2. Особенности суммированного учета при вахтовом методе работы

Работодатель вправе самостоятельно принимать решение об установлении вахтового метода работ в организации исходя из целесообразности и эффективности этого метода. Давайте вместе разберемся, почему важно правильно организовать работу с такими сотрудниками и как нововведения в программе 1С:ЗУП 3.1 упрощают процесс расчетов.

Вахтовый метод работы – это особая форма ведения трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда невозможно обеспечить их ежедневное возвращение к месту постоянного проживания (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). Работа вахтовым методом применяется в том случае, когда место работы значительно удалено от места постоянного проживания работника или места нахождения работодателя. Вахтовый метод вводится работодателем в целях:

1. сокращения сроков строительства, ремонта или реконструкции объектов производственного, социального и иного назначения в необжитых, отдаленных районах или районах с особыми природными условиями;
2. осуществления иной производственной деятельности (ч. 2 ст. 297 ТК РФ).

Работать вахтовым методом могут любые сотрудники за исключением (ст. 298 ТК РФ):

• работников, не достигших 18 лет;
• беременных женщин;
• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
• работников, имеющих противопоказания к работе вахтовым методом.

Порядок применения вахтового метода утверждается самим работодателем с учетом мнения профсоюза (ч. 4 ст. 297 ТК РФ). Для этого нужно разработать и утвердить локальный нормативный акт, устанавливающий такой порядок, например, Положение о вахтовом методе работы.

2. Виды суммированного учета рабочего времени

Существует три основных вида суммированного учета.

2.1. По месячному циклу

Учетный период равен одному месяцу. Сотруднику устанавливается фиксированная норма рабочих часов на каждый месяц, исходя из среднего количества рабочих дней и установленной длительности рабочего дня. Этот вариант удобен, когда количество смен и график заранее определены.

2.2. По квартальному циклу

Согласно статье 104 Трудового кодекса РФ учетный период не может превышать 1 год. Учетный период составляет 3 месяца, если в организации есть сотрудники, у которых рабочие места связаны с вредными и опасными условиями труда.

По итогам учетного периода необходимо проанализировать в отдельной таблице фактически отработанное рабочее время согласно табелям и планируемое время работы согласно графикам. Учет ведется поквартально, а общее количество отработанных часов сравнивается с нормой, рассчитанной за три месяца. Это подходит организациям с плавающим графиком работы, где трудно обеспечить равномерную нагрузку внутри каждого отдельного месяца.

2.3. Годовой цикл

Этот способ применяется редко и больше характерен для организаций с длительной непрерывностью производственного процесса. Учет ведется за год, а общее количество отработанных часов сравнивается с годовой нормой по производственному календарю.

Согласно статье 300 Трудового кодекса РФ, при вахтовом методе работы устанавливается суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или иной более длительный период, но не более чем за один год. Учетный период охватывает:

1. все рабочее время;
2. время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно;
3. время отдыха, приходящееся на данный календарный отрезок времени.

Работодатель обязан вести учет рабочего времени и времени отдыха каждого работника, работающего вахтовым методом, по месяцам и за весь учетный период.

3. Оплата труда при суммированном учете рабочего времени

Оплата труда сотрудников при суммированном учете осуществляется следующим образом. Работник получает заработную плату за месяц, исходя из фактически отработанных часов и установленной нормы времени по утвержденному графику работы.

Работник получает оплату за работу в ночное время и праздничные дни в повышенном размере, согласно трудовому законодательству. Расчет нормы рабочего времени в утвержденных графиках работы производится на основании производственного календаря с учетом праздничных и выходных дней, утвержденных Правительством РФ.

Если работник перевыполнил свою норму часов за учетный период, переработанные часы оплачиваются дополнительно, чаще всего как сверхурочные работы (не менее полуторной ставки оплаты за первые два часа переработки и двойной ставки за последующие часы). Важно помнить, что при подсчете переработок учитываются лишь те часы, которые превышают общую норму за весь учетный период, а не отдельно по каждому дню или неделе. Недоработанные часы компенсируются работодателем. Подробнее о расчете среднего заработка мы рассказали в этой статье.

4. Оформление суммированного учета рабочего времени в программе 1С:ЗУП

Рассмотрим порядок оформления суммированного учета рабочего времени в бухгалтерской программе «1С:Зарплата и управление персоналом» или 1С:ЗУП на примере версии 8.3.

4.1. Настройка программы

Перед началом использования системы необходимо настроить соответствующие элементы конфигурации: в меню «Настройка» нужно выбрать «Расчет зарплаты».

Затем перейти к пункту «Настройка состава начислений и удержаний», на вкладке «Почасовая оплата» проставить флаг рядом с пунктами «Применение почасовой оплаты», «Сверхурочная работа», «Переработки при суммированном учете времени».

4.2.1. Формирование графика работы

Графики работы лучше создавать заранее, так как именно они будут основой начисления зарплаты. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• в меню «Настройка» нужно выбрать «Графики работы сотрудников»;
• создать новый график либо скорректировать существующий, выбрав нужную организацию и подразделение;
• «Год, за который отображается график работы», указать 2025 год;
• «Изменить свойства графика», выбрать способ заполнения графика «По циклам произвольной длины»;
• «Изменить свойства графика», выбрать «Суммированный учет рабочего времени», при подсчете переработок определят норму «по производственному календарю»;
• указать дни начала и окончания учета, рабочую смену и ее длительность;
• проверить правильность расписания перед сохранением.

В программе можно сформировать графики сразу на длительный срок, если известно расписание работы на будущее. При приеме на работу выбирать определенный график из сформированных ранее в программе 1С:ЗУП и утвержденных руководителем организации.

Графики работы персонала необходимо формировать в 1С:ЗУП на год, а затем в сохраненном графике переходить на следующий год и выбрать команду «Заполнить». Таким образом график автоматически заполнится по заранее заданным свойствам на 2026 год, например.

Сменная работа — работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. При сменной работе каждая группа работников должна выполнять задачи в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

4.2.2. Автоматизация формирования графиков

• Традиционно расчет зарплаты при суммированном учете проводился вручную либо с использованием таблиц Excel.
• Однако практика показывает, что такой метод имеет ряд недостатков:

— высокая вероятность ошибок из-за большого объема вычислений;

— сложность контроля переработок и компенсаций сотрудникам;

— длительное время обработки данных, особенно в крупных компаниях.

Именно поэтому многие специалисты обращаются к специализированному программному обеспечению, такому как 1С:ЗУП, которое позволяет автоматизировать процессы расчета зарплаты. Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие. В графиках работники подтверждают, что они ознакомлены с документом, согласны и проставляют дату, когда изучили документ.

Для того, чтобы своевременно ознакомить персонал, воспользуйтесь нашими предложениями. Ранее создание графиков было ручным процессом, занимающим много времени и сил. Теперь же программа автоматически формирует графики на основании введенных данных. Это экономит часы труда бухгалтерии и снижает количество возможных ошибок.

Теперь поговорим непосредственно об обработках для программы ЗУП 3.1.

1. Графики работы сотрудников

Обработка предназначена для управления графиком работы персонала. Она позволяет получать информацию о сменах сотрудников и оптимизировать процессы планирования и контроля рабочего времени. Приложение поддерживает гибкое формирование индивидуальных графиков работы. Вы можете создавать как стандартные расписания (смены по четыре часа, сутки-трое и т. п.), так и уникальные варианты с плавающими выходными и переменным количеством рабочих часов. Эти возможности позволяют легко адаптироваться к любым условиям работы предприятия.

2. Печать индивидуального графика сотрудников

Обработка позволяет создавать и печатать индивидуальные графики работы сотрудников для получения акцепта от руководителя. Это упрощает процесс утверждения графиков и обеспечивает прозрачность рабочего времени.

3. Создание индивидуального графика работы сотрудников с разбивкой по подразделениям в ЗУП 3.1

Обработка позволяет вводить специальные графики для сотрудников на определенный месяц и автоматически разделять их по подразделениям перед печатью. Эти инструменты помогут эффективно управлять графиками работы и улучшить контроль над рабочим временем сотрудников.

Если в организации работает сотрудник, чьи рабочие условия отличаются от большинства коллег, можете создать индивидуальный график прямо в программе. Например, хотите назначить сотруднику работу шесть дней рабочих и один день выходной. Все это возможно благодаря удобному инструментарию ЗУП 3.1.

4.3. Формирование табеля

Формирование табелей также автоматизировано в 1С:ЗУП. Табель формируется автоматически, однако важно проверить корректность внесенных данных: выберите пункт «Документы → Рабочее время → Табели учета рабочего времени». Система предложит создать документ табелирования. Укажите дату начала и окончания расчетного периода. Программа заполнит таблицу самостоятельно, основываясь на введенных ранее графиках и событиях (больничный лист, отпуск и др.). После проверки правильности расчета подтвердите создание документа и переходите к формированию ведомостей выплат.

Табель учета рабочего времени – это первичный документ для начисления заработной платы, который предоставляется бухгалтеру дважды в месяц (за первую половину месяца с 1 по 15 число текущего месяца, окончательный за месяц). Табель учета рабочего времени содержит фактически отработанное рабочее время по сменам, включая дневные и ночные часы, а также информацию о неявках и причинах. Бухгалтер согласно принятым табелям учета рабочего времени начисляет заработную плату сотрудникам за фактически отработанные часы или дни.

Ночным временем согласно ТК РФ является продолжительность с 22 часов по 6 утра, оплачивается в повышенном размере с 20% до 40% часовой тарифной ставки. Таким образом, если сотрудник заступил на смену на сутки с 20 часов 1 сентября 2025 года, то в этот день отработано 4 часа, включая 2 часа ночного времени. На второй день «2 сентября 2025» отработано 20 часов, включая 6 часов ночного времени.

5. Расчет количества сверхурочных часов по итогам учетного периода

Оплата сверхурочных часов осуществляется согласно ТК РФ за учетный период: первые 2 часа в полуторном размере, остальные часы — в двойном. В программе 1С:ЗУП выберите «Регистрация переработок», выберите сотрудников, по которым необходимо рассчитать сверхурочные часы, проверьте часы по нормам, фактические часы, оплаченные ранее часы в повышенном размере и количество сверхурочных часов.

Оплаченные часы ранее в повышенном размере вычитаются из часов, подлежащих оплате за учетный период. По итогам регистрации переработок программа рассчитает начисление «Доплата за переработки при суммированном учете времени».

Заключение

Основные моменты, на которые стоит обратить внимание при внедрении суммированного учета рабочего времени:

• Обязательно установите правильный учетный период (месячный, квартальный, годовой).
• Грамотно составляйте рабочие графики, учитывая особенности производства и трудовые обязанности персонала.
• Тщательно проверяйте формирование табелей и ведите точный контроль отклонений (переработки и недоработки). Регулярно сверяйте показатели фактической выработки с установленными нормами, особенно при формировании расчетов премий и доплат.
• Используйте возможности программного обеспечения (например, 1С:ЗУП) для автоматизации всех этапов управления рабочим временем.

Следуя данным рекомендациям, организация сможет грамотно организовать процесс учета рабочего времени, избежать ошибок в оплате труда и минимизировать риски нарушения трудового законодательства.