Как правильно хранить документы в компании

На любом предприятии скапливается огромное количество бумаг. Только за один отчетный период можно собрать целую библиотеку из договоров, актов и других документов. Если бережно хранить каждый лист с печатью и подписями, то со временем понадобится отдельное помещение для такого солидного архива. В действительности все обстоит намного проще и хранить все бумаги вечно не нужно.

Зачем вообще хранить документы?

Пока вы ведете дела с партнером, вам в любой момент могут понадобиться отчетные и иные материалы. Хранить их необходимо по нескольким причинам, вот некоторые из них:

• предположим, партнер нарушил условия сделки. В суде вам придется доказать, что контрагент не прав и предоставить соответствующие документы;
• у банка или налоговой появились вопросы. Аналогично: с помощью соответствующих документов вы сможете доказать законность получения тех или иных средств и трат.

Частые ошибки при хранении документов

• Открытый доступ. Документы, которые содержат, например персональные данные или сведения, относящиеся к коммерческой тайне не должны быть доступны всем желающим.
• Документы уничтожили раньше срока. В таком случае необходимо как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам запросить у партнеров, а отчетность – у контролирующих органов. Если произошел форс-мажор: офис затопило, и все документы были уничтожены или их украли, необходимо подтвердить этот факт. Соответствующие справки можно запросить у управляющей компании (в случае потопа) или у полиции (в случае кражи).

Если, например, налоговая запросит документы, а их не будет, компании придется заплатить штраф. Также контролирующие органы могут заподозрить, что организация умышленно уничтожила документы, чтобы скрыть незаконные схемы работы. Поэтому лучше не искать приключений и иметь все нужные бумаги под рукой. В том случае если срок хранения документов истек, и их уничтожили по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Виды документов и сроки хранения

Документы бывают временного и постоянного хранения. В первом случае документы нужно хранить в течение определенного времени. Во втором – первые 10 лет бумаги хранятся в компании, а далее – в архиве.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершено. Предположим, вы заключили с контрагентом договор 20 февраля 2020 года, а закончили работу в в 2021 году. Получается с 1 января 2022 года начинается отсчет срока хранения документов.

Документы налогового и бухгалтерского учета и сроки их хранения:

• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета – 1 год;
• первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, квитанции), кассовые документы, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов – 5 лет;
• расчеты по страховым взносам – 50 лет или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года;
• устав, положения компании, протоколы собраний учредителей, бухгалтерская (финансовая) отчетность, документы о ликвидации компании – постоянно.

Кадровые документы:

• правила внутреннего трудового распорядка – 1 год;
• графики отпусков – 3 года;
• табели, журналы учета рабочего времени, авансовые отчеты – 5 лет;
• документы о несчастных случаях на производстве – 45 лет;
• документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников, личные дела сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, невостребованные оригиналы личных документов сотрудников – 50 лет или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года;
• штатное расписание – постоянно;
• оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства – до востребования.

Как хранить документы правильно

Условно процесс хранения документов можно разделить на текущее и архивное хранение. Текущие документы – это те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Такие бумаги и материалы можно хранить в офисе компании в шкафах или сейфах, особых требований здесь нет. Главное – обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.

Приказ о поощрении с сохранением в каталог

от 0 руб.

Тестировать бесплатно

Архивные документы – те, по которым не истек срок хранения. Эти документы через 10 лет передаются в архив. Документы нужно подготовить к архивному хранению: систематизировать, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. Следующий шаг – составить опись: сформировать список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. Заполните лист-заверитель: укажите общее количество листов в деле и опишите их физическое состояние. Например, некоторые документы повреждены или есть неразборчивый текст. После всех этих действий документы можно передавать в архив.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании используют электронный документооборот: сдают отчетность, обмениваются необходимыми документами с контрагентами, отправляют документы в налоговые органы. Это удобно и закон не запрещает так делать, главное, подписывать все документы электронной подписью. Документы вы можете в любой момент распечатать, если это необходимо, например, чтобы передать в налоговую.

К сожалению, оцифровать вообще все документы в компании и уничтожить бумажные версии нельзя. Если изначально документы были в бумажном формате, то их нужно хранить до определенного срока, установленного в законе. Однако никто не запрещает вам сделать электронные копии: так будет намного удобнее искать нужные документы и отправлять их партнерам.

Электронные документы тоже нужно хранить в соответствии с правилами:

• используйте минимум два носителя для хранения документов, например, флешку и облако;
• в компании должно быть установлено необходимое оборудование и программы, с помощью которых можно в любой момент открыть или распечатать нужный документ;
• соблюдайте конфиденциальность при хранении: посторонние не должны иметь доступ к документам;
• периодически проверяйте состояние электронных документов, своевременно обновляйте ПО, с помощью которого документы можно просматривать.

Что будет, если неправильно хранить документы?

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность для должностных лиц, ИП и юридических лиц. Более подробно все критерии, а также суммы штрафов можно посмотреть в КоАП и НК РФ.

Срок хранения документов истек, что дальше?

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Но сделать это нужно правильно: просто так выбросить в мусорку и забыть – не получится. В документах могут быть персональные данные или другая конфиденциальная информация. Если эти сведения случайно попадут в чужие руки, то компания может заплатить серьезный штраф.

Правила уничтожения документов

Процесс состоит из нескольких этапов:

• руководитель должен написать приказ, на основании которого нужно сформировать экспертную комиссию. Комиссия отберет все необходимые документы. Участниками комиссии могут быть сотрудники компании, например юрист или бухгалтер;
• после того как комиссия отберет все документы, необходимо составить протокол, указать все решения, которые приняла комиссия. Затем все участники подписывают протокол;
• следующий шаг – составление акта. В нем нужно перечислить все документы, которые можно уничтожить и указать способ уничтожения. Документы можно уничтожить самостоятельно (например, с помощью шредера) или заказать эту услугу в компании, которая занимается утилизацией документов.

Аренда 1С и ЭДО

Многие компании уже оценили преимущества электронного документооборота. В 42Clouds вы можете не только арендовать решения 1С, но и подключить ЭДО. Полный список конфигураций вы найдете здесь. Или нажмите на кнопку «Отправить заявку» в форме ниже, и мы подберем решение для вашего бизнеса и подключим к ЭДО.

Видео