Почему художнице понадобился НейроСотрудник, созданный для бухгалтеров

Когда говорят об автоматизации, чаще всего представляют бухгалтеров, юристов или сотрудников крупных компаний. Кажется, что именно они больше всего зависят от рутинных задач, документов и бесконечных проверок. Но рутина не выбирает профессию. Она одинаково незаметно отнимает время у предпринимателей, маркетологов, дизайнеров, преподавателей, врачей и художников. Просто у каждого она выглядит по-своему.

Кто-то часами разбирает электронную почту. Кто-то ищет информацию в десятках источников. Кто-то готовит отчеты, презентации или коммерческие предложения. А кто-то вместо того, чтобы заниматься любимым делом, каждый день пишет десятки писем в надежде получить хотя бы один ответ.

С такой нестандартной задачей к нам пришла художница Анастасия Као. Мы, в 42Clouds, хорошо знаем, как автоматизировать работу бухгалтеров и пользователей 1С. Но этот запрос оказался совсем другим. Он не был связан ни с бухгалтерией, ни с документооборотом, ни с учетом.

Анастасии нужен был цифровой помощник, который освободит ее от ежедневной рутины и вернет время для творчества. Именно этот проект помог нам понять одну важную вещь: НейроСотрудник подходит не только бухгалтерам.

Когда художник становится маркетологом

Анастасия Као — русская художница, живущая во Франции. Она создает картины из стекла и кристаллов. Каждая работа собирается вручную из тысяч элементов. На одну работу у Анастасии уходит от нескольких недель до нескольких месяцев. Со стороны кажется, что жизнь художника состоит из мастерской, выставок и творчества, но на практике все иначе.

Чтобы попасть в международную галерею, недостаточно написать хорошую картину. Нужно, чтобы о ней узнали кураторы, искусствоведы, журналисты, коллекционеры и владельцы галерей.

Это означает, что каждый день приходится заниматься продвижением себя, как художника, и своих работ. Однажды Анастасия поймала себя на мысли, что проводит за компьютером больше времени, чем перед мольбертом.

«В какой-то момент я поняла, что становлюсь кем угодно, только не художником. Маркетологом, менеджером по продажам, PR-специалистом… Но не человеком, который создает картины».

Анастасия

художница

Одно письмо — почти час работы

Попасть в хорошую европейскую галерею нельзя случайно. Перед тем как написать письмо, нужно проделать большую подготовительную работу:

• найти подходящую галерею;
• изучить художников, которых она представляет;
• понять, кто отвечает за выставочные проекты;
• найти контакты нужного человека;
• посмотреть его публикации;
• подобрать работы, которые могут его заинтересовать;
• и только потом написать письмо — не шаблонное, а персонализированное.

На все это уходило в среднем от 45 минут до часа, а таких писем нужно отправлять не два и не три. Чтобы продвижение действительно приносило результат, необходимо регулярно связываться с десятками людей: галереями, кураторами, журналистами, музейными специалистами, арт-критиками, организаторами выставок.

Получалась простая, но неприятная математика. Если подготовить двадцать писем, только на эту задачу может уйти почти весь рабочий день. Но письма — лишь малая часть работы.

Творчество оказалось между поиском и перепиской

Кроме общения с галереями ежедневно появлялись десятки других задач:

• искать новые выставки, арт-резиденции и программы грантов; 
• следить за открытыми конкурсами;
• изучать требования музеев;
• находить журналистов и искусствоведов;
• искать коллекционеров, которым действительно может быть интересна серия работ;
• обновлять портфолио;
• создавать публикации для социальных сетей;
• анализировать современный арт-рынок…

Каждая задача сама по себе кажется небольшой, но вместе они превращаются в полноценную работу директора по развитию. Только выполняет ее не отдельный специалист, а сам художник. При этом ни одна из этих задач не приближает к новой картине. Они лишь помогают сделать так, чтобы эту картину однажды увидели.

«За полтора года мне ответили… двое»

Несмотря на огромный объем работы, результат не всегда соответствовал затраченным усилиям. В своих постах Анастасия честно рассказывает о результатах.

«За последние полтора года я написала очень многим. Критикам, галереям, СМИ, кураторам, дизайнерам и еще бог знает кому. И почти никто не ответил. Хотя ладно… вру. Двое ответили».

Анастасия

художница

Для многих такой результат стал бы поводом остановиться, но продвижение художника очень похоже на продажи. Нельзя написать трем галереям и ждать приглашения на международную выставку. Нужно делать это снова и снова, каждый день, неделю, месяц.

Сама Анастасия сравнивает этот процесс с карточной колодой.

«В одной колоде карт всего один козырный туз. Чтобы его найти, приходится перебрать всю колоду».

Анастасия

художница

Проблема была не в отсутствии мотивации, а в том, что времени на поиск этого «козырного туза» уходило все больше, а времени на творчество — все меньше.

Именно тогда Анастасия обратилась в 42Clouds с необычным запросом: не разработать еще один сервис или автоматизировать учет, а сделать цифрового коллегу, который сможет каждый день выполнять всю рутинную работу.

НейроСотрудник, которого не планировали создавать

В 42Clouds хорошо знают, что такое рутина. Много лет мы помогаем компаниям автоматизировать работу с 1С, чтобы бухгалтеры тратили меньше времени на повторяющиеся операции и больше — на действительно важные задачи.

Поэтому когда к нам обратилась Анастасия, идея казалась простой. Нужно помочь художнице с самой трудоемкой частью работы — подготовкой и отправкой писем. Но уже через несколько дней стало понятно, что проблема гораздо глубже. Дело было не в письмах. Само письмо занимало лишь последние несколько минут. 

Основное время уходило на поиск информации:

1. Сначала нужно было найти подходящую галерею и изучить ее профиль.
2. Понять, работает ли галерея с такими художниками, как Анастасия.
3. Найти человека, который принимает решения.
4. Проверить, актуальны ли его контакты.
5. Изучить публикации и интересы.

И только после этого можно было написать письмо, которое действительно будут читать. Получалось, что художник тратил часы не на общение, а на подготовку к нему. Именно тогда мы поняли: Анастасии нужен не чат-бот и не генератор текстов, а полноценный цифровой сотрудник.

Мы автоматизировали не письма, а целый рабочий день

Когда говорят об искусственном интеллекте, многие представляют обычный чат, который отвечает на вопросы или помогает написать текст. Но такой инструмент не решал задачу художницы. Нужно было создать помощника, который способен самостоятельно выполнять цепочку действий: искать информацию, анализировать ее, проверять актуальность, готовить материалы и делать это регулярно, без постоянных напоминаний.

Эту задачу решил НейроСотрудник. По сути, это цифровой коллега, которому можно поручить повторяющиеся задачи и получать готовый результат. Для Анастасии мы начали с самого важного — ежедневного поиска возможностей для развития.

Каждое утро НейроСотрудник формировал отчет с новыми выставками, open call, грантовыми программами, арт-резиденциями и музеями, где могли заинтересоваться ее работами. Но довольно быстро выяснилось, что даже искусственный интеллект нужно учить.

Почему первые результаты нас не устроили

Первые подборки выглядели внушительно. ИИ находил десятки конкурсов, выставок и контактов. Но после проверки оказалось, что часть информации уже потеряла актуальность, некоторые выставки давно завершились, где-то изменились сроки подачи заявок.

Формально НейроСотрудник выполнял задачу. Практически — такой результат был бесполезен.  Мы пересмотрели подход. Научили ИИ не просто искать информацию, а проверять ее перед тем, как включить в отчет.

Теперь он анализирует сразу несколько источников, сопоставляет данные, отсеивает устаревшую информацию и только после этого предлагает подходящие варианты. В результате художник получает не длинный список ссылок, а готовую подборку, с которой действительно можно работать.

Постепенно задач становилось все больше

Когда НейроСотрудник справился с первым кейсом, возник вопрос: «Если НейроСотрудник умеет искать выставки, почему бы не поручить ему и другие процессы?».

Так постепенно вокруг художницы появился целый набор цифровых помощников, объединенных в одного НейроСотрудника. Каждый день он начал выполнять десятки небольших, но важных задач:

• искал журналистов, которые пишут о современном искусстве;
• находил арт-критиков и кураторов;
• подбирал подкасты и YouTube-каналы, где могут рассказать о художнице;
• искал коллекционеров, которым могут быть интересны подобные работы;
• анализировал требования грантовых программ;
• следил за новыми open call;
• изучал сайты музеев и культурных фондов.

При этом задача НейроСотрудника не сводилась к тому, чтобы собрать как можно больше информации. Наоборот, он должен был отсеять все лишнее и оставить только то, что действительно может быть полезно.

Например, вместо сотни случайных контактов найти несколько человек, которые уже работают в том же стиле или направлении, как Анастасия. Или вместо длинного списка конкурсов предложить те, где картины Анастасии действительно соответствуют требованиям организаторов. Именно эта аналитическая работа позволила сократить время на поиск в несколько раз.

Есть вещи, которые НейроСотрудник не делает

Во время разработки мы сознательно провели границу между тем, что должен делать искусственный интеллект, и тем, что всегда остается за человеком. НейроСотрудник не принимает решения вместо пользователя: 

• не выбирает, в какую галерею отправлять заявку;
• не определяет, какие работы показывать коллекционеру;
• не ведет переговоры;
• не заменяет профессиональный опыт и творческий взгляд художника.

Задача НейроСотрудника — убрать рутину, найти информацию, проверить ее, подготовить материалы. Сэкономить часы, которые раньше уходили на однообразные действия. Окончательное решение всегда остается за человеком. Именно поэтому мы называем его не заменой сотрудника, а цифровым коллегой.

Он не работает вместо вас, а помогает вам заниматься тем, что действительно требует вашего опыта, знаний и таланта.

Что изменилось после запуска НейроСотрудника

Первые результаты появились быстрее, чем мы ожидали. Но дело было не в количестве найденных выставок или подготовленных писем. Изменилось другое. Анастасия перестала начинать рабочий день с бесконечного поиска информации.

Вместо нескольких часов, проведенных за десятками сайтов и поисковых запросов, она открывала готовый отчет с уже отобранными возможностями, актуальными контактами и черновиками писем. 

Это не означало, что работа стала полностью автоматической. По-прежнему нужно было принимать решения: выбирать, с кем связаться, какие проекты подходят лучше, какие работы отправить в портфолио. Но на подготовку к этим решениям стало уходить значительно меньше времени.

«Самым неожиданным оказалось не то, что НейроСотрудник стал быстрее искать информацию. Самым неожиданным было снова почувствовать, что большая часть дня принадлежит творчеству, а не электронной почте».

Анастасия

художница

Когда отвечать начали быстрее

Одной из первых задач НейроСотрудника — подготовка персонализированных писем. Не шаблонных рассылок, а обращений, которые учитывали профиль конкретной галереи, интересы куратора или журналиста и уже реализованные проекты.

Результат оказался заметен довольно быстро. На письма стали отвечать чаще. Иногда это были короткие ответы. Иногда — вежливые отказы.

Но самое важное заключалось в другом: тишина начала превращаться в диалог. Для человека, который годами отправляет десятки писем без ответа, даже честное: «Это не наше направление», — оказывается гораздо ценнее полного молчания.

Появилась обратная связь, понимание, какие темы вызывают интерес, а какие стоит изменить. Продвижение перестало быть игрой вслепую.

Что сегодня умеет НейроСотрудник

История Анастасии началась с поиска информации для художника, но сам продукт оказался гораздо универсальнее. Сегодня НейроСотрудник — это цифровой коллега в облаке 42Clouds, которому можно делегировать повторяющиеся задачи.

Он не просто отвечает на вопросы, как обычный чат-бот, он выполняет конкретные действия. НейроСотрудник работает через мессенджеры, например, Telegram или MAX.

Изначально это  был цифровой помощник бухгалтера. Нужно только описать задачу обычными словами — так, как вы объяснили бы ее коллеге. Например: «Почему не проводится документ?» или «Проверь настройки НДС».

После этого НейроСотрудник подключается к базе 1С, анализирует данные, находит причину проблемы, объясняет, что произошло, предлагает решение и, если пользователь согласен, выполняет необходимые действия. Никаких сложных команд или технических терминов. Общение происходит привычным языком.

Но бухгалтерия — лишь один из сценариев использования. История Анастасии показала, что тот же подход можно применять практически в любой профессии, где человек регулярно сталкивается с повторяющимися задачами, такими как:

• поиск информации;
• подготовка документов;
• анализ данных;
• мониторинг изменений;
• работа с контентом;
• подбор контактов;
• подготовка отчетов.

Все это можно делегировать цифровому сотруднику, настроенному под конкретные процессы.

От бухгалтерии — к любым профессиям

Когда мы создавали НейроСотрудника, мы думали прежде всего о бухгалтерах. Это логично. Именно они ежедневно сталкиваются с большим количеством однотипных операций, поиском ошибок, проверкой данных и работой в 1С.

Но проект с Анастасией показал неожиданную вещь: рутина не зависит от профессии. Меняются только задачи.

Бухгалтер ищет ошибку в базе, а маркетолог анализирует конкурентов. Юрист изучает судебную практику, а HR подбирает кандидатов. Предприниматель готовит коммерческие предложения, а художник ищет выставки и коллекционеров.

Во всех случаях человек тратит часы не на саму профессию, а на действия, которые ее сопровождают. Именно такие процессы лучше всего подходят для цифрового сотрудника.

Мы автоматизируем не профессии, а рутину

Многие знают 42Clouds как компанию, которая помогает бизнесу работать с 1С в облаке. И это действительно так. Но если посмотреть шире, наша задача никогда не ограничивалась только бухгалтерскими программами.

Сначала мы избавили компании от необходимости покупать серверы, обслуживать инфраструктуру и самостоятельно обновлять программное обеспечение. Теперь помогаем избавиться еще и от рутины.

Потому что современные технологии должны освобождать человека не от работы, а от всего, что мешает этой работе. Мы не стремимся заменить бухгалтера, художника, маркетолога или юриста искусственным интеллектом. Мы хотим вернуть людям время, которое сегодня уходит на поиск информации, переписку, подготовку документов, проверки и другие повторяющиеся процессы.

Вместо заключения

Когда Анастасия обратилась в 42Clouds, она не искала искусственный интеллект. Она искала возможность снова заниматься тем, что любит больше всего, — писать картины.

Именно тогда мы поняли, что ценность НейроСотрудника измеряется не количеством обработанных задач и не скоростью поиска информации. Его главная ценность — возвращать людям время. Время, которое можно потратить на творчество, развитие бизнеса, принятие важных решений. На все то, что действительно требует участия человека.

Ведь художник должен создавать картины, бухгалтер — помогать бизнесу управлять финансами, маркетолог — придумывать идеи. А рутину можно поручить цифровому коллеге.