Переход на электронный документооборот: пошаговая инструкция для малого и среднего бизнеса

Федеральная налоговая служба утверждает, что более 93% российских организаций взаимодействуют с налоговыми органами в электронном формате. Таким образом отправляет отчеты малый и средний бизнес, а также крупные компании и холдинги. Чтобы безболезненно перейти на электронный документооборот, важно правильно подготовить компанию и сотрудников. Подготовили инструкцию, которая поможет малому и среднему бизнесу выстроить эффективную работу с ЭДО.

Электронный документооборот: что это?

Электронный документооборот (ЭДО) – это система обмена документами между компаниями, партнерами и государственными органами в электронном виде без использования бумаги. Все процессы, от создания документа до его подписи и отправки, происходят через компьютер или другие электронные устройства. 

Юридически электронные документы равны бумажным аналогам. «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе…» (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Хранятся такие документы в цифровом виде, их не нужно печатать и складывать в архив. Благодаря этому вы можете быстро найти нужный файл в любой момент.

Зачем малому и среднему бизнесу переходить на электронный документооборот?

ЭДО – это не просто удобный инструмент, а необходимость для бизнеса. Государственные органы активно переходят на электронные системы документооборота. Многие виды отчетов в налоговые органы, Социальный фонд России уже можно отправлять только в электронном виде. Например, все декларации по НДС представляются через оператора ЭДО (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Но кроме выполнения обязательств с помощью электронного документооборота предприниматели могут:

1. Экономить время. ЭДО позволяет быстро подписывать и отправлять документы. Партнерам больше не нужно распечатывать договоры или счета, отправлять их почтой и ждать возвращения подписанных бумаг.
2. Сокращать расходы. При работе с электронной документацией предприниматель экономит на расходных материалах (бумаге, картриджах, папках для хранения документов и т. д.), почтовых отправлениях и курьерских услугах.
3. Упрощать работу с документами. Все документы хранятся в электронном виде. Это значит, что найти нужный договор или отчет можно за несколько секунд. Никаких потерянных или испорченных бумаг.
4. Защищать себя юридически. Квалифицированная электронная подпись защищает документ от подделок и изменений, то есть вы можете быть уверены в безопасности сделок.
5. Контролировать процесс подписания договоров и счетов. С ЭДО проще отслеживать статус документа. Предприниматель видит, когда и кто подписал документ, что с ним произошло дальше. Если же процесс подписания затягивается, одна из сторон может напомнить контрагенту об обязательствах.

В целом в условиях цифровизации и требований законодательства электронный документооборот становится необходимым инструментом для развития малого и среднего бизнеса.

Переход на электронный документооборот: пошаговая инструкция

Переход на ЭДО может показаться компании сложным и запутанным процессом. Но если действовать пошагово, он станет намного проще.

Шаг 1. Внесите изменения в учетную политику компании

Чтобы начать работать с ЭДО, необходимо внести изменения в учетную политику компании. Учетная политика – это внутренний документ, который определяет нормы документооборота и правила ведения бухгалтерского учета. В нем важно прописать, что компания использует ЭДО, а также определить:

• место хранения электронных документов;
• ответственных за ведение ЭДО и подписание документов;
• порядок проверки и подтверждения подлинности документов.

Эти изменения в учетной политике помогут грамотно организовать работу с цифровыми файлами, а также обеспечат юридическую чистоту и безопасность всех бизнес-операций.

Шаг 2. Проанализируйте текущую схему документооборота и переведите ее в электронный формат

Прежде чем перейти к работе с цифровыми файлами, необходимо провести анализ текущего документооборота в компании. Это поможет понять, какие процессы требуют изменений и как лучше оптимизировать работу с документами. Важно составить полную схему работы компании с бумагами и выяснить:

• сколько сотрудников участвует в процессе обработки документов;
• с какими документами (договоры, акты, счета и т. д.) работает компания;
• какие трудности и ошибки встречаются в работе.

Подробная схема позволит корректно перенести работу в электронный формат, сократить количество ошибок и автоматизировать процесс создания и подписания документов.

Шаг 3. Оформите электронную подпись

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП является эквивалентом обычной подписи, подтверждает, что документ подлинный и подписан уполномоченным сотрудником.

1С: Документооборот

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Цифровые файлы можно также подписывать простой электронной подписью (ЭП) и неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Но такие документы будут иметь юридическую силу только при соблюдении одного из условий (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

• если это установлено соглашением между участниками электронного документооборота;
• если это установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами.

Подробнее об электронной подписи и о том, как ее получить, рассказывали в этой статье.

Шаг 4. Определитесь с техническим решением

Существует два основных варианта для работы с цифровыми файлами: использовать веб-версию или установить локальное программное обеспечение на серверы компании.

Веб-версия

Это удобное и простое решение для тех, кто хочет быстро перейти на ЭДО. Весь процесс работы с документами осуществляется через браузер. Не нужно устанавливать никакого дополнительного ПО. Достаточно найти оптимальный онлайн-сервис для работы с электронными файлами. К таким сервисам, например, относится «1С:Документооборот».

Локальное ПО

Подходит для организаций с большим документооборотом. ПО устанавливается на серверы компании, обеспечивает более глубокую интеграцию с внутренними системами и автоматизирует всю работу в целом.

Шаг 5. Выберите оператора электронного документооборота

Операторы ЭДО – это компании, которые обеспечивают обмен электронными документами между организациями, партнерами и государственными органами. При выборе оператора необходимо обращать внимание на:

• стоимость услуг. У разных сервисов могут быть разные тарифы. Обычно они зависят от объема документооборота и дополнительных функций.
• набор возможностей. Проверьте, все ли документы поддерживает оператор, предлагает ли интеграцию с популярными бухгалтерскими системами, имеет ли доступ к налоговым сервисам и т. д.
• удобство интерфейса. Важно, чтобы работа с системой была простой и понятной.

Шаг 6. Подключите контрагентов

Последний шаг – это подключение контрагентов к системе ЭДО. Важно, чтобы ваши партнеры тоже были готовы работать с цифровыми файлами, так как электронный документооборот возможен только при согласии обеих сторон. Для этого необходимо отправить контрагентам предложение перейти на ЭДО и помочь с подключением, если они впервые сталкиваются с таким форматом.

Если ваш партнер уже работает с ЭДО, процесс подключения будет гораздо проще. Нужно лишь согласовать с ним оператора, через которого вы будете обмениваться документами.

Итоги

Электронный документооборот – это не просто шаг в сторону цифровизации, а ключевой инструмент для повышения эффективности бизнеса. Следуя предложенной инструкции, вы сможете упростить процессы интеграции ЭДО, сэкономить ресурсы и ускорить работу компании.