Аналитические отчеты в 1С: как настроить, сохранить и использовать для анализа данных

Отчет в 1С нужен не только для того, чтобы получить итоговые данные за месяц или распечатать список документов. При правильной настройке он помогает разобраться, откуда взялся показатель, как он меняется во времени и на какие данные нужно обратить внимание.

Например, руководителю может понадобиться не просто сумма продаж, а продажи по менеджерам и направлениям. Бухгалтеру — детализация показателей по счетам, организациям или подразделениям. Финансовому специалисту — данные в разрезе периодов, контрагентов или других аналитик.

Для таких задач используются аналитические отчеты в 1С. Их главное преимущество в том, что один и тот же документ можно адаптировать под разные задачи: менять отборы, группировки, сортировку, состав выводимых данных, добавлять таблицы и диаграммы. 

При этом аналитические отчеты в 1С не следует путать с регламентированной отчетностью. Налоговая декларация — это документ, который содержит данные, связанные с исчислением и уплатой налога, и представляется в порядке, установленном НК РФ.

Аналитические отчеты в 1С решают другую задачу: помогают анализировать данные, которые уже есть в информационной базе, предоставляют их в удобном для пользователя виде.

Что такое аналитические отчеты в 1С

Аналитические отчеты в 1С — это документы, сформированные на основе данных информационной базы и настроенные таким образом, чтобы пользователь мог анализировать их по нужным показателям, периодам, объектам и другим признакам. Такой отчет может содержать:

• таблицы;
• группировки;
• вложенные группировки;
• диаграммы;
• отборы и фильтры;
• сортировку;
• вычисляемые показатели;
• условное оформление;
• дополнительные поля и показатели.

То есть пользователь получает не просто набор цифр, а инструмент для работы с ними. Например, вместо общего показателя продаж за месяц можно построить следующие аналитические отчеты в 1С: 

• Продажи → по менеджерам → по клиентам → по номенклатуре;
• Продажи → по месяцам → по направлениям деятельности.

Данные при этом остаются теми же, но способ их представления меняется в зависимости от задачи.

Какие инструменты аналитики бывают

Не вся аналитика в 1С, например, в конфигурации 1С:ERP, сводится к одному типу отчетов. В зависимости от задачи можно использовать разные инструменты.

Стандартные отчеты в 1С

Это готовые документы, которые уже предусмотрены в конфигурации. Они позволяют быстро получить информацию без дополнительной разработки. Например, в зависимости от используемой программы это могут быть отчеты по продажам, остаткам, взаиморасчетам, движению денежных средств, расчетам с контрагентами и другим данным.

Их преимущество заключается в том, что не нужно отдельно создавать структуру отчета. Достаточно выбрать период и нужные параметры.

Настраиваемые аналитические отчеты в 1С

Более гибкий вариант, когда пользователю недостаточно стандартного представления данных. В таком отчете можно самостоятельно изменить:

• какие показатели выводить;
• по каким параметрам группировать данные;
• какие записи исключить с помощью отбора;
• в каком порядке сортировать информацию;
• как расположить элементы отчета;
• какие данные представить в виде таблицы или диаграммы.

Именно такой подход позволяет адаптировать один отчет под разные задачи сотрудников.

Таблицы и диаграммы

Если нужно не просто увидеть цифры, а сравнить показатели, удобнее использовать таблицы и диаграммы. Например, динамику продаж по месяцам проще оценить на диаграмме, чем по длинному списку строк. А для детального анализа конкретных операций создать таблицу с группировками и расшифровками. 

Пользовательские варианты отчетов

Это еще один полезный инструмент. Пользователи создают несколько вариантов одного и того же отчета. Допустим, бухгалтеру нужен отчет по контрагентам, а руководителю — тот же массив данных, но в разрезе направлений деятельности. Необязательно создавать два разных документа. Для одного отчета можно настроить разные варианты отображения.

Разработчик или пользователь могут заранее создать аналитические отчеты в 1С — в зависимости от предоставленных прав.

1С: ERP Управление предприятием

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Как открыть аналитические отчеты в 1С

Выберите нужный вариант в списке отчетов в программе 1С. После открытия отчета появляется форма, в которой можно задать параметры анализа. В верхней части отображается текущий вариант отчета и доступна команда выбора другого варианта.

Далее располагаются пользовательские настройки. В зависимости от конкретного отчета здесь могут быть доступны основные параметры:

• период;
• организация;
• подразделение;
• номенклатура;
• контрагент;
• менеджер;
• счета учета;
• другие аналитические признаки.

Если нужного параметра в основной форме нет, его можно найти через расширенные настройки отчета. После выбора параметров нажмите на кнопку Сформировать. Формируются аналитические отчеты в 1С с учетом заданных условий.

Как настроить аналитические отчеты в 1С

Главное преимущество аналитических отчетов — возможность не ограничиваться настройками, которые отображаются непосредственно в форме. Для этого используется команда Настройка.

В расширенных настройках можно определить, например:

• Отборы. Позволяют ограничить данные, которые попадут в аналитические отчеты в 1С. Например, оставить только одного контрагента, конкретную организацию или определенный период.
• Группировки. Помогают объединить данные по выбранному признаку. Например, сначала показать продажи по менеджерам, а внутри каждого менеджера — по клиентам.
• Сортировка. Определяет порядок отображения информации. Это удобно, если нужно вывести показатели от большего к меньшему или расположить данные по алфавиту. 
• Поля. Позволяют выбрать, какие именно показатели будут отображаться в результате.
• Условное оформление. Помогает визуально выделить нужные значения и быстрее находить важные показатели.

Набор доступных возможностей зависит от конкретного документа и его настроек.

Как сохранить настройки отчета

Если один и тот же отчет приходится регулярно формировать с одинаковыми параметрами, каждый раз задавать их заново необязательно. Настройки можно сохранить. 

Например, сотрудник каждый понедельник формирует отчет по продажам за предыдущую неделю только по своему подразделению. Вместо повторного выбора периода, подразделения и других условий можно один раз настроить отчет и сохранить этот вариант.

Для этого в меню Еще используется команда Сохранить настройки. При сохранении укажите наименование отчета, чтобы потом найти его среди остальных.

1С: ERP Управление предприятием

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

После этого сохраненную настройку можно применять повторно через команду Выбрать настройки. Если нужно отказаться от пользовательских изменений и вернуться к исходным параметрам, используйте команду Установить стандартные настройки. Это особенно удобно, когда один сотрудник регулярно работает с несколькими вариантами одного отчета. 

Чем настройка отчета отличается от варианта отчета

Эти понятия легко перепутать, но они отвечают за разные вещи. Настройка отчета определяет, какие данные и с какими параметрами пользователь хочет получить.

Например:

• продажи за текущий месяц;
• только определенная организация;
• конкретный менеджер;
• определенная группа товаров.

Вариант отчета определяет, как эти данные будут представлены. Например, один вариант отчета может показывать продажи по менеджерам, другой — по номенклатуре, третий — в виде таблицы с дополнительными показателями.

Поэтому один отчет может иметь несколько вариантов отображения и при этом использовать разные пользовательские настройки.

Как изменить вариант аналитического отчета

Если стандартного представления недостаточно, вариант отчета можно изменить. В меню Еще для этого предусмотрена команда Изменить вариант.

Откроется форма, в которой можно работать со структурой отчета. В ней укажите, какие элементы должны входить в итоговый вариант и в каком порядке они будут расположены.

Например, можно:

• изменить порядок группировок;
• убрать ненужные поля;
• добавить дополнительные показатели;
• изменить структуру таблицы;
• добавить диаграмму;
• настроить вложенные группировки;
• изменить параметры отображения информации.

Получается, что пользователь может превратить стандартный отчет в инструмент, который соответствует конкретной рабочей задаче. После завершения редактирования необходимо сформировать отчет заново и проверить результат.

Общие и пользовательские варианты отчетов

При сохранении измененного варианта в 1С можно выбрать, кому он будет доступен:

• Общий предназначен для использования другими пользователями, которым разрешен доступ к этому отчету.
• Пользовательский сохраняется для конкретного сотрудника. Он может настроить отчет под свои задачи, не меняя представление данных для остальных пользователей.

Это удобно, например, когда руководителю нужен один набор показателей, бухгалтеру — другой, а менеджеру — третий. При этом исходный отчет остается общим для всех.

Возможность создавать и редактировать общие варианты зависит от прав пользователя. Если таких прав нет, сотрудник может работать со своими пользовательскими вариантами, но не изменять общие настройки отчета.

Как аналитические отчеты в 1С помогают бизнесу

Сам по себе отчет не делает бизнес более управляемым. Польза появляется тогда, когда его показатели используются для конкретных решений. Например, руководитель может анализировать:

• динамику продаж;
• выручку по направлениям;
• результаты работы менеджеров;
• остатки товаров;
• взаиморасчеты с контрагентами;
• движение денежных средств;
• показатели отдельных подразделений;
• изменения показателей за разные периоды.

Бухгалтер или финансовый специалист может использовать детализацию, чтобы быстрее найти причину отклонения показателя.

Если общая сумма расходов за месяц выросла, одного итогового числа недостаточно. С помощью группировок можно разложить показатель по статьям, подразделениям, периодам или другим доступным признакам и понять, за счет чего произошло изменение.

Именно в этом и заключается практическая ценность аналитики: не просто показать данные, а помочь найти в них закономерность, отклонение или проблему.

Аналитические отчеты в 1С и регламентированная отчетность — это не одно и то же

Важно не смешивать эти два понятия. Регламентированная бухгалтерская и налоговая отчетность формируется по установленным правилам и предназначена для сдачи в государственные органы в предусмотренных законом случаях. ФНС отдельно определяет порядок подготовки такой отчетности, а бухгалтерская отчетность используется для отражения финансового положения, финансового результата и движения денежных средств организации. 

Например, статья 80 НК РФ регулирует представление налоговой декларации, а формы и порядок бухгалтерской отчетности определяются законодательством о бухгалтерском учете и соответствующими нормативными документами Минфина. Информация о действующих требованиях и нормативном обеспечении бухгалтерской отчетности размещена на сайте ФНС, в том числе с указанием применяемых федеральных стандартов бухгалтерского учета.

Аналитические отчеты в 1С, напротив, предназначены прежде всего для внутренней работы с данными. Структура отчетов может меняться в зависимости от того, что именно хочет увидеть пользователь.

Поэтому аналитический отчет не заменяет обязательную декларацию или бухгалтерскую отчетность. Он помогает разобраться в данных, на основании которых бизнес принимает решения и готовит необходимую отчетность.

Что важно учитывать при работе с аналитикой в 1С

Есть несколько практических моментов, которые стоит учитывать.

• Не перегружайте отчет лишними показателями. Если на одном экране вывести десятки полей, нужная информация может потеряться среди второстепенных данных. 
• Настраивайте группировки под конкретный вопрос. Сначала стоит определить, что именно нужно выяснить, и только потом выбирать структуру отчета.
• Сохраняйте часто используемые настройки. Это избавляет сотрудников от повторяющейся работы и снижает вероятность случайно указать неправильный период или отбор.
• Разделяйте варианты для разных ролей. Руководителю и бухгалтеру не всегда нужен одинаковый вид одного отчета. Пользовательские варианты позволяют адаптировать представление данных под задачи конкретного сотрудника.
• Проверяйте исходные данные. Красиво настроенный отчет не исправит ошибки в учете. Если в информационной базе некорректно отражены документы или аналитика, итоговый показатель также может оказаться неверным.

Итоги

Аналитические отчеты в 1С позволяют превратить данные учетной системы в инструмент для анализа. Пользователь может отбирать нужную информацию, группировать ее, менять сортировку и состав показателей, использовать таблицы и диаграммы, а затем сохранять наиболее удобные настройки.

Особенно полезна такая возможность там, где один и тот же массив данных регулярно анализируют с разных сторон. Вместо создания отдельного отчета под каждую задачу можно использовать варианты отображения и пользовательские настройки.

При этом важно понимать разницу между аналитическим и регламентированным отчетом. Первый помогает бизнесу изучать данные и принимать решения, второй формируется по установленным законодательством правилам.

Если стандартных возможностей конкретной конфигурации недостаточно, аналитические отчеты в 1С можно доработать под задачи компании, например, добавить необходимые показатели, группировки, отборы или собственную структуру представления данных.