Как ускорить обработку первичной документации и при этом сэкономить

29 декабря 2020

Как ускорить обработку первичной документации и при этом сэкономить

Какая самая рутинная и объемная операция в бухучете? Которая занимает часы, а иногда и дни напролет?Без сомнений, речь о вводе первичной документации. Процесс трудоемкий и требующий максимального уровня скрупулезности.

Первички много, вводить ее долго, ошибаться нельзя, ибо грозит форс-мажорами. Иногда на эту задачу берут помощника, чтобы освободить основного бухгалтера. Но - хвала автоматизации - есть и другое решение.

Сервис Fasta позволяет автоматически распознавать и загружать данные из первичных документов в 1С. Он разработан для:

  • уменьшения ошибок при вводе данных в 1С,
  • ускорения занесения информации в программу.

Как работает Fasta?

Нужно отсканировать полученный документ, Fasta обработает и загрузит данные. Магия? Нет, не магия. Программа умеет распознавать текст и форму документа, благодаря встроенным шаблонам и разработке ABBYY.

Что распознает:

  • счет-фактуру;
  • ТОРГ 12;
  • УПД;
  • акт выполненных работ;
  • счет на оплату;
  • паспорт РФ.

Алгоритм действий сводится к тому, чтобы отсканировать документ (или уже получить его в электронном виде), загрузить, распознать через сервис Fasta и провести в 1С.

В базе создаются:

  • поступление товаров и услуг,
  • реализация товаров и услуг,
  • платежное поручение,
  • счет от поставщика,
  • карточка физлица.

Программа перепроверяет данные документа и указывает на ошибки: неправильную сумму в табличной части, например. Fasta распознает текст, внесенный в табличную часть документа и параллельно сама пересчитывает данные, потом сопоставляет результат.

Такой подход помогает избежать множества ошибок. Если обратиться к статистике, то благодаря сервису скорость введения документов увеличивается в 10 раз, при этом исключив ошибки при вводе.

Загружать документы можно разными способами:

  • через горячую папку. Выбираете папку и привязываете ее к сервису. Все документы, попадающие в нее, будут автоматически уходить на распознавание.
  • через веб-браузер. Для загрузки открываете интерфейс Fasta в окне браузера, загружаете туда документы, а сотрудник в офисе отправляет их на распознавание.
  • непосредственно в 1С. Ну а здесь комментарии излишни.

Как подключить?

Сервис по упрощению ввода первички в 1С и подключается проще простого.

Работает в 2 режимах:

  • в облаке;
  • с локальной базой.

Все, что нужно для подключения - учетная запись в облаке и наличие базы 1С, в которой будет работать функционал.

Какая 1С подойдет?

Fasta работает практически со всеми массовыми типовыми конфигурациями:

  • Бухгалтерия предприятия,
  • Управление торговлей,
  • Управление нашей фирмой,
  • Комплексная автоматизация,
  • Зарплата и управление персоналом,
  • Управление производственным предприятием,
  • Розница.

В 1С открываете интерфейс сервиса и - вуаля! - можно загружать первичку.

А теперь попробуем сравнить

Fasta

на распознавание 1 документа тратит до 30 секунд.

На тот же документ даже самый быстрый и рукастый бухгалтер тратит минут 5. Стоимость сервиса - от 18000 рублей в год.

Плюсы:
  • распознает наиболее распространенные типовые документы,
  • высокая скорость распознавания,
  • вероятность ошибок сведена к минимуму,
  • совместим с большинством типовых конфигураций 1С.
Минусы:
  • если форма документа отличается от стандарта, то такой документ не распознается,
  • не работает с отраслевыми и доработанными конфигурациями.

Помощник на первичке.

Зарплата - от 30000 рублей в месяц.

Плюсы:
  • помимо распознавания и ввода документов может выполнять и другие функции,
  • вводит любые формы документов,
  • работает с любой 1С.
Минусы:
  • дорогостоящее решение,
  • время на ввод документов в сравнении с сервисом увеличивается в разы,
  • человеческий фактор. Риск ошибки возрастает пропорционально увеличению количества документов и загруженности (читай, задолбанности) специалиста.

Выводы мы оставим нашим читателям. Единственно правильное решение - всегда индивидуально. Важно только помнить, что помощь в упрощении рутинной, но такой ответственной работы, существует.

1С онлайн

Аренда 1С или загрузка своей базы

Аренда 1С или загрузка своей базы

Обновления 1С включены в стоимость

Обновления 1С включены в стоимость

Ежедневное  резервное копирование баз

Ежедневное резервное копирование баз

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Попробовать бесплатно

Сервисы 1С для работы с маркетплейсами