Хранить первичку компании обязывает закон ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и перечень №558, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010. Именно первичные документы нужны контролирующим органам в случае проверки.
В статье разберем как не захламлять архивы компании — расскажем сколько нужно хранить каждый тип первичной документации и что будет, если не соблюдать сроки.
Сроки хранения разных видов первички
Бухгалтерская отчетность — храним вечно
Сводная годовая (консолидированная), годовая, квартальная, месячная, аудиторские заключения по годовой отчетности
Документы, необходимые для расчета налогов — храним 4 года
Регистры налогового учета, счета-фактуры, книги покупок и продаж. 4 года считайте от завершения периода, когда документы последний раз использовали для отчетности.
Документы, связанные с бухгалтерским учетом — храним 5 лет
Товарные накладные, акты или регистры учета и прочее
Документы учетный политики — храним 5 лет
5 лет считаем после окончания года, когда документы последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности
Первичка и приложения к ней, что является основанием для бухгалтерских записей — храним 5 лет
5 лет считаем после отчетного периода. К таким документам относим кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты и прочее
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат — храним 5 лет, но с нюансами
Если у вас нет лицевых счетов, то увеличиваем срок хранения: документы, оформленные с 2003 года — храним 50 лет, а оформленные до 2003 года — 75 лет.
Какие еще документы еще храним 5 лет
- о недостачах, растратах, хищениях
- о дебиторской и кредиторской задолженности
- регистры бухгалтерского учета
Что будет, если уничтожить первичку раньше срока
За отсутствие первички налоговая может наложить на компанию штраф на 10 000 или 30 000 руб.
Также компании могут грозить дополнительные расходы и вычеты НДС, если налоговая не получит от вас подтверждающих документов.
Как правильно избавиться от первички
Утилизацией первичных документов должна заниматься комиссия, состав которой утверждает директор компании. Ежегодно комиссия проверяет документы, у которых истек срок хранения на 1 января и составляет акт, где перечисляет название и количество дел с этими документами. Дальше компания готовит еще один акт – на уничтожение.
