Ошибаются все. Но не у всех ошибки стоят так дорого, как у бухгалтеров. Если ошибется маркетолог, его пожурят и погрозят пальцем, в худшем случае – урежут премию. А если ошибку совершит сотрудник бухгалтерии, дело может дойти до штрафа, взыскания долга, административного и даже уголовного наказания.
Бухгалтеру недоступна такая роскошь, как плохое настроение, личные проблемы или ночь без сна, потому что на рабочем месте он должен сохранять концентрацию, как у снайпера, чтобы не подставить себя или компанию. «Ой, я нечаянно» или «я нажала, и все исчезло» тут не прокатят, потому что могут обернуться в 5 млн долга или увольнение. Каким образом? Читайте дальше.
Самые дорогие ошибки бухгалтера
Старина Рузвельт знал, о чем говорил, ошибается любой, кто работает. Но ошибки, как те бифидобактерии из рекламы, «не все одинаково полезны». Мелкий ляп может проскочить незамеченным или окажется вовремя исправлен, а вот крупные фейлы в бухгалтерии не утаишь. Давайте взглянем на самые распространенные дорогие ошибки, а в следующем разделе разберем, как их избежать.
1. Незнание возможностей минимизации налогов компании
За эту ошибку никто не накажет, но компании она может вылететь в копеечку. Чтобы ее не совершить, надо знать Налоговый Кодекс назубок и использовать все его возможности. К примеру, у нас есть компания, которая из-за смены курса рубля вышла не в прибыль, а в убыток. Что может сделать бухгалтер? Он может по классике списать в полном объеме убыток. Но если он знает ТК, он так не поступит, а вспомнит статью 141 и перекинет полученный ущерб на следующие налоговые периоды.
Во втором случае бухгалтер не только сэкономит компании круглую сумму, но еще и умудрится сохранить финансовую привлекательность для кредиторов и инвесторов. И покажет себя классным спецом, естественно.
2. Отправка документов без перепроверки
Если бы в бухгалтерской среде существовали свои смертные грехи, то невнимательность была бы первым из них. Перед тем, как «вывести пером», необходимо все проверить и перепроверить. Иначе может случиться такой же фейл, как в морском торговом порту Одесской области. Там бухгалтер по невнимательности не перепроверила реквизиты, и начисление алиментов пошло на счета посторонних людей. Знаете, во сколько обошлась эта ошибка морскому порту? В 1,5 млн гривен.
Так что над каждым столом в бухгалтерии должна висеть большая неоновая вывеска со словами «а теперь проверь еще раз».
3. Неконтролируемый доступ других сотрудников к правке документов
Если бы за каждое «ой, я забыл тебе сказать, я там внес правку» бухгалтеру платили по доллару, ему не пришлось бы работать. Менеджеры по продажам могут в последний момент передоговориться с клиентом и изменить сумму. Он свое дело сделал – клиента дожал – а о том, что надо бухгалтерию предупредить, забыл, ему же за это не платят.
Так почему мы засчитываем это в ошибки бухгалтера, если косячит кто-то другой? Да потому, что у этого бухгалтера недостает знаний или сообразительности, чтобы либо запретить сторонние правки совсем, либо настроить уведомления о том, что эти правки были внесены.
4. Упрощенка, которую бездарно профукали
Да, компания на УСН не обязана вести полноценный бухучет и может ограничиться книгой расходов и доходов. Многие так и делают, потому что лень заморачиваться, ведь можно пойти более простым путем.
Только знаете, куда ведет этот путь? В один момент бухгалтер просто не сможет отследить, что компания вот-вот перескочит лимит дохода на упрощенке и уйдет в большое плавание. Если бы он вел полноценный учет, он бы увидел, что порог близко, и провел бы крупную сделку в следующем квартале.
5. Первичка «в уме»
Без первичной документации любая операция не имеет законной силы. Да, выбивание первички из сотрудников – тот еще квест. Но тут, как и в случае с правками, не нужно спихивать ответственность на других. Кому нужна первичка? Вам. Вот вы и должны организовать процесс сдачи первичной документации так, чтобы она непременно оказалась в ваших руках не «ближе к пятнице», а к точной дате.
У сотрудников других отделов нет никакой мотивации на то, чтобы сдать документы. А у вас есть – штраф от 5 до 10 тысяч.
6. Неверные проводки
«Дебет с кредитом не сходится» звучит как анекдот, но кто в бухгалтерии работал, тот над анекдотами не смеется. Даже опытным бухгалтерам бывает сложно выполнить сложную проводку и не «поплыть» в корреспондирующих счетах. А новичкам тем более надо десять раз все перепроверить и сходить за советом в гугл или к старшим коллегам.
Неверные проводки смело входят в топ самых распространенных бухгалтерских ошибок, так что будьте бдительны.
7. Выполнение распоряжений директора без страховки
Не будем прикидываться, что все компании такие белые и пушистые, честно платят каждую копейку налогов и при вылете с УСН лишь печально вздыхают. Нет, ради экономии директора могут пойти на многое, и, естественно, без бухгалтерии тут не обходится.
Например, одной компании грузоперевозок в конце года вернули крупный долг в размере 25,5 млн рублей. Если бы она честно этот долг зафиксировала, то лишилась бы права на УСН, потому что превысила бы лимит. Так что директор отдал бухгалтеру распоряжение не учитывать эту сумму в учете. Распоряжение было устным. Чуть позже этот же бухгалтер пытался доказать в суде, что действовал по указу директора. Безуспешно. Налоговый долг компании в 5,7 млн взыщут с бухгалтера.
Такая же история случилась с бухгалтером крупного онлайн-магазина электроники. Ответственность за неприменение онлайн-касс он понесет лично, хотя можно догадаться, что это была не его идея.
Какой вид ответственности
предусмотрен для бухгалтера?
Как вы уже догадались, отвечать бухгалтеру приходится часто и самыми разнообразными способами. Для представителей этой профессии закон предусмотрел сразу пять видов ответственности: административную, уголовную, дисциплинарную, материальную и гражданско-правовую, куда входит субсидиарная ответственность и ответственность за нанесение вреда.
А вот самые распространенные случаи, за которые отвечает бухгалтер:
- Отсутствие первички.
- Неверные расчеты отпускных и других пособий.
- Возмещение НДС не в полном размере.
- Нарушенные сроки сдачи отчетности.
- Использование старой формы при подаче документов и сдаче отчетности.
- Грубые нарушения кассовой дисциплины.
- Опечатки, неверные проводки и прочие ошибки в первичной документации.
Как не ошибаться?
Пожалуй, мы уже достаточно нагнетали обстановку, пора поговорить и о хорошем. А хорошие новости заключаются в том, что всех этих ошибок можно избежать, если подойти к делу серьезно и «подстелить себе соломку» там, где это необходимо. Давайте разберемся, как это сделать.
1. Первым делом разберитесь с доступом к правкам. Например, с помощью сервиса «Контроль данных» вы можете ограничить доступ частично или полностью, назначить обязательное заполнение реквизитов и проверить корректность ввода данных.
2. Отслеживайте изменения в законодательстве. Простая привычка – начинать каждое рабочее утро с новостной повести бухгалтерского дела – избавит вас от массы головной боли, связанной с тем, что форма опять изменилась, а вы все подготовили и подали по старой.
3. Заведите уже журнал первички. Да, вас посчитают занудой или даже стервой. Но это вопрос вашей безопасности. Вносите в учет операции без первичной документации только с письменного разрешения директора. Фиксируйте ответственных и назначайте сроки в журнале. Попросите руководство ввести для сотрудников штрафы за непредоставление документов. Сначала на такие правила могут огрызаться, но быстро привыкнут к порядку, а вам больше не придется тратить тонну времени на выбивание документов.
4. На каждый чих сохраняйте письменные распоряжения директора и переписку. Нет, вы не параноик, вы – человек, который беспокоится о собственной безопасности. И вот вам отличный пример: бухгалтера крупной компании уволили за нарушение кадрового учета и за ошибку в указании КБК при перечислении торгового сбора. Бухгалтер подала на компанию в суд, потребовала убрать запись из трудовой, выплатить заработную плату за период вынужденного простоя и моральную компенсацию. И она выиграла дело. Знаете почему? Потому что у нее на руках была должностная инструкция, в которой не было обязанностей ведения кадрового учета. А еще – письмо в ИФНС с подписью генерального, в котором тот указывал, что КБК верен и компания не согласна с назначением штрафа.
5. Внимательно изучите и при необходимости заучите свой трудовой договор. Это поможет не только выиграть суд, как в предыдущем примере, но и убедиться, что на вас не повесят все долги компании. Материальная ответственность бухгалтера прописывается в том числе и в договоре.
6. Не соглашайтесь на доступ к печати или к клиент-банку с правом подписи. Такая ответственность может потешить эго, но также может и принести массу проблем. Когда доступ к печати и праву подписи есть только у генерального директора, в случае чего не приходится долго искать виноватых.
7. Время от времени проводите себе аттестацию. Хорошая самооценка у специалиста – отличная штука, пока она вписывается в грани разумного. В бухучете так часто происходят перемены, что невозможно быть хорошим спецом без постоянного обучения. А любое обучение необходимо контролировать. Так что раз в год пройти профессиональную аттестацию – отличное решение, благодаря которому вы будете уверены в своей квалификации. И ваше руководство – тоже.
8. Не взваливайте всю ответственность на себя. Ваш главный ресурс – ясный и сконцентрированный ум, не захламленный тысячью дел и мелочей. Пользуйтесь ежедневником и профессиональными инструментами-помощниками, которые подстрахуют вас при проверке. Например, «Контроль данных», о котором мы уже рассказывали.
А еще не бойтесь обращаться за помощью. 1С может подкинуть немало сюрпризов, с которыми лучше разобраться сразу. Если вы пользуетесь нашими услугами облачной 1С, то не забывайте, что у нас есть консультанты 1С, к которым можно обратиться за помощью, и круглосуточная техподдержка, которая отвечает в любое время дня, ночи и года.
Главное – побольше отдыхайте и берегите свои нервы, потому что спокойный и сконцентрированный бухгалтер никогда не наделает столько ляпов, сколько уставший труженик аврала, голова которого взрывается от задач, а глаза слипаются от недосыпа.
