Онлайн-касса: кому, куда, зачем?

Онлайн-касса — кассовый аппарат с расширенным функционалом. В соответствии с последними изменениями налогового законодательства устройство должно выполнять ряд обязательных операций:

печатать QR-коды и ссылки на чеках;
отправлять покупателю и ОФД (оператору фискальных данных) электронную копию каждого чека;
иметь фискальный накопитель, который встроен в корпус устройства;
свободно взаимодействовать с аккредитованными ОФД.

Онлайн-касса необязательно должна быть новым устройством. Достаточно расширить функционал старого кассового аппарата, чтобы он автоматически печатал чеки и отправлял их копии налоговым органам, а также покупателям.

Кому нужны онлайн-кассы

Перейти на новый режим кассового обслуживания обязаны:

частные предприниматели, применяющие ККТ (контрольно-кассовую технику);
торговцы подакцизными товарами;
владельцы интернет-магазинов;
предприниматели, которые оказывают услуги населению без применения кассы;
владельцы платежных терминалов, вендинговых автоматов.

Что будет, если не установить онлайн-кассу

Некоторые предприниматели наивно полагают, что можно работать в прежнем режиме, надеясь остаться незамеченными. Спешим разочаровать: их ждет, как минимум, штраф, а вдобавок — еще и риск заморозки компании на 3 месяца. В результате незначительная экономия на апгрейде оборудования оборачивается более крупными расходами.

Как же в налоговой службе узнают о нарушениях? Очень просто: благодаря Реестру контрольно-кассовой техники. Те ККТ, которые не передают информацию операторам фискальных данных, попросту из него исключаются, когда проходит допустимый срок перехода на онлайн-обслуживание. Таким образом, с первым же обновлением базы данных налоговики видят, в каких компаниях и ИП используются устаревшие аппараты. Именно к таким предпринимателям инспекторы направляются в первую очередь.

Поэтому надеяться «работать тише воды и ниже травы», игнорируя новые нормы налогового законодательства, нецелесообразно. Во-первых, нарушителя найдут очень быстро. Во-вторых, даже если некоторое время предпринимателя никто не трогает, в момент, когда он регистрирует онлайн-кассу, выявляется просрочка в переходе на такое обслуживание, что чревато штрафами.

Нужна ли онлайн-касса организациям, которые не работают с наличными

Множество небольших предприятий, например, интернет-магазины, реализуют товары, за которые покупатели рассчитываются безналичным способом. Таким образом, средства фактически не поступают в кассу, а направляются сразу на расчетный счет в банке. Необходимо ли им переходить на онлайн-кассовое обслуживание? Однозначно, да!

Независимо от того, идет ли речь об интернет-магазине телефонных аксессуаров или образовательном учреждении, продающем инфокурсы, в момент заключения сделки они обязаны печатать чек сразу после получения оплаты, копии которого должны направляться покупателям и ОФД.

Но как же быть, если заказ оформляется ночью или в выходной, а тем более, праздничный день? Это не имеет значения! Встроенный фискальный накопитель для того и нужен, чтобы автоматически печатать чеки и направлять их операторам для передачи в налоговые органы.

Куда и как отправлять чеки

С передачей электронных копий чеков в налоговую службу проблем нет — это происходит автоматически, благодаря взаимодействию с ОФД. Он же направляет аналогичную копию покупателю. Но как быть, если клиент сделал заказ на сайте, оплатил счет, однако, не сообщил контактные данные, куда отправить чек?

Передача чека покупателю — забота продавца. Если клиент не сообщил контактные данные, это становится проблемой предпринимателя. Поэтому в форме заказов нужно предусмотреть обязательные поля для номера телефона, адреса электронной почты или других каналов связи.

Можно ли не устанавливать онлайн-кассу

Да, можно! Для этого необходимо оградить организацию от актов получения средств от клиентов. Как это сделать? Наладить взаимодействие со службой доставки заказов. Чек обязан выдавать тот, кто получает деньги. Если расчет за товары происходит в отделении компании, которая их доставила, она и печатает чеки. В результате финансовых поступлений в кассу организации не возникает.

Однако чтобы воплотить эту идею в жизнь, необходимо предоставить оператору службы доставки информацию о продукции, ценах и т. д. Он обязан указывать на чеках наименования товарных позиций и их стоимость. В подобных случаях транспортная компания выступает кассовым посредником между покупателем и продавцом.

Еще одна альтернатива — аренда онлайн-кассы с ее интеграцией на сайт. Различные платежные сервисы уже на постоянной основе предоставляют такую услугу. Правда, нередко это обходится дороже физической кассы. Зато не нужен кассир — система обрабатывает данные, формирует чеки и отправляет их на указанные адреса автоматически, как только происходит оплата в интернете. Достаточно интегрировать арендованную онлайн-кассу с сайтом и все обязанности по печати, передаче чеков как клиентам, так и налоговым органам, будут полностью возложены на платежный сервис.

Как выбрать онлайн-кассу

Итак, для легального ведения коммерческой деятельности обязательно нужно купить онлайн-кассу. Но какую? Ответ на данный вопрос напрямую зависит от особенностей предприятия и продукции, которую оно реализует.

При планировании использования онлайн-кассы как средства автоматизации бизнеса рекомендуется выбрать вариант, который адаптирован к работе с 1С и другими системами учета товаров. Если же автоматизировать бизнес не требуется, подойдет ПО, способное, как минимум, выгружать данные в Excel. При торговле подакцизными товарами обязательно нужно выбрать онлайн-кассу, адаптированную под ЕГАИС.

И очень важно позаботиться о том, чтобы система работала бесперебойно. Для этого нужно либо содержать в штате IT-специалиста, который сможет оперативно провести диагностику системы и устранить возможные неполадки, или заключить контракт с сервисным центром.

Внедрение онлайн-кассы — обязательное условие легального ведения предпринимательской деятельности. Разовые расходы на внедрение онлайн-кассы оказываются крайне незначительными в сравнении со штрафами, которые придется оплатить после визита налоговиков, и затем все равно потратиться на покупку онлайн-кассы.