Как работать из дома, если вы – типичный офисный бухгалтер.
Большой гайд с лайфхаками и инструментами для работы
Угроза распространения коронавирусной инфекции COVID-19 вынудила многих работодателей спешно переводить сотрудников на «удаленку». Сбылась мечта каждого второго офисного работника – попробовать на себе жизнь вольного творца с ноутбуком. В воображении это выглядит так: сидишь с ноутом в кровати, попиваешь какао из красивой кружки, гладишь котика и поражаешь мир своей продуктивностью. На деле же удаленная работа больше похожа на прогулку с завязанными глазами по полю с граблями: куда идти? за что хвататься? оп, по лбу прилетело!
Бухгалтерам приходится особенно туго – их работа требует предельной концентрации, а за ошибки порой приходится платить… и это ни разу не метафора. Если вы – типичный офисный бухгалтер, которого внезапно отправили работать домой, то этот гайд для вас. И даже если вы не бухгалтер, тоже найдете полезные советы и лайфхаки по удаленке, которыми поделились люди, съевшие собаку на удаленной работе – спецы 42Clouds, поставщика облачной 1С. Поехали?
Рабочее место
Только рабочее. Первый и самый важный совет тем, кто оказался на вынужденной удаленке – не поддавайтесь соблазну работать из кровати / с любимого дивана / поближе к холодильнику. Это выглядит романтично в постах инстаблогеров, но в жизни порадует разве что бессонницей и потерей аппетита.
Фиксированное. Если у вас нет выделенного рабочего стола дома, найдите себе уютный уголок и «гнездитесь» там. И это должно быть не проходное место, где ваши дети ходят колесом или муж проложил тропку к буфету.
Вдохновляющее и удобное. Потратьте немного времени и оформите свое рабочее место так, чтобы за ним было приятно трудиться. Все должно быть под рукой, чистенько, аккуратно, без всяких отвлекающих факторов вроде скрипящего стула или заедающего ящика. «Но это же мелочи!». Нет. Скрипящий стул отвлекает. Заедающий ящик – бесит. Концентрация ползет вниз.
Компьютер
Хорошо, если он у вас есть. Если нет – друзья вам в помощь или сервисы аренды. Или работодатель: перед тем, как выгнать вас на удаленку, он должен был убедиться, что у вас есть условия для работы из дома. Кстати, если есть сомнения по работоспособности домашнего компа, можете смело обращаться к рабочему админу, если таковой имеется в штате. С помощью программы удаленного доступа он может проверить настройки, убедиться в отсутствии вируса и установить необходимые программы.
Главное, чтобы техника исправно работала. «Тупящий» комп может вывести из себя даже тибетского монаха, что уж говорить о бухгалтере. Тем более что у вас и без того достаточно поводов для переживаний.
Программное обеспечение
Ваш минимальный набор: офисный пакет, 1С (если нет возможности поставить на домашний компьютер, воспользуйтесь сервисом аренды 42Clouds), стабильный браузер, антивирус, планировщик, блокировка социальных сетей.
Подробнее о ПО мы поговорим в разделе «Инструменты» в конце статьи, а на данном этапе нам важно понять, что все программы должны работать стабильно. У большинства из них есть демо-версии или триальный период, так что не придется выкладывать круглую сумму, можно пересидеть на карантине и бесплатно.
План
Ну что, рабочее место готово, кружка кофе дымится у клавиатуры, гирлянда подмигивает огоньками, мотивационная доска подбадривает лозунгами. Пора браться за работу. Теперь над вами не стоит начальник, никто не ворвется вихрем в ваш кабинет, можно делать, что угодно. А что делать? Правильно, сначала планировать.
Частотность планирования
Самая продуктивная схема рабочего планирования: план на месяц, план на неделю и план на день. Если вы и раньше ходили наперевес с ежедневником, то проблем не будет. Если же вы не привыкли распределять собственное время, самое время начинать учиться. А мы подскажем, как это сделать быстро.
Система GTD
Искушенные любители планирования наверняка слышали о системе Дэвида Аллена Getting Things Done (в русской адаптации – «Как привести дела в порядок», по одноименной книге). Для ньфагов – давайте знакомиться: GTD предполагает, что у вас есть папка входящих дел. Это может быть список в планировщике, в блокноте или настоящая папка с карточками. Туда вы скидываете все входящие задачи без всякой сортировки, лишь бы освободить голову и не забыть про выполнение.
Потом беретесь за сортировку (можете это делать пару раз в день или чаще, если нужно). Принцип такой:
1. Дело требует меньше пяти минут на выполнение? Делаем сразу.
2. Больше пяти минут? Отправляем через фильтры: необходимость (Точно надо делать? Может, ну его?), делегирование (Мне это самому делать? Или скинуть кому-нибудь?), срочность (Это прямо сейчас надо сделать? Или внести в календарь на потом?), приоритет (Стоит ли ради него двигать другие дела?).
3. Заполняем планировщик. Делаем дела по порядку. Готово, вы восхитительны!
Приоритеты
Планирование без приоритетов грозит тем, что вы будете заниматься мелкой рутиной вместо того, чтобы двигаться к своим целям. К каким еще целям? К повышению, профессиональному развитию, процветанию компании, максимальному заработку или к мировому господству. Гуру продуктивности советуют выделять не больше трех приоритетных дел на день. Их надо выполнить «кровь из носу», все остальное – в порядке очереди.
Совещания/обсуждения
Работать в полной изоляции все равно не получится, но и дергать друг друга весь день невозможно, так что лучше заранее договориться с руководителями, подчиненными и коллегами о том, когда и как вы будете «встречаться» на планерки/летучки/совещания. Это может быть чат или созвон в скайпе, если у всех есть такая возможность. Главное – четко определенные границы на этапе планирования.
Переключение между работой и домом
Сидишь, составляешь отчет, и тут видишь соринку на ковре, пыль эту, бесстыдно лежащую на полках, а вон ребенок варенье по паркету размазывает. Велик соблазн вскочить, схватиться за тряпку и отправиться вершить правосудие. Даже если вы не любите уборку, она внезапно может начать манить вас, потому как это удобная форма прокрастинации.
Есть лайфхак на этот случай: используйте домашние дела как перерывы в работе. Переключение с интеллектуального труда на физический – отличный способ повысить продуктивность.
Правила игры
И еще один момент, который стоит обсудить на берегу – коммуникация с коллегами и с домашними.
Коллеги/коммуникация
Если вы работали в опенспейсе или в людном кабинете, где всегда можно было перекинуться словом с коллегой, что-то уточнить по работе или наглядно тыкнуть пальцем в экран особо непонятливым, то удаленка может вас несколько обескуражить. Тут есть свои правила:
- Звонки. Звоните по телефону, только если кто-то умер. Или вот-вот умрет. Это золотое правило современного века: если можете написать – не звоните. Во время карантина это особенно важно, если дома работают все домашние, а дети сидят на «каникулах». Звонок может кого-то разбудить или отвлечь. Если очень хочется пообщаться голосом (да, мы знаем, что так быстрее), то сначала спросите письменно, удобно ли сейчас созвониться.
- Голосовые сообщения. Еще один моветон. Во-первых, не всегда есть возможность их прослушать. Во-вторых, по ним невозможно потом что-то найти в переписке. Если у вас есть хоть один из десяти пальцев на руках – будьте добры, напишите.
- Почта. Перед тем, как решать рабочие дела по почте, убедитесь, что ее используют и что на ней установлены уведомления. В противном случае пользуйтесь мессенджерами, особенно теми, у которых есть десктопная версия.
- Общий чат. Хвала мессенджерам, можно сколотить себе виртуальный кабинет, добавить туда всех коллег и кидать вопросы, если не уверен, к кому именно обратиться. Или призывать силу коллективного разума для штурма сложной задачи.
- Статусы в скайпе. «Не беспокоить» и «Занят» – это не для красоты, а для удобства. Только заранее договоритесь с коллегами, что все об этом в курсе.
Домашние
Вы можете хоть десять, хоть двадцать лет прожить в браке, но если вы с мужем оказались оба на удаленной работе, то непременно узнаете друг о друге много нового. Чтобы не было недопониманий, заранее обговорите, когда друг друга лучше не трогать.
И еще один лайфхак – наушники как сигнал занятости. Или красная кружка на столе. Или любой знак (хоть «Не влезай – убьет»), который без слов скажет вашим домашним, что вас сейчас ни в коем случае нельзя отвлекать.
Если у вас есть дети и они находятся в относительно сознательном возрасте, объясните им, что вам нужно поработать из дома, но в перерывах вы сможете поиграть. Заранее (!) подготовьте детям развлечения и игры, всегда имейте наготове что-то, чем можно обезвредить ваших маленьких террористов. Подкуп, шантаж, угрозы – ну, вы поняли, – тоже могут пойти в дело.
Концентрация
А вот мы и подошли к ключевому моменту удаленки. Самое сложное дома – это сконцентрироваться на работе. Вы находитесь в зоне, где привыкли отдыхать, заниматься домашними делами, проводить время с семьей. Здесь все кричит о том, что нужно «жить, а не работать». При попытке погрузиться в состояние потока вас атакуют десятки отвлекающих факторов, начиная с соседа с перфоратором и заканчивая непривычной высотой стула.
Вот что поможет вам сконцентрироваться:
1. Блокировщики социальных сетей и сторонних программ. В таких вопросах на силу воли лучше не полагаться.
2. Таймеры (тоже есть с функцией блокировщика). Можно по методу «помодоро»: 25 минут работы – 5 минут перерыва. Или подбирайте индивидуально. Смысл в том, что проще сесть за работу и не отвлекаться, если знаете, что промежуток небольшой.
3. Ритуал начала работы. Создайте коротенький ритуал, который поможет вам взяться за задачу: например, налить кофе, надеть наушники и включить музыку.
4. Музыка: инструментальная или специальная для концентрации. Главное – не колыбельные и без слов.
5. Наушники или беруши. Помогут создать ощущение изолированности от внешнего мира.
6. Лучшие часы – важным задачам. Найдите свой пик продуктивности (обычно он длится часа полтора) и отдайте его приоритетным делам.
7. Правило перерывов. Непременно делайте перерывы, чтобы сохранять возможность к максимальной концентрации. Внимание: залипать в телефон – это не перерыв. Перерыв – это переключиться на принципиально другой вид деятельности. Чаще всего – физический: приберитесь, поиграйте с ребенком, сделайте разминку. Минут 5-10, не больше. И один-два больших перерыва каждые 60 или 30 минут.
Инструменты
И на закуску – полезные инструменты с бесплатным тестовым периодом (может хватить на карантин или хотя бы для того, чтобы оценить необходимость дальнейшего использования).
1. ToDoist – отличный планировщик задач со встроенной мотивационной системой. Поможет быстро организовать рабочий процесс и напомнит о важных делах. Классная фишка – повторяющиеся задачи с любой частотностью – сэкономит время на планировании.
2. 42Clouds – облачная 1С в аренду с отзывчивой поддержкой. Неделю можно потестить бесплатно, если зайдет – можно запросить у руководителя оплату тарифа (впрочем, и сами не разоритесь, зато сможете всегда держать руку на пульсе даже после карантина).
3. Trello – для создания канбан-досок по управлению проектами и любыми процессами. Можно использовать и как планировщик. Есть функция командной работы.
4. Notion – рабочее пространство для тех, кто готов заморочиться, но разжиться идеальным инструментом. Здесь можно собрать все: и базу знаний, и канбан-доски, и планировщик, и закладки.
5. Google Docs – для совместной работы над документами. Редактируйте в «прямом эфире», оставляйте комментарии, делитесь файлами с коллегами без риска схватить какой-нибудь вирус (компьютерный, а не тот, о котором вы подумали).
6. Forest – самый милый таймер. Задаете промежуток времени – и растите дерево. Открыли другое приложение на телефоне – дерево умерло. Лучшее, что можно придумать для реализации метода «помодоро».
7. Brain.fm – специальная музыка для концентрации внимания. Огромное количество настроек и вариантов. 100 подарочных сеансов на время карантина вам должно хватить за глаза.
Ну что, не так страшен черт, как его малюют? Используйте этот гайд себе во благо и работайте из дома с удовольствием! Если вы переходите на удаленку, обращайтесь в 42Clouds за облачной 1С, а наша поддержка поможет вам сориентироваться в новых условиях. Мы безболезненно перевели на работу из дома сотни клиентов, переведем и вас!
