Как провести инвентаризацию в розничном магазине

Инвентаризация заключается в учете товаров, находящихся в магазине или на складе. Эта процедура является необходимой для правильного ведения торговли и успешного развития бизнеса. Проводить ее следует как крупным торговым сетям, так и небольшим магазинам розничной торговли.

Особенно это актуально для мелких точек продажи: гипермаркеты оснащены дорогостоящей электронной системой учета, позволяющей контролировать движение товаров в режиме реального времени. Внедрять такую технологию в небольшом магазине не всегда выгодно, поэтому в нем необходимо регулярно проводить инвентаризацию.

Независимо от размера торговой точки, учет товаров нужно выполнять раз в месяц, квартал или полугодие. Такая периодичность позволит руководителю знать реальное количество товаров, сравнить данные с учетными ведомостями и, по результатам проверки, выполнить анализ деятельности персонала магазина. Это поможет определить группу товаров, которые необходимо закупить, выявить залежавшуюся продукцию, а также избежать возможных хищений и махинаций со стороны сотрудников магазина.

Подготовка к инвентаризации

Методика проведения инвентаризации регламентирована Министерством финансов Российской Федерации. Поэтому при подготовке к данной процедуре нужно детально изучить все ее особенности и нюансы, дабы получить желаемые результаты. Особое внимание следует уделить подготовке к инвентаризации. Чем лучше будет организовано это мероприятие, тем меньше оно займет времени и не отразится на работе магазина.

Самое главное правило, которое нужно всегда учитывать при проведении инвентаризации – не должно быть движения товаров внутри магазина или между торговыми точками. Соответственно, выполнять учет продукции и одновременно вести торговлю не получится. Поэтому планировать это событие нужно на выходной или праздничный день, а еще лучше — в ночное время.

Также желательно, чтобы инвентаризация была незапланированной для персонала розничного магазина. В таком случае исключается возможность скрыть недостачу и подкорректировать результаты пересчета товаров. Чтобы на все мероприятие ушло минимум времени, необходимо предварительно составить товарную схему магазина с перечнем категорий продукции и ее количества.

Проведение инвентаризации розничного магазина

В ходе проведения инвентаризации члены комиссии обязаны проверять не только соответствие количества товаров соответствию учетным ведомостям, но и срок годности продукции, отсутствие брака и других нарушений. Все данные вносятся в инвентаризационную опись товароматериальных ценностей. Данный документ заполняется сразу в двух экземплярах. Один из них остается у бухгалтера, а второй предназначен для материально ответственного сотрудника.

Чтобы сократить время проведения инвентаризации, нужно проводить учет товаров по конкретным группам и категориям. При этом каждый член комиссии обязан следить, чтобы один и тот же вид продукции не был учтен или просканирован несколько раз.

По результатам инвентаризации директор магазина видит, какая продукция находится в излишках, а каких позиций не хватает. При большом количестве товаров и постоянном его движении между торговыми точками возможна естественная недостача, которая соответствует принятой норме. В случае превышения норматива, руководитель должен принять меры по усилению контроля за продукцией. Излишки также не должны радовать администрацию магазина. За такие товары мог быть дважды уплачен налог или проведен двойной расчет с поставщиком.

Альтернативные способы учета товароматериальных ценностей

Вручную проводить пересчет всех товаров, находящихся в наличии розничного магазина – очень трудоемкий и длительный процесс. Его подготовка и проведение может занять несколько дней, что помешает торговле и вызовет недовольство клиентов. Помимо этого, необходимо задействовать практически весь персонал, чтобы сгруппировать товар и правильно его посчитать.

Одним из популярных вариантов решения такой проблемы является переведение бухгалтерии розничного магазина на аутсорсинг. Тогда все задачи, связанные с бухгалтерским учетом, в том числе проведение ежемесячной или ежеквартальной инвентаризации, будут делегированы компании-подрядчику. Недостатком данного решения может стать высокая стоимость услуг.

Более доступным с финансовой точки зрения вариантом станет заказ инвентаризации у профессиональной компании. Существует множество агентств, которые предлагают данный вид услуг. Как правило, такие специалисты имеют современное автоматизированное оборудование для учета товаров. Они оперативно, а главное, неожиданно для персонала проведут полную инвентаризацию магазина в нерабочее время.

Но гораздо полезнее и эффективнее для бизнеса самостоятельно контролировать движение собственных товаров и вести их учет. Для этого полезным будет автоматизировать все процессы в магазине. Существует множество онлайн-сервисов, с помощью которых можно вести учет товаров, контролировать продажи и видеть все финансовые операции в торговой точке. При этом необязательно покупать дорогостоящее оборудование: достаточно будет онлайн-кассы, сканера штрих-кодов, принтера ценников, ноутбука, ПО и доступа к интернету.