На любом предприятии скапливается огромное количество бумаг. Только за один отчетный период можно собрать целую библиотеку из договоров, актов и других документов. Если бережно хранить каждый лист с печатью и подписями, то со временем понадобится отдельное помещение для такого солидного архива. В действительности все обстоит намного проще и хранить все бумаги вечно не нужно.
Зачем вообще хранить документы?
Пока вы ведете дела с партнером, вам в любой момент могут понадобиться отчетные и иные материалы. Хранить их необходимо по нескольким причинам, вот некоторые из них:
- предположим, партнер нарушил условия сделки. В суде вам придется доказать, что контрагент не прав и предоставить соответствующие документы;
- у банка или налоговой появились вопросы. Аналогично: с помощью соответствующих документов вы сможете доказать законность получения тех или иных средств и трат.
Частые ошибки при хранении документов
- Открытый доступ. Документы, которые содержат, например персональные данные или сведения, относящиеся к коммерческой тайне не должны быть доступны всем желающим.
- Документы уничтожили раньше срока. В таком случае необходимо как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам запросить у партнеров, а отчетность – у контролирующих органов. Если произошел форс-мажор: офис затопило, и все документы были уничтожены или их украли, необходимо подтвердить этот факт. Соответствующие справки можно запросить у управляющей компании (в случае потопа) или у полиции (в случае кражи).
Если, например, налоговая запросит документы, а их не будет, компании придется заплатить штраф. Также контролирующие органы могут заподозрить, что организация умышленно уничтожила документы, чтобы скрыть незаконные схемы работы. Поэтому лучше не искать приключений и иметь все нужные бумаги под рукой. В том случае если срок хранения документов истек, и их уничтожили по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Виды документов и сроки хранения
Документы бывают временного и постоянного хранения. В первом случае документы нужно хранить в течение определенного времени. Во втором – первые 10 лет бумаги хранятся в компании, а далее – в архиве.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершено. Предположим, вы заключили с контрагентом договор 20 февраля 2020 года, а закончили работу в в 2021 году. Получается с 1 января 2022 года начинается отсчет срока хранения документов.
Документы налогового и бухгалтерского учета и сроки их хранения:
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета – 1 год;
- первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, квитанции), кассовые документы, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов – 5 лет;
- расчеты по страховым взносам – 50 лет или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года;
- устав, положения компании, протоколы собраний учредителей, бухгалтерская (финансовая) отчетность, документы о ликвидации компании – постоянно.
Кадровые документы:
- правила внутреннего трудового распорядка – 1 год;
- графики отпусков – 3 года;
- табели, журналы учета рабочего времени, авансовые отчеты – 5 лет;
- документы о несчастных случаях на производстве – 45 лет;
- документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников, личные дела сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, невостребованные оригиналы личных документов сотрудников – 50 лет или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года;
- штатное расписание – постоянно;
- оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства – до востребования.
Есть и специфические виды документов, которые существуют только в отдельных отраслях. Например, исполнительная документация. Ее ведут только в сфере строительства и ремонта. В ней отражается все, что происходит на строительной площадке. Расписывается, какие подрядчики выполняют те или иные работы, какие именно материалы они должны использовать и в каком количестве — это важно для безопасности будущего объекта и отчетности перед госорганами. Большинство их этих документов закрывающие. Их готовят для каждого этапа работ отдельно. По сути, они юридическая гарантия того, что подрядчику должны заплатить деньги.
Срок хранения исполнительной документации практически не ограничен — она должна быть доступна в течение всего срока нормативной эксплуатации объекта. Все потому что она подтверждает качество работ и является свидетельством того, что они вообще были выполнены. Хранится ИД обычно у владельца здания или в управляющей компании. Почитать об исполнительной документации подробно можно тут.
Как хранить документы правильно
Условно процесс хранения документов можно разделить на текущее и архивное хранение. Текущие документы – это те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Такие бумаги и материалы можно хранить в офисе компании в шкафах или сейфах, особых требований здесь нет. Главное – обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.
Архивные документы – те, по которым не истек срок хранения. Эти документы через 10 лет передаются в архив. Документы нужно подготовить к архивному хранению: систематизировать, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. Следующий шаг – составить опись: сформировать список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. Заполните лист-заверитель: укажите общее количество листов в деле и опишите их физическое состояние. Например, некоторые документы повреждены или есть неразборчивый текст. После всех этих действий документы можно передавать в архив.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании используют электронный документооборот: сдают отчетность, обмениваются необходимыми документами с контрагентами, отправляют документы в налоговые органы. Это удобно и закон не запрещает так делать, главное, подписывать все документы электронной подписью. Документы вы можете в любой момент распечатать, если это необходимо, например, чтобы передать в налоговую.
К сожалению, оцифровать вообще все документы в компании и уничтожить бумажные версии нельзя. Если изначально документы были в бумажном формате, то их нужно хранить до определенного срока, установленного в законе. Однако никто не запрещает вам сделать электронные копии: так будет намного удобнее искать нужные документы и отправлять их партнерам.
Электронные документы тоже нужно хранить в соответствии с правилами:
- используйте минимум два носителя для хранения документов, например, флешку и облако;
- в компании должно быть установлено необходимое оборудование и программы, с помощью которых можно в любой момент открыть или распечатать нужный документ;
- соблюдайте конфиденциальность при хранении: посторонние не должны иметь доступ к документам;
- периодически проверяйте состояние электронных документов, своевременно обновляйте ПО, с помощью которого документы можно просматривать.
Что будет, если неправильно хранить документы?
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность для должностных лиц, ИП и юридических лиц. Более подробно все критерии, а также суммы штрафов можно посмотреть в КоАП и НК РФ.
Срок хранения документов истек, что дальше?
Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Но сделать это нужно правильно: просто так выбросить в мусорку и забыть – не получится. В документах могут быть персональные данные или другая конфиденциальная информация. Если эти сведения случайно попадут в чужие руки, то компания может заплатить серьезный штраф.
Правила уничтожения документов
Процесс состоит из нескольких этапов:
- руководитель должен написать приказ, на основании которого нужно сформировать экспертную комиссию. Комиссия отберет все необходимые документы. Участниками комиссии могут быть сотрудники компании, например юрист или бухгалтер;
- после того как комиссия отберет все документы, необходимо составить протокол, указать все решения, которые приняла комиссия. Затем все участники подписывают протокол;
- следующий шаг – составление акта. В нем нужно перечислить все документы, которые можно уничтожить и указать способ уничтожения. Документы можно уничтожить самостоятельно (например, с помощью шредера) или заказать эту услугу в компании, которая занимается утилизацией документов.
Аренда 1С и ЭДО
Многие компании уже оценили преимущества электронного документооборота. В 42Clouds вы можете не только арендовать решения 1С, но и подключить ЭДО. Полный список конфигураций вы найдете здесь. Или нажмите на кнопку «Отправить заявку» в форме ниже, и мы подберем решение для вашего бизнеса и подключим к ЭДО.
