В сервисе 42Clouds доступно два расширения для платформы кадрового электронного документооборота EasyDocs для 1С: для версии 1С:ЗУП и 1С:ERP, а также для «1С:Бухгалтерия». Благодаря им кадровый специалист и бухгалтер смогут упростить работу с командировочными документами.
Командировка — это деловая поездка сотрудника по заданию работодателя, выполняемая за пределами основного места работы (статья 166 Трудового кодекса РФ).
Командировкой является:
- поездка в филиал организации (Постановление Правительства от 13 октября 2008 года № 749);
- поездка сотрудника, работающего дистанционно, в офис (Письмо Минтруда от 09 июня 2017 года № 14-2/ООГ-4733).
Командировкой не является:
- тимбилдинг и другие развлечения с коллегами во внерабочее время. Например, поход в боулинг;
- задание в рамках работы, имеющей разъездной характер: передача заказа курьером не относится к служебной поездке.
Какие нужны документы для оформления командировки?
1. Служебная записка
Служебная записка — это необязательный документ, но ее составляют во многих компаниях. Служебная записка фиксирует информацию о рабочей поездке сотрудника. В документе указывают данные командированного, цель и сроки командировки, расходы, которые планируются в поездке.
Приказ о командировке
Выпускается по унифицированным формам № Т-9 (для одного командированного) или Т-9а (для нескольких командированных). Также у компании есть право разработать собственный бланк (Письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-6-1). Сотрудник ознакамливается с документом под подпись.
В приказе указываются ФИО работника, его должность, а также цель, место, длительность командировки и источник ее финансирования: обычно это работодатель (Постановление Госкомстата РФ от 05 января 2004 года №1).
2. Заявление о перечислении аванса
В заявлении сотрудник запрашивает сумму предполагаемых расходов на проезд, аренду жилого помещения и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (статья 168 ТК РФ).
3. Письменное согласие на работу в выходные дни (при необходимости)
Закон обязывает работодателя запрашивать письменное согласие сотрудника на работу в праздничные и выходные дни (статья 113 ТК РФ). Распространяется правило и на служебные поездки. Например, если работник возвращается из командировки в воскресенье.
4. Согласие о направлении в командировку (при необходимости)
Работодатель принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку, однако от отдельных категорий работников понадобится письменное согласие на командировку (в соответствии со статьей 259 ТК РФ), например, если это:
- родители, воспитывающие в одиночку детей до 14 лет;
- матери детей до трех лет;
- родители ребенка до 14 лет, второй родитель которого проходит военную службу по контракту, призван на военную службу или же трудится вахтовым методом;
- родители ребенка с инвалидностью;
- многодетные родители, чей младший ребенок не достиг возраста 14 лет;
- работники, взявшие больничный в связи с уходом за членом семьи.
5. Приказ об изменении срока командировки (при необходимости)
Если командировка переносится или затягивается, то нужно издать приказ об изменении ее сроков и указать причины. Также необходимо уведомить об этом сотрудника, ознакомив его с приказом под подпись.
6. Авансовый отчет
Оформляется и предоставляется в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, прошедших с момента возвращения из командировки. Работник заполняет отчет по форме № АО-1 или же по шаблону, разработанному организацией. К авансовому отчету прикладываются билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой.
Обратите внимание: все документы, необходимые для командировки генерального директора, подписываются им самим. Подробнее о командировке гендира читайте в отдельной статье.
Как упростить оформление командировки?
EasyDocs специализируется на внедрении и поддержке систем электронного кадрового документооборота (КЭДО). Модуль, разработанный EasyDocs, использует данные из ранее утвержденных и подписанных отчетов о командировках.
После утверждения и подписания со стороны сотрудника отчета о командировке документ направляется бухгалтеру для создания авансового отчета в «1С:Бухгалтерия».
Вся необходимая информация будет автоматически включена в отчет: ФИО сотрудника, данные из приказа о командировке, расходы. Также к документу будут прикреплены акты, чеки и иные документы. После того как бухгалтер заполнит авансовый отчет, документ можно отправить на подпись руководителю и сотруднику.
Компаниям важно грамотно оформлять авансовые отчеты, чтобы минимизировать вероятность ошибок и конфликтных ситуаций. В этом вам поможет сервис КЭДО от EasyDocs. Чтобы бесплатно протестировать сервис, оставьте заявку.
