Где и как хранить документы в Облаке 

Помимо ведения учета в 1С каждая компания создает свое корпоративное хранилище документов. Это шаблоны, бланки, регламенты, рекламные материалы и т.д.

Очень часто определенные документы должны быть под рукой в любой момент.

Представим ситуацию: менеджер едет на встречу с клиентом, успешно проводит переговоры, практически заключает сделку, но у него под рукой нет шаблона договора. Менеджер переносит окончание разговора на следующий день, так как договор он сможет выслать только к вечеру, после того, как доберется до офиса. Ожидание клиента затягивается, интерес уменьшается.

Будет ли подобная сделка успешной?

Вероятность успеха переговоров куда выше, если бы все необходимые документы были бы под рукой у менеджера в нужный момент. Он мог бы выйти от клиента уже с согласованным договором. А такое развитие событий возможно, если все документы компании находятся в облаке.

Сразу возникает вопрос – как разграничить доступ к документам компании? Ведь, если локально этот вопрос можно решить размещением определенных папок на разных рабочих станциях и созданием единого компьютера с общей документацией, то в случае облака все документы будут храниться на едином ресурсе.

На первый взгляд может показаться, что это неправильно. Так, абсолютно вся документация компании находится в общем доступе. Каждый пользователь должен иметь доступ только к той информации, которая будет полезна в работе. Например, продажники не должны иметь доступ к документам бухгалтерии.

На самом деле разграничение доступа к необходимым документам – одна из основных задач, которые решают облачные технологии. Руководитель сможет выстроить простую и удобную иерархию документов. Кроме того, можно предоставить пользователям права доступа, для того, чтобы каждый мог работать только с той документацией, которая ему необходима.


Также не нужно забывать о том, что хранение документов на локальных ресурсах может увеличить риск их потери, так как при поломках локального оборудования информация часто не подлежит восстановлению.


Хранение документов в облаке решает эту проблему – облачные провайдеры предоставляют возможность работать с отказоустойчивой системой, т.е. в облаке одновременно запускается сразу несколько копий приложения. Таким образом, если одна из копий ломается, приложение не прекращает работу, а информация не теряется. Кроме того, большинство облачных провайдеров проводят регламентированное резервное копирование информации с возможным сохранением ее на локальный ресурс пользователя.

Как видим, хранить документы в облаке проще, надежнее, удобнее и эффективнее, чем на локальных ресурсах. Облачные технологии позволяют иметь все необходимые документы под рукой в любой момент. За сохранность информации отвечает целый штат квалифицированных специалистов, а не приходящий системный администратор. Риски безвозвратной утери информации сводятся к нулю, благодаря регулярному резервному копированию и отказоустойчивости системы. Все вопросы, связанные с работой системы можно решить в режиме онлайн, позвонив в компанию подрядчика.


1С онлайн

Аренда 1С или загрузка своей базы

Аренда 1С или загрузка своей базы

Бесплатные обновления 1С

Бесплатные обновления

Ежедневное  резервное копирование баз

Ежедневное резервное копирование баз

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Попробовать бесплатно