Где и как хранить
документы в облаке

Помимо ведения учета в 1С каждая организация создает свое корпоративное хранилище документов. В нем собраны шаблоны, бланки, регламенты, рекламные материалы... Очень часто определенные документы должны быть под рукой в любой момент.

Представим ситуацию: менеджер едет на встречу с клиентом, успешно проводит переговоры, практически заключает сделку, но у него под рукой нет шаблона договора. Менеджер переносит окончание разговора на следующий день. Ведь договор он сможет выслать только к вечеру, когда доберется до офиса. Ожидание клиента затягивается, интерес уменьшается.

Будет ли подобная сделка успешной?

Вполне возможно, но неприятный осадок у клиента все равно останется. Менеджер мог выйти от клиента с уже согласованным договором, и все были бы довольны. А ведь это так просто, если все документы компании находятся в облаке.

Но тут возникает первый и очевидный вопрос: как разграничить доступ к документам компании? Локально это сделать легко: достаточно разместить определенные папки на нужных рабочих станциях и создать единый компьютер с общей документацией. В случае с облаком все документы будут храниться на едином ресурсе. Чтобы не было путаницы, необходимо настроить права доступа для сотрудников, чтобы каждый мог работать только с той документацией, которая ему необходима. Например, менеджеру по продажам не нужно знать, как выглядят документы отдела кадров.

Не нужно забывать о том, что хранение документов на локальных ресурсах может увеличить риск их потери, так как при поломках оборудования информация часто не подлежит восстановлению.

Хранение документов в облаке решает эту проблему – облачные провайдеры предоставляют возможность работать с отказоустойчивой системой, то есть в облаке одновременно запускается сразу несколько копий приложения. Таким образом, если одна из копий ломается, приложение не прекращает работу, а информация не теряется. Кроме того, большинство облачных провайдеров проводят регламентированное резервное копирование информации с возможным ее сохранением на локальный ресурс пользователя.

Видите, хранить документы в облаке проще, надежнее и удобнее, чем на локальных ресурсах.

Благодаря облачным технологиям все необходимые документы всегда будут у вас под рукой. За сохранность информации отвечает целый штат квалифицированных специалистов, а не приходящий системный администратор. Риски безвозвратной потери информации сводятся к нулю, благодаря регулярному резервному копированию и устойчивой работе системы.

Если вы арендуете 1С у нас, то вы тоже сможете хранить свои документы в облаке. Оставьте заявку, наш специалист с вами свяжется и подробно расскажет о наших тарифах, а также о возможности использования облачного хранилища.