Где и как хранить документы в Облаке

Помимо ведения учета в 1С каждая компания создает свое корпоративное хранилище документов. Это шаблоны, бланки, регламенты, рекламные материалы и т.д.

Очень часто определенные документы должны быть под рукой в любой момент.

Представим ситуацию: менеджер едет на встречу с клиентом, успешно проводит переговоры, практически заключает сделку, но у него под рукой нет шаблона договора. Менеджер переносит окончание разговора на следующий день, так как договор он сможет выслать только к вечеру, после того, как доберется до офиса. Ожидание клиента затягивается, интерес уменьшается.

Будет ли подобная сделка успешной?

Вероятность успеха переговоров куда выше, если бы все необходимые документы были бы под рукой у менеджера в нужный момент. Он мог бы выйти от клиента уже с согласованным договором. А такое развитие событий возможно, если все документы компании находятся в облаке.

Сразу возникает вопрос – как разграничить доступ к документам компании? Ведь, если локально этот вопрос можно решить размещением определенных папок на разных рабочих станциях и созданием единого компьютера с общей документацией, то в случае облака все документы будут храниться на едином ресурсе.

На первый взгляд может показаться, что это неправильно. Так, абсолютно вся документация компании находится в общем доступе. Каждый пользователь должен иметь доступ только к той информации, которая будет полезна в работе. Например, продажники не должны иметь доступ к документам бухгалтерии.

На самом деле разграничение доступа к необходимым документам – одна из основных задач, которые решают облачные технологии. Руководитель сможет выстроить простую и удобную иерархию документов. Кроме того, можно предоставить пользователям права доступа, для того, чтобы каждый мог работать только с той документацией, которая ему необходима.


Также не нужно забывать о том, что хранение документов на локальных ресурсах может увеличить риск их потери, так как при поломках локального оборудования информация часто не подлежит восстановлению.


Хранение документов в облаке решает эту проблему – облачные провайдеры предоставляют возможность работать с отказоустойчивой системой, т.е. в облаке одновременно запускается сразу несколько копий приложения. Таким образом, если одна из копий ломается, приложение не прекращает работу, а информация не теряется. Кроме того, большинство облачных провайдеров проводят регламентированное резервное копирование информации с возможным сохранением ее на локальный ресурс пользователя.

Как видим, хранить документы в облаке проще, надежнее, удобнее и эффективнее, чем на локальных ресурсах. Облачные технологии позволяют иметь все необходимые документы под рукой в любой момент. За сохранность информации отвечает целый штат квалифицированных специалистов, а не приходящий системный администратор. Риски безвозвратной утери информации сводятся к нулю, благодаря регулярному резервному копированию и отказоустойчивости системы. Все вопросы, связанные с работой системы можно решить в режиме онлайн, позвонив в компанию подрядчика.

up