Слово “рутина” даже звучит скучно, что уж говорить о непосредственном выполнении. Но, увы, наш день состоит по большей части из рутин и начинается именно с них. Встал утром – застели постель, почисти зубы и свари кофе. Как таковой пользы от этих ритуалов вроде бы и нет, но, если бы не они, мы бы вряд ли вышли “из пещеры” (особенно без кофе, ага).
Если от утренних рутин никуда не деться, это еще не значит, что мы не можем дать бой другим рутинным задачам. Когда в работе их становится слишком много, выходит, что мы тратим время на то, “с чем справилась бы и обезьянка”, а могли бы посвятить себя стратегическим задачам.
Рабочие рутины и с чем их едят
Добрую половину дня мы выполняем операции, казалось бы, важные, но не продающие. Внести контрагента в базу, проверить его, оперативно провести сделку, выслать все документы. Так себе развлечение, но без этих задач все может развалиться.
Например, заполнить данные контрагента. Операция, безусловно, важная, требующая внимания, ошибки недопустимы. Но на нее идет какое-то время, которое можно было бы потратить на более приоритетные задачи. Мы подсчитали: в среднем на заполнение карточки контрагента вручную тратится 15-20 минут.
Или такая полезная функция, как проверка контрагента на благонадежность. Совсем не круто будет заключить контракт с партнером, замеченным в незаконной деятельности или имеющим арестованный счет. Опять же, операция архиважная, но крайне рутинная: нужно прошерстить определенные источники, найти там информацию о конкретном контрагенте, провести анализ. Это умеет практически любой бухгалтер, но процесс требует времени: 3-5 часов в среднем.
Подготовка и сдача отчетности. В этом деле важно все: от правильности данных до оформления документации. После заполнения документов выгрузить из 1С и загрузить на портал контролирующего органа. Такая операция занимает до 60 минут.
Еще одна ситуация, когда сотрудник не в офисе, а на встрече у клиента и нужно срочно выставить счет или посмотреть, была ли оплата.
Нужно доехать до 1С, получить нужную информацию, повторно связаться с клиентом. А в это время вы уже могли бы отгружать товар и вести переговоры о следующей сделке.
Тут уж время на выполнение зависит от дальности офиса и интенсивности пробок.
С таким положением нужно что-то делать. В нынешнем ритме жизни недопустимо тратить столько времени на рутины, когда требуется эффективно использовать каждую минуту рабочего дня.
Автоматизация бухгалтерии. Sauri
Вопрос о более эффективном использовании времени стар как сама корпоративная культура. Но, пожалуй, никогда ранее он не был настолько актуальным.
Мы провели анализ и пришли выводу, что многие процессы можно сократить, избежать ошибок, минимизировать пресловутый человеческий фактор. В помощь – автоматизация бухгалтерии. Как ее реализовать? Вариантов несколько:
- 1. Заказать индивидуальный проект у разработчика. Это долго и дорого, как платье на заказ, но идеально подходит именно вашему случаю.
- 2. Можно использовать готовые решения: сервисы, доработки и программы и искать свой “джентльменский набор”.
- 3. Воспользоваться универсальным инструментом – программой для автоматизации бухгалтерии. Например, идеально подойдет помощник бухгалтера Sauri.
Расскажем кратко о сервисе Sauri. Зачем он?
Освободить как можно больше времени, используемого для различных рутин, на выполнение более важных задач.
Часто повторяющиеся идентичные процессы можно поручить роботам – специальным программам, действующим по заданному алгоритму.
Например, если у вас есть ИНН компании, робот (читай – программа) выполняет поиск и заполняет данные вместо бухгалтера. Время на заполнение данных контрагента сокращается с 20 минут до 1-2 минут.
Точно также и с проверкой контрагентов: сервис самостоятельно по введенным данным проверяет контрагента на благонадежность и отмечает уровень доверия соответствующими маркерами. Так, вместо 3-5 часов операция займет 3-5 минут.
Благодаря интеграции с операторами сдачи отчетности, время на отправку документов в контролирующие органы сокращается с 60 минут до 5 минут.
Мобильное приложение всегда под рукой. Поэтому, чтобы получить доступ к базе, не нужно тратить долгие часы в пробках, чтобы добраться до 1С.
Подходит всем. Кому, как и чем
Суть сервиса в том, чтобы снизить рутинную нагрузку на сотрудников компании и высвободить время для более важных задач. Иными словами, повышение эффективности в работе.
Бухгалтер получает возможность выгружать отчетность прямо из 1С. Не нужно сначала выгружать отчет, потом идти в сторонний сервис, загружать его туда. А вдруг ошибка, неправильный формат, еще что. Получаем экономию времени за счет автоматизации рутины.
Менеджеру помогает выставить счет прямо на встрече с мобильного приложения, отследить оплату, зарезервировать товар, отправить закрывающие документы автоматически. Соответственно, остается “чистое творчество”, а рутину за вас делает робот.
Руководителю доступны удобные отчеты, проверка неоплаченных счетов и обмен с клиент-банком. Когда все необходимые инструменты под рукой, время на выполнение рутин сокращается.
Насколько увеличивается эффективность?
По нашим подсчетам, внедрение автоматизации бухгалтерии помогает до 70% сократить объем рутин. Таким образом, сотрудники становятся более эффективными в своей деятельности и могут не отвлекаться на механическую работу, сосредоточившись на выполнении приоритетных заданий.
По нашим подсчетам, с помощью роботизации можно высвободить до 50% времени на выполнение бизнес-задач. Это значит, минус переработки и плюс счастье в глазах сотрудников.
Но! Не хлебом (счастьем бухгалтера) единым живет компания.
Средняя заработная плата бухгалтера в Москве составляет 60 000 рублей. Путем нехитрых подсчетов мы понимаем, что в день специалист получает около 2900 рублей.
Если суммировать время, затрачиваемое на рутины, то получается, что половину рабочего дня они благополучно съедают. То есть, уважаемый директор, вы платите за рутины.
В Sauri по умолчанию входят возможность проверки контрагентов и заполнение по ИНН. Стоимость – от 1000 рублей в месяц.
За эти деньги вы получаете автоматизацию рутинных процессов в 1С, сокращение времени на механическую работу и довольного бухгалтера.
Мы пока еще далеки от того момента, когда роботы смогут полностью заменить человека (привет всем почитателям Джеймса Кэмерона). Но часть функций мы уже можем переложить на их виртуальные плечи, тем самым создав себе более комфортные условия для бизнеса.
