Нужно ли фрилансеру вести бухгалтерию?

30 марта 2020

Нужно ли фрилансеру вести бухгалтерию? Или так прокатит?

Страшным словом «фрилансер» уже не выходит пугать детей, а бабульки на такой ответ о вашей профессии фыркают: «И этот туда же!», а не «Чур меня, чур!». Но на этом научно-просветительская работа в обществе и заканчивается. Да, никого уже не удивишь работой на фрилансе, а вот ее особенностями – запросто. Потому что этих особенностей не знает даже добрая половина новичков сферы.


Один из самых популярных вопросов по поводу этого вида занятости: «Нужно ли фрилансеру учитывать доходы, сдавать отчетность, уплачивать налоги, и, если да, то как?». Давайте разберемся вместе.

Кто ты, парень по ту сторону экрана?

Начнем с того, что фрилансер – очень размытое понятие. Сразу отсечем из него удаленных сотрудников, которых часто причисляют к братии фрилансеров. И кто остается?

  • Ниндзя, которые крадутся в тени. То есть люди, которые нигде и никак не оформлены, их максимум – заключение гражданско-правового договора.
  • Индивидуальные предприниматели. Ребята с чемоданчиком и «упрощенкой».
  • Актуальные самозанятые. Темные лошадки, на которых подозрительно посматривают юридические лица и недобро косятся ниндзя.

В дальнейшем рассказе мы будем делать поправки на разницу между ИП и самозанятыми. Ниндзя, ваш труд – на вашей совести, мы же по-братски советуем легализоваться, пока за вами не выехали.

И ради чего мне в это ввязываться?

Есть две мотивации для того, чтобы начать вести собственную бухгалтерию: кнут и пряник. В роли кнута у нас выступает налоговая, которая может прийти по любую легальную (и не очень) душу, а в роли пряника – те плюшки, которые вы получите от упорядоченности собственных финансов.

Налоговый дозор, всем выйти из тени!

Счастливые времена, когда «налоговой не до нас, есть рыбы покрупнее» вот-вот канут в лету. Автоматизация процессов, сотрудничество банков и хорошие спецы новой школы сделали интернет отличной целью для охоты налоговиков. Уже никого не шокирует контрольная закупка тортиков в инстаграме от этих парней. Электронные кошельки и банковские карты тоже больше не кажутся неприкосновенными: после роботизированной проверки подозрительных переводов их легко могут заблокировать «до выяснения», что по факту может означать «навсегда».

Налоговую могут также накликать недовольные клиенты, конкуренты или небезразличные мимокрокодилы, которым попалось на глаза ваше объявление. Опять же, есть риск попасть под «контрольную закупку тортиков» или вызвать интерес при совершении крупной покупки. Допустим, купили вы машину, засветились в налоговой – от транспортного налога не уйдет никто –, а инспектор заинтересовался: «А откуда у нищего безработного BMW X5?». Может, конечно, не заинтересоваться. А может – да.

Ладно, тут на свой страх и риск еще можно покрутиться, вдруг не заметят. Но «охота на ведьм» со стороны налоговой напрягает не только самих фрилансеров, но и их потенциальных клиентов. Все чаще юрлица отдают предпочтение официально оформленным наемным работникам и указывают требование «ИП или НПД» в вакансиях.

Поэтому риск встретить гостей из налоговой есть у всех трех категорий, которые мы описали выше. Стоит отметить, что ниже всего он у самозанятых, потому что в информационном письме ФНС России от 27 июня 2019 г. N ЕД-4-20/12490@ обозначен запрет на сплошные налоговые проверки для самозанятых, то есть без специального разрешения к вам в дверь не постучатся. Но правила для новой категории корректируются столь стремительно, что мы бы не были уверены в полной безопасности.

Так что потенциальные проблемы с налоговой инспекцией – прекрасный повод привести свои дела в порядок.

«Я ради себя наряжаюсь»

Если же вы не из пугливых или ваши документы сияют кристальной чистотой, как в рекламе стирального порошка, рассмотрите другую мотивацию – удобство для себя любимого и грамотное ведение финансов ради одноименной выгоды.

Первая истина, которую нужно принять: если вы хотите быть успешным фрилансером – придется научиться разбираться в теме финансов и овладеть минимальными навыками предпринимателя: составлением и заключением договоров, ведением личного бюджета, общением с налоговой, подготовкой документации, обработкой первички.

Налог сам себя не заплатит

Да, сейчас можно оформиться в качестве самозанятого гражданина, платить небольшой налог – 4% на оказание услуг физическим лицам и 6% на услуги юрлицам – через специальное приложение «Мой налог», не заполнять никаких деклараций и особо не париться, но это решение вам поможет лишь до того момента, как годовой доход не перевалит через 2,4 млн рублей. Дальше – только ИП или ООО, где от налоговых деклараций вам уже не спрятаться, не скрыться.

Деньги лавировали, лавировали…

Да и не только в налогах дело. Когда вы начинаете фрилансить, вам легко отслеживать поступления средств и движение финансовых потоков. Но, чем больше у вас клиентов и заказов, тем сложнее проконтролировать, кто и сколько вам должен, откуда деньги поступили, где задержались, кому вы выставили счет, а кого пропустили. У одного клиента главбух в отпуске, у другого – директор в командировке, у третьего проверка, а ваши деньги как в примерах по математике – «в уме». О каком успешном предпринимательстве может идти речь в таком хаосе?

Более того, у фрилансеров есть потребность в подушке безопасности, потому что никто не собирается вам выплачивать больничные, отпускные и декретные. А сформировать ее можно только при четком ведении бюджета.

Ладно, уговорили. Делать то что?

Самая острая потребность в бухгалтерском учете стоит у ИП. Если вы уже зарегистрировались в качестве индивидуального предпринимателя на УСН Доходы или Доходы минус расходы, то наверняка знаете свои обязанности:

ЭТО ВАЖНО!

  • Хранение документации по регистрации ИП и открытых счетов в банках.
  • Хранение отчетов для госорганов и документов, которые подтверждают их подачу.
  • Договора и акты с заказчиками: заключение, хранение.
  • Сдача налоговой отчетности, ведение книги учета доходов и расходов.
  • Выплата налогов и страховых взносов.
  • Контроль расчетов с клиентами и поставщиками.
  • Регулярная проверка лицевого счета в ИФНС и сверка с действительностью.

Часть этих пунктов может быть верна и для самозанятых, и даже для ниндзя. Звучит уныло, но на самом деле тут нет ничего сложного. Если совсем невмоготу – вы всегда можете найти бухгалтера на аутсорсе.

А самых храбрых приглашаем дальше.

Бухгалтерский учет с преферансом и профурсетками

Правило первое: чем больше данных вам нужно обработать, тем более профессиональное решение вам потребуется. Если у вас три заказчика, один из которых – ваш дядюшка, можете не заморачиваться и вести учет доходов и уплаты налогов в обычной тетрадке.

Для остальных существуют вот такие решения по восходящей сложности:

Google таблицы или старый добрый Excel

Хороши своей простотой за тем исключением, что придется разобраться и научиться шарить в формулах. Зато никакой перегрузки, знакомые инструменты.

Этот вариант подойдет при малой загрузке и умении обращаться с таблицами.

Встроенные банковские помощники

Узнайте, есть ли у банка, в котором открыт ваш расчетный счет, встроенные инструменты для учета финансов. Большинство банков уже запилили такие приложения, так что вероятность велика. Конечно, при условии, что там удобный онлайн-клиент, да и в целом вы твердо уверены, что не собираетесь в ближайшее время переходить в другой банк.

Жирный минус – отсутствующая возможность легко импортировать свои данные.

Специализированные сервисы для ведения бухгалтерии

Мы не будем их перечислять, потому что найти такие сервисы можно в два клика, а выбирать все равно только вам. У сервисов может быть разная степень автоматизированности, все зависит от ваших потребностей и финансовых возможностей.

В этот же пункт внесем все решения, которые связаны с перекладыванием с больной головы на здоровую – то есть решение отдать ведение бухгалтерии специалистам.

Великая и ужасная (нет) 1С. В бюджетном варианте – в аренду

Профессиональный инструмент, который недаром используют профессионалы. Главное – знать, как его готовить. 1С прекрасна тем, что ее можно при помощи модификаций и сервисов доработать напильником настолько индивидуально, насколько это вообще возможно. Количество возможностей автоматизации и кастомизации практически не ограничены. Особенно в том случае, когда есть бюджет на персональную разработку.

Если бюджета на разработку нет, да и на саму 1С – тоже, то вам прекрасно подойдет вариант аренды 1С: те же самые плюшки, только гораздо дешевле.

ВЫВОД:

Если вы хотите развиваться и расти в своем предпринимательстве, не бойтесь учиться, обращаться за помощью и пользоваться профессиональными инструментами – такие инвестиции всегда окупаются.

1С онлайн

Аренда 1С или загрузка своей базы

Аренда 1С или загрузка своей базы

Обновления 1С включены в стоимость

Обновления 1С включены в стоимость

Ежедневное  резервное копирование баз

Ежедневное резервное копирование баз

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Попробовать бесплатно