Работа с первичными документами – сложный и трудоемкий процесс, отнимающий массу времени. Потерянные или неправильно оформленные документы чаще всего становятся головной болью бухгалтера. Последствия могут быть разными. В лучшем случае вы потратите свое личное время, в худшем – будете разбираться с налоговой, платить штрафы или участвовать в судебных тяжбах. Мы собрали полезные советы, которые, мы надеемся, упростят вам немного работу.
1. Указывайте список всех необходимых документов в договоре
Чтобы не мучиться и не вытаскивать клещами у контрагента нужные документы, на этапе составления договора укажите, без каких документов договор не будет исполнен. А еще лучше – пропишите сумму штрафа за непредставление нужных документов. Так контрагент будет заинтересован, чтобы своевременно прислать вам полный пакет документов, а вам не придется постоянно ему напоминать и доставать вопросами.
2. Сканируйте документы заранее
Первичные документы необходимо хранить минимум пять лет. Даже если вы храните их очень аккуратно, бумага может износиться, а чеки выцвести. Представьте на минутку, налоговая запрашивает документы, а в папке остались красивые белые чеки, без всяких признаков информации. Чтобы избежать таких ситуаций, идеальным решением будет электронный архив. Скан документа в любой момент можно распечатать и предоставить проверяющим органам.
3. Протестируйте программы для ввода первичных документов
Упростите себе ввод первичных документов в базу 1С: Бухгалтерия: отсканируйте или сфотографируйте документ, отправьте его на распознавание. Используйте для этого сервис КНАП. Программа быстро распознает документы и подготовит их для загрузки в 1С. Это поможет избавиться от дублей, ошибок и опечаток, а еще сэкономит вам кучу времени.
4. Фиксируйте задачи
Чтобы ничего не забыть, важно фиксировать все цели и задачи. Вы можете это делать не выходя из вашей базы 1С. Как? Сейчас расскажем. Чтобы включить эту функцию в программе 1С: Бухгалтерия, перейдите в раздел “Администрирование”, выберите пункт “Органайзер”.
Поставьте галочку рядом с полем “Мои задачи”. Здесь вы можете настроить уведомления о просроченных задачах по почте, а также уведомлять исполнителей о новых задачах.
После этого перейдите в раздел “Главное” и откройте “Мои задачи”.
Здесь вы можете посмотреть все выполненные и отмененные задачи; а также задачи, которые находятся на выполнении. Чтобы создать новую задачу, нажмите на кнопку “Создать”.
Укажите, кому вы ставите новую задачу. Если другому сотруднику, выберите из справочника исполнителя. Добавьте название задачи и ее описание. Если задача важная, поставьте галочку. Затем укажите срок и время, когда необходимо выполнить задачу. Выберите статус “Не выполнена”. Как только задача будет выполнена, измените статус на “Выполнена”. Нажмите на кнопку “Записать и закрыть”.
Готово! Теперь задача появилась в списке “Мои задачи”, а также на главном экране. Вы можете фиксировать любые задачи с помощью программы 1С: Бухгалтерия.
5. Найдите специальное место для первичных документов
С первичными документами работает не только бухгалтер, но и, например водители, экономисты, экспедиторы и другие заинтересованные лица. Чтобы не терять нужные бумаги, поставьте специальный ящик, куда сотрудники могут складывать все первичные документы. Контейнер должен быть доступен всем сотрудникам, не только бухгалтерам. Раз в день / несколько дней / неделю освобождайте коробку от накопившихся бумаг, вводите их в систему и добавляйте в нужные папки. Конечно, это не решение всех проблем, но зато вы точно будете спокойны, что все документы в одном месте. А еще у вас не будет дергаться глаз от вопроса: “Куда мне деть эту бумажку?”
6. Не забудьте про обработки или расширения
Используйте современные инструменты, чтобы автоматизировать типовые процессы при работе со сторонними сервисами и программой 1С. В Маркете 42 более сотни полезных обработок:
- приложения для маркетплейсов;
- обработки для интеграции с различными сервисами;
- помощники в бухгалтерии, торговле, зарплате и кадрах, бюджетировании.
Выбирайте нужные обработки для 1С в зависимости от потребностей вашей организации. Например, если вы работаете с маркетплейсами и вводите информацию вручную, посмотрите на сервисы из раздела “Приложения для маркетплейсов”. Необязательно сразу покупать обработку – первые 7 дней вы тестируете ее бесплатно, а затем принимаете решение о покупке.
Коротко о преимуществах обработок:
- автоматически загружайте и выгружайте данные в программу 1С: Бухгалтерия и другие конфигурации;
- используйте всегда актуальную версию обработки – сервисы регулярно обновляются;
- экономьте время и деньги: вы выбираете уже готовое решение, не тратите время на составление ТЗ разработчику, а затем солидную сумму денег – на оплату его услуг;
- автоматизируйте типовые процессы – освобождайте свое время для решения важных и сложных задач.
Позаботьтесь о себе и упростите себе работу с первичкой и не только. Надеемся, что наши советы помогут вам оптимизировать рабочий процесс, а сэкономленное время вы потратите на интересные задачи или полноценный перерыв 🙂
