6 полезных лайфхаков для бухгалтера

24 июня 2022

6 полезных лайфхаков
для бухгалтера

Работа с первичными документами – сложный и трудоемкий процесс, отнимающий массу времени. Потерянные или неправильно оформленные документы чаще всего становятся головной болью бухгалтера. Последствия могут быть разными. В лучшем случае вы потратите свое личное время, в худшем – будете разбираться с налоговой, платить штрафы или участвовать в судебных тяжбах. Мы собрали полезные советы, которые, мы надеемся, упростят вам немного работу.

1. Указывайте список всех необходимых документов в договоре

Чтобы не мучиться и не вытаскивать клещами у контрагента нужные документы, на этапе составления договора укажите, без каких документов договор не будет исполнен. А еще лучше – пропишите сумму штрафа за непредставление нужных документов. Так контрагент будет заинтересован, чтобы своевременно прислать вам полный пакет документов, а вам не придется постоянно ему напоминать и доставать вопросами.

image-block

2. Сканируйте документы заранее

Первичные документы необходимо хранить минимум пять лет. Даже если вы храните их очень аккуратно, бумага может износиться, а чеки выцвести. Представьте на минутку, налоговая запрашивает документы, а в папке остались красивые белые чеки, без всяких признаков информации. Чтобы избежать таких ситуаций, идеальным решением будет электронный архив. Скан документа в любой момент можно распечатать и предоставить проверяющим органам.

3. Протестируйте программы для ввода первичных документов

Упростите себе ввод первичных документов в базу 1С: Бухгалтерия: отсканируйте или сфотографируйте документ, отправьте его на распознавание. Используйте для этого сервис КНАП. Программа быстро распознает документы и подготовит их для загрузки в 1С. Это поможет избавиться от дублей, ошибок и опечаток, а еще сэкономит вам кучу времени.

image-block

4. Фиксируйте задачи

Чтобы ничего не забыть, важно фиксировать все цели и задачи. Вы можете это делать не выходя из вашей базы 1С. Как? Сейчас расскажем. Чтобы включить эту функцию в программе 1С: Бухгалтерия, перейдите в раздел “Администрирование”, выберите пункт “Органайзер”.

article-image

Поставьте галочку рядом с полем “Мои задачи”. Здесь вы можете настроить уведомления о просроченных задачах по почте, а также уведомлять исполнителей о новых задачах.

article-image

После этого перейдите в раздел “Главное” и откройте “Мои задачи”.

article-image

Здесь вы можете посмотреть все выполненные и отмененные задачи; а также задачи, которые находятся на выполнении. Чтобы создать новую задачу, нажмите на кнопку “Создать”.

article-image

Укажите, кому вы ставите новую задачу. Если другому сотруднику, выберите из справочника исполнителя. Добавьте название задачи и ее описание. Если задача важная, поставьте галочку. Затем укажите срок и время, когда необходимо выполнить задачу. Выберите статус “Не выполнена”. Как только задача будет выполнена, измените статус на “Выполнена”. Нажмите на кнопку “Записать и закрыть”.

article-image

Готово! Теперь задача появилась в списке “Мои задачи”, а также на главном экране. Вы можете фиксировать любые задачи с помощью программы 1С: Бухгалтерия.

article-image

5. Найдите специальное место для первичных документов

С первичными документами работает не только бухгалтер, но и, например водители, экономисты, экспедиторы и другие заинтересованные лица. Чтобы не терять нужные бумаги, поставьте специальный ящик, куда сотрудники могут складывать все первичные документы. Контейнер должен быть доступен всем сотрудникам, не только бухгалтерам. Раз в день / несколько дней / неделю освобождайте коробку от накопившихся бумаг, вводите их в систему и добавляйте в нужные папки. Конечно, это не решение всех проблем, но зато вы точно будете спокойны, что все документы в одном месте. А еще у вас не будет дергаться глаз от вопроса: “Куда мне деть эту бумажку?”

6. Не забудьте про обработки или расширения

Используйте современные инструменты, чтобы автоматизировать типовые процессы при работе со сторонними сервисами и программой 1С. В Маркете 42 более сотни полезных обработок:

  • приложения для маркетплейсов;
  • обработки для интеграции с различными сервисами;
  • помощники в бухгалтерии, торговле, зарплате и кадрах, бюджетировании.

Выбирайте нужные обработки для 1С в зависимости от потребностей вашей организации. Например, если вы работаете с маркетплейсами и вводите информацию вручную, посмотрите на сервисы из раздела “Приложения для маркетплейсов”. Необязательно сразу покупать обработку – первые 7 дней вы тестируете ее бесплатно, а затем принимаете решение о покупке.

Коротко о преимуществах обработок:

  • автоматически загружайте и выгружайте данные в программу 1С: Бухгалтерия и другие конфигурации;
  • используйте всегда актуальную версию обработки – сервисы регулярно обновляются;
  • экономьте время и деньги: вы выбираете уже готовое решение, не тратите время на составление ТЗ разработчику, а затем солидную сумму денег – на оплату его услуг;
  • автоматизируйте типовые процессы – освобождайте свое время для решения важных и сложных задач.

Позаботьтесь о себе и упростите себе работу с первичкой и не только. Надеемся, что наши советы помогут вам оптимизировать рабочий процесс, а сэкономленное время вы потратите на интересные задачи или полноценный перерыв :)

Получить бесплатную консультацию

Отправить заявку

1С онлайн

Аренда 1С или загрузка своей базы

Аренда 1С или загрузка своей базы

Обновления 1С включены в стоимость

Обновления 1С включены в стоимость

Ежедневное  резервное копирование баз

Ежедневное резервное копирование баз

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Консультации по 1С и 24/7 техподдержка

Попробовать бесплатно