5 аргументов в пользу применения облачных технологий на малом предприятии
Современное ведение бизнеса уже невозможно представить без использования учетных, статистических, аналитических и других программ. Различные инструменты собирают, группируют данные, выполняют финансовые расчеты. Это экономит время предпринимателей и повышает их продуктивность. Они получают актуальную информацию о состоянии бизнеса в наглядном виде, что позволяет им принимать взвешенные управленческие решения.
Все ПО, используемое в компаниях, можно распределить в две категории:
- Локальное.
- Облачное.
Программы первой категории устанавливаются на компьютеры. Они характеризуются абсолютной «привязкой» к конкретному ПК и рабочему месту. Программы же второй категории функционируют в облаках, то есть в пределах Всемирной паутины. Такое ПО не требуется устанавливать на компьютеры – его данные хранятся на серверах.
Для доступа же к ним и выполнения операций пользователям нужно лишь устанавливать соответствующие приложения на ПК, планшеты, смартфоны.
Облачные технологии в мире бизнеса с каждым годом становятся все более популярными. Это связано с рядом их неоспоримых достоинств:
- Хранение данных на серверах
- Доступ из любой точки мира
- Регулярное копирование информации
- Интеграция с другими сервисами
- Безопасность
Рассмотрим каждое из преимуществ облачных технологий подробнее.
Хранение данных на серверах
Если программа локальная – например, 1С на конкретном компьютере – то информация хранится на жестком диске этого ПК. Носить ее с собой можно либо вместе с оборудованием, либо предварительно скопировав на флешку. И всегда существует риск того, что компьютер может в любой момент выйти из строя. Да и похитить его могут, если речь идет о рабочем ноутбуке, оставленном в машине. В таком случае ценная информация компании попросту пропадет – и потребуется много времени на ее восстановление.
Применение облачных технологий эффективно решает эту проблему. Данные хранятся на удаленных серверах. Суперкомпьютеры работают бесперебойно, ведь за этим ежедневно следят команды специалистов. А информация на них резервно копируется каждый день. Даже если сервер выходит из строя, данные компании легко и быстро восстанавливаются, выгружаясь из бэкапа.
Доступ из любой точки мира
Налаживая деловые отношения с бизнес-партнерами, заключая контракты и решая другие вопросы, руководителям часто приходится отправляться в командировки или просто проводить большую часть дня вне офиса. И очень удобно иметь важную корпоративную информацию при себе. Но как это сделать, если программа установлена на конкретном компьютере? Использование блокнотов – не выход: данные будут неполными, да и работать с ними не так удобно.
Спасательным кругом в этой ситуации, опять же, являются облачные технологии. К серверам легко получить доступ, где бы вы ни находились. В командировке, на отдыхе, дома или в офисе очередного бизнес-партнера – через специальное приложение на смартфоне или планшете можно зайти в интерфейс ПО из любой точки мира, используя персональные логин и пароль.
Регулярное копирование информации
Выше мы уже упомянули: для облачных бизнес-продуктов характерны ежедневные бэкапы данных. Понимая, что техника не вечна, бухгалтера, менеджеры, руководители тоже регулярно копируют информацию. Но происходит это часто не так дисциплинированно. Вместо ежедневных бэкапов выполняются еженедельные.
А иногда и вовсе очередной сеанс резервного копирования пропускается. В результате, если компьютер выходит из строя и возникает необходимость восстановить на нем корпоративные данные, их актуальность оставляет желать лучшего.
Более того, флешку с резервной копией можно попросту потерять, утопить, сломать, случайно занести на нее вирус. При использовании облачных технологий проблема бэкапа решается очень эффективно. Программа ежедневно копирует данные на информационный носитель. Происходит это в автоматическом режиме, что исключает влияние человеческого фактора. Если вдруг данные утрачиваются или искажаются по любой причине, их в несколько кликов можно восстановить на 100%!
Интеграция с другими сервисами
Облачные технологии очень адаптивные. Одни программные продукты легко интегрируются с другими, что позволяет вести финансовый, статистический и прочие учеты, прогнозировать, планировать деятельность фирмы проще, быстрее и эффективнее. При этом не требуется налаживать проводную локальную сеть между отдельными компьютерами – синхронизация работы приложений происходит в онлайн-режиме.
Примером такой интеграции является решение для розничной торговли от компании 42Clouds. Розница42 представляет собой комплект из программных продуктов, торгового и кассового оборудования. Состав решения определяется индивидуально, исходя из особенностей бизнеса клиента. Но главное, что все звенья в этой цепочке связаны между собой. Благодаря обмену данными в режиме реального времени информация о складских запасах, продажах и других показателях всегда актуальна для участников разного уровня: директора, бухгалтера, продавца, кассира…
Безопасность
В отношении данного параметра многие люди руководствуются ошибочным суждением: «Если информация хранится только на моем устройстве и доступ к ней имею лишь я, то она в полной безопасности!». На самом деле все обстоит иначе. Каждый компьютер может выйти из строя в любой момент, в том числе, и прямо сейчас. То же самое справедливо и для переносных носителей: флешек, карманных жестких дисков.
Более того, часто к одной программе должны иметь доступ разные пользователи. Бухгалтеру необходимо вести учетную деятельность, менеджеру по продажам – анализировать показатели реализации продукции, менеджеру по закупкам – контролировать складские запасы и планировать заказы, директору – видеть общую картину и принимать управленческие решения. Работать с программой на одном компьютере неудобно. Да и нет гарантий, что кто-то из пользователей по ошибке не исказит данные.
В случае с применением облачных технологий эти проблемы даже не возникают. Во-первых, вся информация хранится на серверах, поэтому доступ к ней открыт для всех, кто имеет соответствующие права и реквизиты. Совместных пользователей может быть как двое, так и дюжина человек. При этом им не придется толкаться у одного ПК – доступ можно получить в любом месте, имея на руках смартфон, планшет, ноутбук с выходом в интернет. И у каждого участника имеются индивидуальные реквизиты для входа в систему – он видит только ту информацию, которая ему разрешена.
Внедрение облачных технологий – один из основных трендов развития малого предпринимательства во всем мире. Прогрессивные руководители все чаще переходят на применение ПО для бизнеса в облаках. С такими программами удобнее, проще работать, они позволяют организовать разграниченный доступ для разных участников, обеспечивают моментальное обновление и полную сохранность корпоративных данных!
